Λέτε στον εαυτό σας ότι θα το γράψετε αργότερα, αλλά αυτό το "αργότερα" δεν έρχεται ποτέ. Αυτό συμβαίνει επειδή η μνήμη είναι αναξιόπιστη, ειδικά με τη φασαρία της ζωής. Μια αποτελεσματική συνήθεια ημερολογίου ξεκινά με έξυπνες υπενθυμίσεις που σας ειδοποιούν την κατάλληλη στιγμή για να σώσετε αυτές τις φευγαλέες σκέψεις πριν εξαφανιστούν. Η χρήση εφαρμογών υπενθύμισης, ο ορισμός ειδοποιήσεων και ο καθορισμός συγκεκριμένων ωρών για την καταγραφή ιδεών είναι μια αποτελεσματική στρατηγική για να διασφαλιστεί ότι καμία σημαντική ιδέα δεν θα χαθεί.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
Τι είναι το blogging και γιατί είναι σημαντικό;
Βομβαρδιζόμαστε συνεχώς με πληροφορίες και περισπασμούς – ειδοποιήσεις, email, διαφημίσεις και τη διαρκώς παρούσα γοητεία των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Αυτή η συνεχής ροή μας αποσπά την προσοχή και μας διευκολύνει να ξεχνάμε σημαντικές εργασίες, ιδέες ή δεσμεύσεις. Αυτό που κάνει τα πράγματα χειρότερα είναι ότι οι μεγάλες ιδέες μας έρχονται συχνά όταν δεν τις περιμένουμε.
Η συνήθεια του ημερολογίου είναι εμπνευσμένη από τη μέθοδο Getting Things Done (GTD) του David Allen, η οποία τονίζει τη σημασία της καταγραφής εργασιών και ιδεών σε ένα αξιόπιστο σύστημα μόλις έρθουν στο μυαλό για να ελευθερωθεί διανοητικός χώρος.
Μολονότι έχει τις ρίζες του στον τρόπο «ολοκλήρωσης των πραγμάτων», η συνήθεια του ημερολογίου είναι ευέλικτη και μπορεί να ενσωματωθεί σε οποιοδήποτε σύστημα παραγωγικότητας.
Ωστόσο, μια καλή συνήθεια ημερολογίου δεν είναι η καταγραφή ιδεών και εργασιών σε σημειωματάρια, αυτοκόλλητες σημειώσεις ή τυχαίες εφαρμογές. Αυτή η προσέγγιση συχνά οδηγεί σε χάος και απώλεια λεπτομέρειας. Αντίθετα, πρόκειται για τη σκόπιμη και σταθερή εκφόρτωση των πάντων σε ένα αξιόπιστο εξωτερικό σύστημα που ευθυγραμμίζεται με τον τρόπο ζωής και τη ροή εργασίας σας.
Αυτό διασφαλίζει ότι όλα αποθηκεύονται σε μια κεντρική τοποθεσία, καθιστώντας εύκολη την πρόσβαση, την οργάνωση και την ανάληψη δράσης την κατάλληλη στιγμή. Η εφαρμογή Υπενθυμίσεις της Apple είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο που χρησιμοποιώ ως αξιόπιστο σύστημα τρίτου μέρους για γρήγορη καταγραφή στοιχείων και βελτίωση Σύστημα Διαχείρισης Προσωπικών Γνώσεων δικος μου.
Γιατί; Πρώτον, είναι δωρεάν και διαισθητικό, καθιστώντας το προσβάσιμο σε οποιονδήποτε διαθέτει συσκευή Apple. Δεύτερον, συγχρονίζεται σε όλες τις συσκευές Apple μου, ώστε να μπορώ να σημειώνω ιδέες στο iPhone μου εν κινήσει και να τις οργανώνω αργότερα στο Mac μου. Τρίτον, η απλότητά του μου επιτρέπει να προσθέτω γρήγορα εργασίες ή σημειώσεις χωρίς να κολλώ από περιττές λειτουργίες.
Για να επωφεληθείτε πλήρως από τις δυνατότητες της εφαρμογής Υπενθυμίσεις για γρήγορη καταγραφή στοιχείων, είναι σημαντικό να τη ρυθμίσετε για βέλτιστη χρήση. Δείτε πώς να το κάνετε.
Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας λήψης (εισερχόμενα)
Οι λίστες στην εφαρμογή Υπενθυμίσεις είναι μια ισχυρή δυνατότητα για Οργάνωση και ταξινόμηση σχετικών εργασιών.. Το πρώτο βήμα για να ξεκινήσετε μια ρουτίνα λήψης είναι να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα που ονομάζεται πιάνω Ή inboxΉ καλύτερα, μετονομάστε τη λίστα. Υπενθυμίσεις Προκαθορισμένο.
Αυτό το βήμα είναι απαραίτητο επειδή η λίστα Υπενθυμίσεις Η προεπιλογή είναι όπου οι εργασίες προστίθενται αυτόματα όταν χρησιμοποιείτε το Siri ή άλλες μεθόδους. Έτσι, ενώ μπορείτε να δημιουργήσετε μια άλλη προσαρμοσμένη λίστα για να παραλάβετε αντικείμενα, οι εργασίες σας δεν θα παραληφθούν αυτόματα εκεί.
Η μετονομασία μιας λίστας βοηθά. Υπενθυμίσεις προεπιλογή σε κάτι παρόμοιο inbox Ή πιάνω Για να αποσαφηνιστεί ο σκοπός του και να διευκολυνθεί η ενσωμάτωσή του στη ροή εργασίας σας.
Δείτε πώς μπορείτε να μετονομάσετε τη λίστα προεπιλεγμένων υπενθυμίσεων:
- Ανοίξτε την εφαρμογή Υπενθυμίσεις στο Mac σας.
- Εντοπίστε τη λίστα Υπενθυμίσεις Προεπιλογή στην πλαϊνή γραμμή κάτω οι λίστες μου.
- Κάντε δεξί κλικ (ή έλεγχο-κλικ) στο μενού και επιλέξτε μετονομάζω.
- Εισαγάγετε ένα όνομα όπως inbox Ή πιάνω, και επιλέξτε χρώμα وσύμβολο, στη συνέχεια πατήστε Εντάξει.
Μόλις ετοιμάσετε μια λίστα πιάνω Αφιερωμένο, γίνεται ένας προσωρινός χώρος αποθήκευσης για όλες τις εισερχόμενες και μη επεξεργασμένες εργασίες και ιδέες. Σκεφτείτε το ως έναν ψηφιακό χώρο αποθήκευσης όπου μπορείτε να απορρίψετε γρήγορα οτιδήποτε σας έρχεται στο μυαλό χωρίς να ανησυχείτε για την άμεση οργάνωση.
Στο μέλλον, κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το Siri, το γραφικό στοιχείο Υπενθυμίσεις, το Φύλλο κοινής χρήσης ή οποιονδήποτε άλλο τρόπο για να προσθέσετε εργασίες, θα προστεθούν αυτόματα στη λίστα σας. inbox Ή πιάνω. Από εκεί, μπορείτε να τις ελέγξετε και να τις οργανώσετε σε βολικές λίστες κατά τη διάρκεια ημερήσιων ή εβδομαδιαίων συνεδριών αναθεώρησης.
Προγραμματίστε ημερήσιες ή εβδομαδιαίες αξιολογήσεις για την αντιμετώπιση των καταγεγραμμένων υποχρεώσεων.
Ο στόχος της καταγραφής εργασιών και ιδεών είναι να τις βγάλετε από το μυαλό σας και σε ένα αξιόπιστο σύστημα, επιτρέποντάς σας να εστιάσετε σε ό,τι είναι πιο σημαντικό. Ωστόσο, δεδομένου ότι μπορείτε ακόμα να ξεχάσετε αυτά τα ηχογραφημένα στοιχεία και έτσι να χάσετε τις προθεσμίες σας, το σύστημα λειτουργεί μόνο εάν επιστρέφετε συνεχώς για να ελέγχετε και να οργανώνετε αυτά που έχετε ηχογραφήσει.
Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να προγραμματίσετε μια ημερήσια ή εβδομαδιαία διαδικασία αναθεώρησης. Για να ολοκληρώσετε τη λίστα υποχρεώσεων σας με συνέπεια και αποτελεσματικότητα.
