Εάν είστε συχνός χρήστης των Φύλλων Google στην καθημερινή ζωή, πρέπει να γνωρίζετε ότι οι επαναλαμβανόμενες εργασίες χρειάζονται πολύ χρόνο για να ολοκληρωθούν. Πρέπει να μορφοποιήσετε κελιά, κείμενο, αριθμούς, γραφήματα, περιγράμματα κ.λπ.
Με το Google App Script και την εγγραφή που βασίζεται σε GUI, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πολλές εργασίες εκτελώντας μακροεντολές. Αν και η εκτέλεση μιας μακροεντολής είναι εύκολη, μπορεί να μην είναι δυνατή ή αποδεκτή σε όλες τις περιπτώσεις. Κατανοώντας τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των μακροεντολών στα Φύλλα Google, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά και με ασφάλεια. Επαληθεύω Πώς να δημιουργήσετε και να εκτελέσετε μακροεντολές στο Microsoft Word.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
Γιατί πρέπει να χρησιμοποιείτε μακροεντολές στα Φύλλα Google;
Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να διαχειριστείτε χιλιάδες δεδομένα σε πολλά φύλλα εργασίας. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να είναι ετήσιος προϋπολογισμός, λίστες υποχρεώσεων, μηνιαίος προϋπολογισμός, παρακολούθηση επενδύσεων, προγραμματιστής εκδηλώσεων, προγραμματισμός, αποθέματα προϊόντων κ.λπ.
Στο τέλος θα τα περιέχει όλα Υπολογιστικά φύλλα Google Αυτά έχουν διαφορετικές μορφές για κείμενο, αριθμούς, ημερομηνίες, ώρες και άλλα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε στήλες, σειρές και έγχρωμο κείμενο για καλύτερη εμφάνιση των δεδομένων.
Μπορείτε να εξαλείψετε πολλά επαναλαμβανόμενα βήματα και να αυτοματοποιήσετε εργασίες εάν καταγράψετε προσεκτικά όλες τις αλληλεπιδράσεις διεπαφής χρήστη των Φύλλων Google που πραγματοποιείτε με τη συσκευή εγγραφής μακροεντολών. Κάντε αυτό μία φορά για κάθε φύλλο εργασίας και αντιστοιχίστε μια συντόμευση πληκτρολογίου στη μακροεντολή.
Τώρα, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου για να μορφοποιήσετε τα δεδομένα που εισαγάγατε πρόσφατα. Ακολουθούν μερικές εύκολες μακροεντολές για να ξεκινήσετε:
- Μορφοποιήστε πολλούς πίνακες σε ένα φύλλο εργασίας.
- Δημιουργήστε επανειλημμένα την ίδια οπτικοποίηση δεδομένων από παρόμοια σύνολα δεδομένων.
- Μετατρέψτε τους τύπους σε τιμές και, στη συνέχεια, εξάγετε τα δεδομένα σε οποιοδήποτε άλλο εργαλείο.
- Ταξινομήστε τα δεδομένα σε όλα τα φύλλα σύμφωνα με έναν τυπικό κανόνα.
- Εμφανίστε εύκολα στήλες και σειρές σε όλο το φύλλο εργασίας.
- Ορίστε ομοιόμορφα χρώματα καρτελών για όλα τα φύλλα ενός δεδομένου αρχείου.
- Οι μακροεντολές σάς επιτρέπουν να επαναφέρετε γρήγορα τα φίλτρα.
Μπορείτε να εφαρμόσετε μακροεντολές για να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε στην οργάνωση και τον υπολογισμό δεδομένων. Τα οφέλη των μακροεντολών στα Φύλλα Google θα ενισχύσουν την αυτοπεποίθησή σας, θα σας παρακινήσουν και θα επιταχύνουν τη ροή εργασίας σας.
Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή:
- Σε υπολογιστή, ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο στη διεύθυνση sheets.google.com.
- Στο επάνω μέρος της σελίδας, πατήστε Προσθήκες Ωμ Μακροεντολές Ωμ Μακροεγγραφή.
- Στο κάτω μέρος της σελίδας, επιλέξτε τον τύπο αναφοράς κελιού που θέλετε να χρησιμοποιεί η μακροεντολή:
- Χρησιμοποιήστε απόλυτες αναφορές: Η μακροεντολή θα εκτελέσει τις εργασίες στο ακριβώς κελί που εγγράφετε. Για παράδειγμα, εάν το κελί A1 είναι σκοτεινό, η μακροεντολή θα σκουραίνει πάντα το κελί A1 ανεξάρτητα από το κελί που κάνετε κλικ.
- Χρησιμοποιήστε σχετικές αναφορές: Η μακροεντολή θα εκτελέσει τις εργασίες στο κελί που επιλέγετε και στα κελιά δίπλα της. Για παράδειγμα, εάν καταγράφονται τα έντονα κελιά A1 και B1, η μακροεντολή μπορεί να χρησιμοποιηθεί αργότερα στα έντονα κελιά C1 και D1.
- Ολοκληρώστε την εργασία που θέλετε να καταγράψετε. Όταν τελειώσετε, πατήστε σώσει.
