Ο καθημερινός προγραμματισμός είναι ένας ουσιαστικός τρόπος για να πετύχετε τους στόχους σας, αλλά όταν μερικοί άνθρωποι κάνουν απλά λάθη χωρίς να το συνειδητοποιούν, ο προγραμματισμός μπορεί να μετατραπεί από κίνητρο επιτυχίας σε πηγή απογοήτευσης. Από την υπερβολική ανάθεση εργασιών έως την παράβλεψη προτεραιοτήτων, λάθη όπως αυτά μπορούν να μειώσουν την παραγωγικότητά σας αντί να την αυξήσουν. Η αναγνώριση και η διόρθωση αυτών των σφαλμάτων δεν είναι μόνο το κλειδί για την οργάνωση της ημέρας σας, αλλά είναι επίσης ένα βήμα προς την επίτευξη μεγαλύτερων επιτευγμάτων με αποτελεσματικότητα και σαφήνεια.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Μη ταξινόμηση εργασιών
Όταν άρχισα να σχεδιάζω για πρώτη φορά τις μέρες μου, έκανα το λάθος να βάλω τα πάντα σε μια μακρά λίστα χωρίς να κατηγοριοποιήσω τις εργασίες. Οι καθημερινές μου εργασίες συγγραφής θα ήρθαν μαζί με τις δουλειές του σπιτιού μου, οι οποίες θα έρχονταν παράλληλα με την εκμάθηση της γλώσσας μου. Δεν αποτελεί έκπληξη, αυτή η έλλειψη σωστής δομής μπορεί γρήγορα να γίνει αγχωτική.
Η κατηγοριοποίηση των εργασιών σάς δίνει μια σαφέστερη επισκόπηση του τι πρέπει να κάνετε σε κάθε τομέα της ζωής σας. Για παράδειγμα, διατηρώ ένα ταξιδιωτικό ιστολόγιο παράλληλα με τη δουλειά μου. Όταν γράφω τις λίστες υποχρεώσεων, φροντίζω να διαχωρίζω αυτές τις εργασίες γραφής σε διαφορετικές κατηγορίες.
Μπορείτε εύκολα να γράψετε τις κατηγορίες ως επικεφαλίδες στις έντυπες λίστες υποχρεώσεων και μερικές από τις καλύτερες Εφαρμογές λίστας υποχρεώσεων Δυνατότητα συμπερίληψης απαραίτητων ταξινομήσεων. Αν έπρεπε να διαλέξω μία εφαρμογή από όλες τις άλλες, θα έλεγα ότι το Things 3 είναι η καλύτερη εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων (αν έχετε συσκευή Apple). Διαφορετικά, μπορεί να είναι Εφαρμογή TickTick Είναι η τέλεια εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων για τις ανάγκες σας.
2. Προσθέστε πάρα πολλά στοιχεία στη λίστα υποχρεώσεων σας
Για πολύ καιρό, έπεσα στην παγίδα να πιστεύω ότι η παραγωγικότητα σήμαινε να στριμώξω όσο το δυνατόν περισσότερες εργασίες στην ημέρα μου. Αλλά η υπερφόρτωση της λίστας των υποχρεώσεών μου με άφησε μόνο άγχος και εξάντληση, με ένα αυξανόμενο αίσθημα αποτυχίας επειδή δεν ολοκλήρωσα όλα όσα είχα σχεδιάσει.
Οι πάρα πολλές εργασίες στη λίστα υποχρεώσεων σας δημιουργούν έναν φαύλο κύκλο γιατί πάντα θα βρίσκετε περισσότερα πράγματα να κάνετε. Πιστέψτε με, έχω καεί σε αυτό πάνω από δώδεκα φορές. Για αυτόν τον λόγο, σας προτείνω να τηρήσετε το ελάχιστο και να ξεκινήσετε επιλέγοντας το πολύ τρία μεγάλα αντικείμενα κάθε μέρα. Εάν αργότερα διαπιστώσετε ότι έχετε μεγαλύτερη χωρητικότητα, μπορείτε πάντα να προσαρμόσετε περαιτέρω τα πράγματα.
3. Ανελαστικότητα
τοποθετείται συχνά Αυστηρές ρουτίνες Με καλές προθέσεις, αλλά σπάνια επιβιώνουν από την αναταραχή της πραγματικής ζωής. Κάτι είναι βέβαιο ότι θα διαταράξει τη μέρα σας, όπως απροσδόκητα να πρέπει να πάρετε τα παιδιά σας από το σχολείο νωρίς επειδή είναι κουρασμένα.