Αυτή η ανασκόπηση σάς επιτρέπει να αναθεωρήσετε τις καταγεγραμμένες υποχρεώσεις σας, να αποσαφηνίσετε τον σκοπό τους και να τις οργανώσετε σε ειδικές κατηγορίες ή έργα. Σας επιτρέπει επίσης να ορίσετε προθεσμίες, να αναθέσετε εργασίες ή να απορρίψετε στοιχεία που δεν είναι πλέον σχετικά.
Η συχνότητα των κριτικών σας εξαρτάται από τη ροή εργασίας σας και τον όγκο των εργασιών που χειρίζεστε. Μπορείτε να προτιμήσετε μια γρήγορη καθημερινή ανασκόπηση ή να επιλέξετε μια πιο ολοκληρωμένη εβδομαδιαία ανασκόπηση για προγραμματισμό. Ανεξάρτητα από την προτίμησή σας, το κλειδί είναι να επιλέξετε μια σταθερή ημέρα και ώρα για τις κριτικές σας και να την τηρήσετε.
Δείτε πώς μπορείτε να προγραμματίσετε μια ημερήσια ή εβδομαδιαία αξιολόγηση στην εφαρμογή Υπενθυμίσεις:
- Ανοίξτε μια εφαρμογή Υπενθυμίσεις και πηγαίνετε στη λίστα Εισερχόμενα στοιχεία (λήψη).
- Κάντε κλικ στο σημάδι + (συν) Στην επάνω δεξιά γωνία για να προσθέσετε μια νέα υπενθύμιση. Εισαγάγετε έναν τίτλο, όπως π.χ Εβδομαδιαία ανασκόπηση Ή Καθημερινή αναθεώρηση, σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο η πληροφορία(Θ) δίπλα στην υπενθύμιση.
- πλαίσιο ελέγχου Σε μια μέρα.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο. Σε μια εποχή Καθορίστε τη συγκεκριμένη ώρα που θέλετε να ολοκληρώσετε την κριτική σας.
- Ρυθμίστε την υπενθύμιση να επαναλαμβάνεται ώστε να εμφανίζεται αυτόματα στο πρόγραμμά σας.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού επανάληψη και επιλέξτε έθιμο Στον πάτο.
- Στο επόμενο αναδυόμενο μενού, επιλέξτε Καθημερινά Ή Εβδομαδιαίος. Αν επιλέξετε Εβδομαδιαίος, επιλέξτε την ημέρα της εβδομάδας που θέλετε να ολοκληρώσετε την κριτική σας.
- πατήστε Εντάξει.
Ρυθμίζοντας μια επαναλαμβανόμενη υπενθύμιση κριτικών, δημιουργείτε μια δομημένη ρουτίνα που σας βοηθά να επεξεργάζεστε και να οργανώνετε τα καθήκοντά σας σε τακτική βάση. Αυτό σας επιτρέπει επίσης να διατηρείτε ένα καθαρό και οργανωμένο σύστημα παραλαβής, να μειώνετε την ψυχική ακαταστασία και να προσεγγίζετε κάθε μέρα ή εβδομάδα με αυτοπεποίθηση.
Τρόπος γρήγορης εγγραφής στοιχείων στην εφαρμογή Υπενθυμίσεις
Η ουσία της εγγραφής εργασιών και ιδεών είναι η ταχύτητα – θέλετε να προσθέσετε στοιχεία στην εφαρμογή Υπενθυμίσεις σας όσο το δυνατόν γρηγορότερα για να μην τα ξεχάσετε. Η εφαρμογή Υπενθυμίσεις προσφέρει αρκετούς τρόπους για εύκολη εγγραφή αντικειμένων, όπως:
1. Χρησιμοποιήστε το Spotlight για να ανοίξετε υπενθυμίσεις
Ενώ η εφαρμογή Υπενθυμίσεις δεν προσφέρει επί του παρόντος συντόμευση πληκτρολογίου σε όλο το σύστημα (όπως η συντόμευση Quick Enter στο OmniFocus) για γρήγορη προσθήκη εργασιών, το Spotlight παρέχει μια λογική εναλλακτική λύση. Αν και αυτή η μέθοδος περιλαμβάνει μερικά επιπλέον βήματα σε σύγκριση με την προσαρμοσμένη συντόμευση πληκτρολογίου, εξακολουθεί να είναι ένας αξιόπιστος τρόπος για να ανοίξετε γρήγορα τις Υπενθυμίσεις και να αρχίσετε να καταγράφετε εργασίες.