- Ονομάστε τη μακροεντολή, δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη συντόμευση και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
Για να εκτελέσετε μια μακροεντολή, κάντε κλικ στα Πρόσθετα, στη συνέχεια στις Μακροεντολές και στη συνέχεια στη μακροεντολή που θέλετε.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της χρήσης μακροεντολών στα Φύλλα Google;
Οι μακροεντολές είναι ένα από τα γρήγορα κόλπα των Φύλλων Google για τη βελτίωση της εμπειρίας χρήστη. Αυξάνει την αποτελεσματικότητά σας και την ικανότητά σας να διαχειρίζεστε περισσότερα δεδομένα μειώνοντας παράλληλα τον συνολικό χρόνο απόκρισης. Ακολουθούν ορισμένα από τα ζωτικά οφέλη της χρήσης μακροεντολών στο υπολογιστικό φύλλο σας:
1. Αυτοματισμός
Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πλήρως την επεξεργασία δεδομένων που βασίζεται σε Φύλλα Google με μακροεντολές. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να σχεδιάσετε τη στρατηγική εισαγωγής δεδομένων σας, να μορφοποιήσετε, να οργανώσετε, να υπολογίσετε και να οπτικοποιήσετε.
Τώρα, εκτελέστε τις εργασίες βήμα προς βήμα ενώ καταγράφετε κάθε εργασία σε ξεχωριστή μακροεντολή. Εκχωρήστε μοναδικές συντομεύσεις πληκτρολογίου σε μακροεντολές. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα γλωσσάρι αυτών των συντομογραφιών και να τις βάλετε στο φύλλο εργασίας για αναφορά.
Για εργασίες μικρής κλίμακας σε βάσεις δεδομένων, οι μακροεντολές των Φύλλων Google μπορούν εύκολα να μειώσουν τον απαραίτητο όγκο εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν από κάθε μέλος της ομάδας ή τα δαπανηρά εργαλεία.
2. Επεξεργασία δεδομένων χωρίς σφάλματα
Το ανθρώπινο λάθος είναι αναπόφευκτο στα υπολογιστικά φύλλα. Τα σφάλματα μπορούν να πολλαπλασιαστούν εάν υπάρχουν πολλά άτομα που εργάζονται στο ίδιο φύλλο εργασίας. Επομένως, η εκτέλεση μακροεντολών θα μειώσει τις μη αυτόματες εργασίες, όπως η εισαγωγή δεδομένων, η μορφοποίηση δεδομένων και οι υπολογισμοί δεδομένων.
Όταν υπάρχουν ελάχιστες μη αυτόματες εργασίες, μπορείτε να περιμένετε επεξεργασία χωρίς σφάλματα σε ένα συλλογικό υπολογιστικό φύλλο.
3. Εφαρμογή κανόνων επικύρωσης δεδομένων και συμμόρφωσης
Εάν η επιχείρησή σας απαιτεί αυστηρές απαιτήσεις συμμόρφωσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές. Πού μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τις μακροεντολές για να εφαρμόσετε πολλούς κανόνες ταυτόχρονα αντί να εκχωρείτε με μη αυτόματο τρόπο κανόνες σε κάθε φύλλο.
Εφαρμόστε εύκολα πολιτικές συμμόρφωσης και επικύρωση δεδομένων σε πολλά έργα χωρίς να χάνετε χρόνο και χρήμα.
4. Μείωση της εικασίας
Οι μακροεντολές και οι Φόρμες Google μπορούν να σας βοηθήσουν να αυξήσετε τη δύναμη των φύλλων εργασίας σας. Για συλλογικά φύλλα εργασίας, χρησιμοποιήστε τις Φόρμες Google για την εισαγωγή δεδομένων. Επίσης, ορίστε μερικές μακροεντολές για μορφοποίηση και υπολογισμούς.
Τα μέλη της ομάδας σας μπορούν πλέον να εισάγουν νέα δεδομένα και να μορφοποιούν το χαρτί ώστε να ανταποκρίνονται στις προσδοκίες σας. Επίσης, δεν χρειάζεται να περιμένουν οδηγίες που ανατίθενται σε κάθε εργασία.
5. Καταπολεμά το στρες
Εάν χρειαστεί να εισαγάγετε δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο, να μορφοποιήσετε κελιά, να υπολογίσετε τιμές κ.λπ., εσείς ή οποιοδήποτε μέλος της ομάδας σας θα κουραστείτε πολύ το νωρίτερο. Η χειρωνακτική εργασία χρειάζεται επίσης πρόσθετη εστίαση. Κατά συνέπεια, το εργατικό δυναμικό σας γίνεται πιο αντιπαραγωγικό.