Ακόμα κι αν τίποτα σημαντικό δεν σας διακόπτει, δεν μπορείτε να μεταβείτε απευθείας από τη μια εργασία στην άλλη. Ο εγκέφαλός σας χρειάζεται χρόνο για να ξεκουραστεί. Για παράδειγμα, κάνω ένα διάλειμμα 10 λεπτών μετά από κάθε συνεδρία γραφής.
Συμβουλή: Όταν υπολογίζετε τη διάρκεια μιας εργασίας, διπλασιάστε την αρχική σας εικασία για να αφήσετε χώρο για απρόβλεπτες καθυστερήσεις.
4. Εστιάστε σε εργασίες χαμηλής προτεραιότητας
Η εστίαση σε εργασίες χαμηλής προτεραιότητας μπορεί να φαίνεται παραγωγική, αλλά σπάνια σας φέρνει πιο κοντά στους στόχους σας. Οι επιφανειακές δραστηριότητες, όπως ο επανειλημμένος έλεγχος των email ή η ολοκλήρωση απλών διοικητικών εργασιών, παρέχουν μια ψευδή αίσθηση ολοκλήρωσης ενώ αποσπούν την προσοχή από τη σημαντική πρόοδο.
Ο έλεγχος των εργασιών χαμηλής προτεραιότητας από τη λίστα υποχρεώσεων σας κάνει να νιώθετε παραγωγικοί, αλλά μερικές ώρες βαθιάς δουλειάς είναι πολύ καλύτερες για να σας οδηγήσουν μπροστά. Έτσι, όταν σχεδιάζετε τη μέρα σας, βάλτε πρώτα τις προτεραιότητές σας. Οι περισσότερες εφαρμογές λίστας υποχρεώσεων, συμπεριλαμβανομένων των Todoist και TickTick, προσφέρουν κάποιου είδους δυνατότητα προτεραιότητας.
Ειδοποίηση: Για έμπνευση, το βιβλίο Essentialism από Γκρεγκ ΜακΚιούν Πολύτιμες γνώσεις σχετικά με την ιεράρχηση και την εξάλειψη των περιττών περισπασμών.
Εάν ξοδεύετε πολύ χρόνο σε διοικητικές εργασίες, αναζητήστε πράγματα που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να επενδύσετε σε... εφαρμογή διαχείρισης εργασιών Το οποίο μετακινεί αυτόματα τις κάρτες όταν ολοκληρώνετε μια ενέργεια.
5. Επιλέξτε μια μέθοδο που δεν σας ταιριάζει
Έχω ξαναμιλήσει για το γιατί δεν λειτουργεί Στρατηγική διαίρεσης χρόνου Για μένα, αλλά συνέχισα να βασίζομαι σε αυτό για μεγάλο χρονικό διάστημα γιατί ένιωθα ότι ήταν το χρυσό πρότυπο για την παραγωγικότητα. Το μόνο που πέτυχα κάνοντας αυτό ήταν να χάσω μήνες από τη ζωή μου.
Η σκληρή αλήθεια είναι ότι τα εργαλεία παραγωγικότητας που χρησιμοποιείτε δεν σημαίνουν τίποτα χωρίς ένα ισχυρό σύστημα. Μερικές φορές, οι πιο παραδοσιακοί τρόποι να κάνετε πράγματα δεν θα λειτουργήσουν για εσάς. Πρέπει να πειραματιστείτε και να δείτε τι λειτουργεί.
Δεσμευτείτε σε μια περίοδο όπου δοκιμάζετε διαφορετικές τακτικές παραγωγικότητας για 3-4 εβδομάδες το καθένα. Μόλις βρείτε κάτι που σας ταιριάζει, θα μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μακροπρόθεσμα.
6. Μην αποσυνδεθείτε μετά την ολοκλήρωση
Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να συνεχίσετε να εργάζεστε ακόμα και μετά την ολοκλήρωση των εργασιών που έχουν προγραμματιστεί για την ημέρα. Αρχικά έθεσα ξεκάθαρα όρια δουλεύοντας για τον εαυτό μου, αλλά τελικά τα παραμέλησα. Μετά από μια περίοδο καθοδικής πορείας, έφτασα στο οριακό μου σημείο και συνειδητοποίησα ότι έπρεπε να αλλάξω.