Για να ανοίξετε την εφαρμογή Υπενθυμίσεις χρησιμοποιώντας το Spotlight, πατήστε Command + Διάστημα Στο Mac σας, πληκτρολογήστε υπενθυμίσεις και πατήστε εισάγετε Για να ανοίξετε την εφαρμογή και να προσθέσετε την εργασία σας.
2. Χρησιμοποιήστε το Siri για να προσθέσετε εργασίες χωρίς χέρια
Το Siri είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους εγγραφής στοιχείων στην εφαρμογή Υπενθυμίσεις, ειδικά όταν τα χέρια μου είναι γεμάτα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ενεργοποιήσετε το Siri λέγοντας «Hey Siri» και μετά την εργασία. Για παράδειγμα:
Γεια σου Siri, υπενθύμισέ μου να τηλεφωνήσω στον υδραυλικό στις 9 το πρωί της Παρασκευής.
Γεια σου Siri, υπενθύμισέ μου να στείλω email σε έναν πελάτη αύριο στις 10 π.μ.
Εάν μετονομάσετε την προεπιλεγμένη λίστα υπενθυμίσεων σε Pick Up ή Inbox (όπως φαίνεται παραπάνω), τυχόν εργασίες που προστίθενται μέσω του Siri θα μεταβούν αυτόματα απευθείας σε αυτήν τη λίστα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε προσαρμοσμένες λίστες για να οργανώσετε τις εργασίες σας με το Siri, όπως π.χ. "Γεια σου Siri, πρόσθεσε "αγορά γάλακτος" στη λίστα αγορών μου".
3. Ρυθμίστε ένα γραφικό στοιχείο γρήγορης πρόσβασης
Προσθήκη διαδραστικών γραφικών στοιχείων στην επιφάνεια εργασίας Mac σας Λειτουργεί ως οπτική συντόμευση που κρατά τα αγαπημένα σας εργαλεία στα χέρια σας. Η προσθήκη ενός γραφικού στοιχείου Υπενθυμίσεις στην επιφάνεια εργασίας σας σάς επιτρέπει να προβάλλετε και να ολοκληρώσετε γρήγορα τις υπενθυμίσεις και να ανοίξετε την εφαρμογή.
Για να προσθέσετε ένα γραφικό στοιχείο Υπενθυμίσεις στην επιφάνεια εργασίας Mac, κάντε δεξί κλικ και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl στο φόντο της επιφάνειας εργασίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία στοιχείων διεπαφής χρήστη Για να ανοίξετε το πρόγραμμα περιήγησης στοιχείων διεπαφής χρήστη. Αναζήτηση για ΥπενθυμίσειςΣτη συνέχεια, επιλέξτε το μέγεθος του γραφικού στοιχείου που προτιμάτε και σύρετέ το στην επιφάνεια εργασίας σας.
Ενώ το γραφικό στοιχείο Υπενθυμίσεις σάς επιτρέπει κυρίως να προβάλλετε και να ολοκληρώσετε απευθείας ολοκληρωμένες εργασίες, μπορείτε επίσης να πατήσετε το γραφικό στοιχείο για να ανοίξετε γρήγορα την εφαρμογή Υπενθυμίσεις και να προσθέσετε νέα στοιχεία ως συνήθως.
Το να έχετε μια ισχυρή συνήθεια ημερολογίου είναι μια τεχνική παραγωγικότητας που σας επιτρέπει να ανακτήσετε τη διαύγεια του μυαλού σας και να εστιάσετε σε αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία. Με αυτές τις συμβουλές, μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Υπενθυμίσεις για να σημειώσετε και να οργανώσετε εργασίες στο Mac σας.
