Οι εργασίες και οι εφαρμογές διαχείρισης έργων έχουν αποκτήσει μεγάλη σημασία λόγω της αυξανόμενης ανάγκης των εταιρειών για εργαλεία που οργανώνουν την εργασία και διευκολύνουν το συντονισμό μεταξύ των μελών και των τμημάτων τους για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων εντός της προγραμματισμένης περιόδου.
Το Asana είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή για τη διαχείριση έργων και τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Τα πολλά εργαλεία και τα χαρακτηριστικά του το καθιστούν δημοφιλή επιλογή τόσο για άτομα όσο και για ομάδες μεγάλες και μικρές που θέλουν να οργανώσουν τις επιχειρήσεις τους.
Ψάχνετε να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας Asana; Θέλετε μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εφαρμογή; Έχουμε ό,τι χρειάζεστε καλυμμένο. Επαληθεύω Οι καλύτερες συμβουλές για την αποτελεσματική διαχείριση των απομακρυσμένων μελών της ομάδας.
Παρακάτω, θα βρείτε μερικά από τα αγαπημένα μας κόλπα Asana. Επιπλέον, είναι ιδανικό για κάθε επίπεδο δεξιοτήτων και είναι χρήσιμο για όποιον χρησιμοποιεί το Asana ανεξάρτητα από το πρόγραμμα τιμολόγησης που βρίσκεστε.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Ρυθμίστε επαναλαμβανόμενες εργασίες
Υπάρχουν εργασίες που δημιουργείτε κάθε μέρα ή εβδομάδα ξανά και ξανά; Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε εργασίες για να ελέγξετε το email σας ή να εργαστείτε σε εβδομαδιαίες αξιολογήσεις έργων.
Αυτές οι εργασίες μπορούν να ρυθμιστούν ως επαναλαμβανόμενες εντός Asana. Επιπλέον, είναι μια γρήγορη και εύκολη ρύθμιση που γίνεται με λίγα μόνο κλικ. Πρώτα, δημιουργήστε μια νέα εργασία και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Εγκατάσταση Χωρίς ημερομηνία λήξης Για να αλλάξετε την ημερομηνία λήξης της εργασίας σας.
- Στο κάτω μέρος του μικρού αναδυόμενου παραθύρου, θα δείτε βέλη ή θα ρυθμίσετε την επανάληψη. Επιλέξτε το.
- Επιλέξτε την ώρα που θα πρέπει να επαναλαμβάνεται η εργασία σας, καθώς και τις ημέρες για την εμφάνιση της επαναλαμβανόμενης εργασίας σας.
2. Ενεργοποιήστε τη λειτουργία Μην ενοχλείτε
Εάν βρίσκεστε σε διακοπές ή απλά θέλετε να εστιάσετε στην εργασία σας, μπορείτε να ενεργοποιήσετε γρήγορα τη λειτουργία Μην ενοχλείτε. Να το πράξουν:
- Επιλέξτε την εικόνα του προφίλ σας για να ανοίξετε τις εξατομικευμένες ρυθμίσεις σας.
- στη συνέχεια επιλέξτε Ειδοποιήσεις.
- Εγκατάσταση Παύση ειδοποιήσεων Στη συνέχεια, πόσο καιρό θέλετε να κάνετε παύση ενώ είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία Μην ενοχλείτε.
Εάν δεν θέλετε να χρειάζεται να ενεργοποιείτε αυτήν τη ρύθμιση κάθε φορά που θέλετε να αποκλείσετε την άφιξη ειδοποιήσεων, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα. Απλώς επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Να μην ειδοποιούμαι από και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις ώρες.
3. Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις πληκτρολογίου
Όπως κάθε ισχυρή εφαρμογή παραγωγικότητας, το Asana προσφέρει ένα ευρύ φάσμα συντομεύσεων πληκτρολογίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να απλοποιήσετε οποιαδήποτε εργασία. Μερικές από τις αγαπημένες μας συντομεύσεις περιλαμβάνουν:
- Καρτέλα-BKSP Για να διαγράψετε τις επιλεγμένες εργασίες.
- Tab-H Για να επιστρέψετε στην αρχική σελίδα.
- Tab-M Για να ορίσετε μια εργασία για τον εαυτό σας.
- Tab-P Για προσθήκη σε ένα έργο.
- αυτί-/ Για να αναζητήσετε ένα έργο, μια ετικέτα, ένα άτομο ή μια εργασία.
- I Για αρχειοθέτηση όταν βρίσκεστε στα εισερχόμενά σας.
- tab-n Για να δημιουργήσετε ένα νέο διαμέρισμα.
4. Δημιουργήστε εργασίες από email
Τα εισερχόμενα του email σας μπορεί να είναι πηγή απογοήτευσης. Προσθέστε την ανάγκη δημιουργίας νέων εργασιών Asana για νέα έργα που έρχονται στα εισερχόμενά σας και ίσως θέλετε απλώς να σηκώσετε τα χέρια ψηλά και να απομακρυνθείτε.
Ευτυχώς, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε νέες εργασίες από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Asana.
Μπορείτε να υποβάλετε μια εργασία στο My Tasks στέλνοντας ένα email στο [προστασία μέσω email]. Το Asana θα δημιουργήσει μια νέα εργασία στον χώρο εργασίας που σχετίζεται με τη διεύθυνση email σας.
Αυτή η εικόνα δείχνει στοιχεία που μπορείτε να προσθέσετε στο email σας για να προσαρμόσετε περαιτέρω τις εργασίες Asana. Απλώς συμπληρώστε τα στοιχεία όπως απαιτείται και υποβάλετε. Επαληθεύω Κορυφαίες συμβουλές για να κάνετε τις αναφορές του έργου σας να ξεχωρίζουν.