Οι αυτόματες μακροεντολές σάς βοηθούν να εργάζεστε πιο γρήγορα και να εξαλείφετε την πλήξη στην εργασία. Εσείς και όλοι οι άλλοι μαζί σας μπορείτε εύκολα να εστιάσετε σε κρίσιμες εργασίες που αποφέρουν πρόσθετα έσοδα για εσάς. Επαληθεύω Τι είναι ο υπερβολικός φόρτος εργασίας και πώς μπορείτε να τον αποφύγετε;
6. Εύκολη αντιμετώπιση προβλημάτων
Μια μεμονωμένη μακροεντολή μπορεί να αποθηκεύσει πολλαπλές αλληλεπιδράσεις διεπαφής χρήστη. Έτσι, εάν δείτε οποιαδήποτε ασυνήθιστη μορφοποίηση, δεδομένα που χρειάζονται τακτοποίηση ή μη υπολογισμένες τιμές, θα ξέρετε πού να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα.
Εάν δεν χρησιμοποιείτε μακροεντολές, θα πρέπει να ακολουθήσετε πολλά βήματα αντιμετώπισης προβλημάτων.
7. Ενσωμάτωση Εφαρμογών Google
Το κύριο πρόγραμμα για μακροεντολές είναι το App Script. Μπορείτε να μάθετε προηγμένα σενάρια για να ενσωματώσετε τα Φύλλα Google Υπηρεσίες Google Workspace Άλλα όπως Documents, Drive, Forms κ.λπ.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για να μετακινήσετε, να αντιγράψετε ή να διαγράψετε αρχεία στο Google Drive από τα Φύλλα Google.
Υπάρχουν μειονεκτήματα στις μακροεντολές στα Φύλλα Google;
Ορισμένα ελαττώματα εμποδίζουν την πλήρη ανάπτυξη μακροεντολών σε οποιοδήποτε έργο. Ακολουθούν οι ελλείψεις που μπορεί να αντιμετωπίσετε κατά τη χρήση μακροεντολών στα Φύλλα Google:
1. Ζητήματα ασφαλείας σεναρίου εφαρμογής
Οι άγνωστες μακροεντολές μπορεί να αποτελούν απειλή για ολόκληρο το φύλλο εργασίας σας Google. Ένας χάκερ μπορεί να δημιουργήσει πολύπλοκα σενάρια μακροεντολών που μπορούν να κλέψουν δεδομένα από την επιχείρησή σας ή να καταστρέψουν τη βάση δεδομένων σας για πάντα.
2. Οι μακροεντολές δεν εξάγονται/εισάγονται αυτόματα
Δεν μπορείτε να εκτελέσετε προσαρμοσμένες μακροεντολές σε ένα φύλλο χαρτιού σε ένα άλλο. Πρέπει να περάσετε από μια πολύπλοκη διαδικασία εισαγωγής των μακροεντολών αντιγράφοντας το συνοδευτικό σενάριο.
3. Καμπύλη μάθησης
Πρέπει να ανατρέξετε σε ορισμένα εκπαιδευτικά και εκπαιδευτικά άρθρα στα Φύλλα Google για να κατακτήσετε τη χρήση των μακροεντολών. Θα χρειαστεί επίσης να χαρτογραφήσετε τις αλληλεπιδράσεις της διεπαφής χρήστη των Φύλλων Google για να δημιουργήσετε ισχυρές μακροεντολές.
4. Σύγκρουση συντομεύσεων πληκτρολογίου
Υπάρχουν τουλάχιστον δέκα συντομεύσεις πληκτρολογίου των Φύλλων Google που μπορούν να επηρεάσουν τις συντομεύσεις μακροεντολών. Επειδή αυτές οι συντομεύσεις ξεκινούν επίσης με Ctrl + Alt + Shift.
Επομένως, πρέπει να δημιουργήσετε μοναδικές συντομεύσεις για τις μακροεντολές σας. Σημειώστε το επίσης για μελλοντική αναφορά.
5. Μπορεί να υπάρχουν σφάλματα σε συμπυκνωμένες μακροεντολές
Μερικές φορές μπορεί να μην συμπεριλάβετε όλες τις αλληλεπιδράσεις διεπαφής χρήστη σε μία μακροεντολή. Η χρήση μακροεντολών σε μεγάλα βήματα μπορεί να επιβραδύνει την επεξεργασία δεδομένων ή ακόμη και να μην λειτουργεί καθόλου. Ίσως θέλετε να χωρίσετε τα βήματα σε πολλές μακροεντολές.
Μακροεντολές στα Φύλλα Google για αυτοματοποίηση εργασιών
Υπάρχουν πάντα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα σε οποιαδήποτε τεχνολογία και οι μακροεντολές στα Φύλλα Google δεν αποτελούν εξαίρεση. Ωστόσο, τα πλεονεκτήματά του φαίνονται περισσότερα από τα μειονεκτήματά του.
Έτσι, θα διαπιστώσετε ότι πολλοί ειδικοί στα Φύλλα Google χρησιμοποιούν μακροεντολές στα φύλλα εργασίας τους για να προσφέρουν άψογη εργασία σε ένα περιβάλλον εργασίας με γρήγορο ρυθμό. Με την εφαρμογή μακροεντολών, μπορείτε επίσης να γίνετε ισχυρός χρήστης των Φύλλων Google. Τώρα μπορείτε να δείτε Καλύτεροι τρόποι μετατροπής αρχείου Excel σε Φύλλα Google.