Το να μένετε στο γραφείο σας μπορεί να αισθάνεστε καλά, αλλά συχνά οδηγεί σε ψηφιακή κόπωση και εξάντληση. Ακόμη χειρότερα, μπορεί να δημιουργήσει μια ψευδή αίσθηση «προόδου» χωρίς να επιτύχει ουσιαστικά αποτελέσματα.
Μόλις ολοκληρωθούν οι προγραμματισμένες εργασίες σας, αποσυνδεθείτε και δώστε στον εαυτό σας χρόνο για επαναφόρτιση. Η εφαρμογή μιας πολιτικής μπορεί να βοηθήσει Δεν χρησιμοποιεί την οθόνη Μετά από μια συγκεκριμένη ώρα βοηθά επίσης στην πρόληψη της κόπωσης. Η απομάκρυνση από τη δουλειά διασφαλίζει ότι θα είστε ανανεωμένοι και έτοιμοι να αντιμετωπίσετε τη δουλειά της επόμενης μέρας.
7. Σχεδιασμός χωρίς ξεκάθαρους στόχους στο μυαλό
Μια καθημερινή λίστα υποχρεώσεων είναι αποτελεσματική μόνο εάν ευθυγραμμίζεται με τους ευρύτερους στόχους σας. Χωρίς ξεκάθαρους στόχους, οι προσπάθειές σας μπορεί να διαλυθούν, αφήνοντάς σας να νιώθετε δυσαρεστημένοι ακόμα κι αν είστε απασχολημένοι. Έτσι, πριν ανανεώσετε τη λίστα με τις καθημερινές σας υποχρεώσεις, σας προτείνω να καθίσετε και να σκεφτείτε τι θέλετε να πετύχετε.
Αφιερώστε χρόνο για να σκεφτείτε τι πραγματικά έχει σημασία για εσάς. Είτε πρόκειται για προαγωγή, για επιτυχία σε εξετάσεις ή για χόμπι, θα πρέπει να υποστηρίξετε τις καθημερινές σας εργασίες Αυτοί οι στόχοι. Θέστε τρεις βασικούς στόχους κάθε φορά και σχεδιάστε το πρόγραμμά σας γύρω από αυτούς.
8. Εστιάστε μόνο σε εργασιακά καθήκοντα
Από νωρίς, θα γέμιζα τη λίστα υποχρεώσεών μου μόνο με στοιχεία «ενεργητικής εργασίας», όπως το γράψιμο, που έπρεπε να ολοκληρώσω. Αυτό που δεν συνειδητοποίησα ήταν ότι η παραμέληση της προσωπικής ανάπτυξης και της φροντίδας του εαυτού μου καθυστερούσε την ανάπτυξή μου.
Αυτές τις μέρες, βρίσκω χρόνο για τουλάχιστον 30 λεπτά μάθησης κάθε μέρα, μαζί με δραστηριότητες όπως το ημερολόγιο και ο διαλογισμός. Η προσθήκη αυτών των πραγμάτων στη ρουτίνα μου έχει βελτιώσει τη γενική μου υγεία, η οποία έχει επίσης βελτιώσει την απόδοσή μου σε εργασίες που σχετίζονται με την εργασία.
9. Μη αφήνοντας χρόνο για διαλογισμό
Η μέρα σας δεν έχει τελειώσει μέχρι να ελέγξετε την πρόοδό σας και να σχεδιάσετε για το αύριο. Αφιερώνοντας λίγα λεπτά για να αναθεωρήσετε τι πήγε καλά — και τι μπορεί να βελτιωθεί — μπορεί να προσφέρει πολύτιμες πληροφορίες για τη μελλοντική παραγωγικότητα.
Ειδοποίηση: Πριν αποσυνδεθείτε, βάλτε τις προτεραιότητές σας για την επόμενη μέρα, ώστε να μπορέσετε να φτάσετε στη δουλειά. Με έναν σαφή οδικό χάρτη, θα ξυπνήσετε έτοιμοι να αντιμετωπίσετε ό,τι είναι πιο σημαντικό.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή όπως το Apple's Journal ή το Google Keep για να σημειώσετε μερικές απλές κουκκίδες που εξηγούν τι πήγε καλά στη μέρα σας και πράγματα που μπορείτε να βελτιώσετε. Τώρα μπορείτε να δείτε Οι καλύτερες εφαρμογές ημερολογίου για την παρακολούθηση της δραστηριότητάς σας.