5. Επισημάνετε έργα για γρήγορη πρόσβαση
Εάν έχετε πολλά έργα στο Asana, μπορεί να είναι δύσκολο να προσπαθήσετε να εντοπίσετε αυτά που πρέπει να πηγαίνετε πιο συχνά. Ακόμη και λίγα δευτερόλεπτα αναζήτησης και κύλισης μπορούν να επηρεάσουν την παραγωγικότητα της ημέρας σας.
Μπορείτε εύκολα να επισημάνετε έργα στο Asana για εύκολη αποθήκευση και πρόσβαση. Να το πράξουν:
- Βρείτε το έργο που θέλετε να προσθέσετε στα αγαπημένα σας, στη γραμμή μενού στα αριστερά της οθόνης.
- Επιλέξτε το μενού με τις τρεις κουκκίδες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη στα αγαπημένα.
- Τώρα, θα δείτε το έργο σας να εμφανίζεται στα Αγαπημένα προς την κορυφή της γραμμής μενού.
Ή, εάν βρίσκεστε εντός του έργου, μπορείτε να το επισημάνετε γρήγορα επιλέγοντας το εικονίδιο αστεριού δίπλα στο όνομα του έργου.
Ανατρέξτε στα έργα σας και σημειώστε ποια θα θέλατε να έχετε στη διάθεσή σας.
6. Χρωματική κωδικοποίηση των έργων σας
Για καλύτερη οργάνωση του έργου, μπορείτε επίσης να χρωματίσετε τα έργα σας Asana. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν έχετε προσωπικές εργασίες ανάμεικτες με τις εργασιακές σας εργασίες.
Για έργα με χρωματικό κώδικα, βρείτε το έργο στη γραμμή μενού στα αριστερά της οθόνης. Επιλέξτε το μενού με τις τρεις κουκκίδες και, στη συνέχεια, μπορείτε να ορίσετε το χρώμα και το εικονίδιο. Τέλος, επιλέξτε το χρώμα που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
Δεν είστε σίγουροι πώς να κωδικοποιήσετε το χρώμα; Υπάρχουν άπειροι τρόποι. Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιστοιχίσετε ένα συγκεκριμένο χρώμα για εργασίες εργασίας και ένα άλλο χρώμα για προσωπικές εργασίες. Επαληθεύω Οι καλύτερες εφαρμογές ημερολογίου προγραμματισμού για να προγραμματίσετε τις εργασίες σας και να είστε πιο παραγωγικοί.
Ή μπορείτε να αντιστοιχίσετε ένα χρώμα σε έργα υψηλής προτεραιότητας και ένα άλλο χρώμα σε μη σημαντικά έργα. Παίξτε με επιλογές για να δείτε τι σας αρέσει περισσότερο.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε έναν προσαρμοσμένο κωδικό χρώματος για κάθε έργο χρησιμοποιώντας τα ίδια βήματα. Απλώς βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Εκχώρηση σε όλους για να βεβαιωθείτε ότι πραγματοποιούνται αλλαγές μόνο στην προβολή Εργασιών.
7. Επωφεληθείτε από τις ρυθμίσεις κατάστασης έργου
Ένα από τα αγαπημένα μας χαρακτηριστικά στο Asana είναι η δυνατότητα να ορίζουμε καταστάσεις έργου ως δείκτες για την πρόοδο των έργων.
Για παράδειγμα, μπορείτε να μοιραστείτε εάν ένα έργο προχωρά όπως έχει προγραμματιστεί, υπάρχει κίνδυνος να έχει παρέλθει η ημερομηνία λήξης ή εντελώς εκτός πορείας. Στη συνέχεια, το Asana θα σας βοηθήσει να δημοσιεύσετε την ενημέρωση κατάστασης για να τη δουν όλοι.
Για να αλλάξετε την κατάσταση του έργου, ανοίξτε το έργο σας στο Asana. Στη συνέχεια, επιλέξτε ορίστε την κατάσταση. Στα δεξιά της οθόνης, θα δείτε επιλογές κατάστασης για να διαλέξετε.
Μόλις επιλέξετε την επιλογή κατάστασης, το Asana θα σας δώσει την επιλογή να δημιουργήσετε μια ενημέρωση κατάστασης. Μπορείτε να επιλέξετε μια διεύθυνση, να προσθέσετε τυχόν λεπτομέρειες του έργου και να επιλέξετε σε ποιον θέλετε να στείλετε την ενημέρωση.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να στέλνετε στον εαυτό σας μια υπενθύμιση για να ενημερώνετε την κατάσταση των έργων σας κάθε Πέμπτη επιλέγοντας την εναλλαγή δίπλα στο Υπενθύμισέ μου να ενημερώνομαι κάθε Πέμπτη.
Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κρατάτε τον εαυτό σας ή την ομάδα σας ενημερωμένο για το τι πάει καλά και ποιες εργασίες χρειάζονται παρέμβαση. Επαληθεύω Τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά προσωπικότητας για να γίνεις επιτυχημένος διαχειριστής έργου.
Αυτό είναι ένα απόσπασμα του τι μπορεί να κάνει η Asana
Είτε είστε νέος στο Asana είτε έμπειρος επαγγελματίας, υπάρχει πάντα κάτι νέο να ανακαλύψετε στην πλατφόρμα.
Είναι μέρος αυτού που κάνει το Asana μια εξαιρετική εφαρμογή διαχείρισης έργου για προσωπική ή ομαδική χρήση. Τώρα μπορείτε να δείτε Τα καλύτερα εύχρηστα εργαλεία διαχείρισης έργου για Mac.
