Όταν πρόκειται για την εκτίμηση του χρόνου και τη διαχείριση ανεξάρτητων έργων, το πιο σημαντικό πράγμα είναι να παρακολουθείτε τις ώρες εργασίας σας. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε καλά το έργο σας για να δίνετε στους πελάτες σας με σιγουριά μια ρεαλιστική εκτίμηση του χρόνου που θα διαρκέσει μια συγκεκριμένη εργασία.
Σε τελική ανάλυση, δεν θέλετε να βρείτε τον εαυτό σας να κοστίζει υπερβολικά ή λιγότερο τους πελάτες σας. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά σημεία που πρέπει να έχετε υπόψη σας ενώ το κάνετε. Επαληθεύω Πώς να εξισορροπήσετε μια εργασία πλήρους απασχόλησης και την παράπλευρη εργασία χωρίς υπερβολική εργασία.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Καθορίστε το εύρος του έργου σας
Το πρώτο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε πλήρη κατανόηση του τι θα συνεπάγεται το έργο. Μάθετε με ποιες ακριβώς εργασίες, προθεσμίες και προϋπολογισμούς θα ασχοληθείτε. Έχοντας μια συγκεκριμένη κατανόηση του πεδίου εφαρμογής και των εργασιών που εμπλέκονται θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τυχόν περιττά έξοδα.
Προσοχή στον ερπυσμό του εύρους. Εάν δεν είστε προσεκτικοί, το έργο σας πιθανότατα θα διαρκέσει περισσότερο από ό,τι περιμένατε αρχικά. Ο καλύτερος τρόπος για να το αποφύγετε είναι να έχετε μια Δομή Ανάλυσης Εργασίας (WBS) για να σχεδιάσετε όλες τις εργασίες λεπτομερώς, απλοποιώντας αποτελεσματικά τη ροή εργασίας σας με τον πελάτη σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο Project Scope για αυτό.
για να κατεβάσετε: Smartsheet (διατίθεται ως αρχείο excel)
2. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο εκτίμησης χρόνου
Όποια και αν είναι η συμφωνημένη τιμή, θα πρέπει να προσπαθήσετε να αποφύγετε την υποτίμηση και την υπερεκτίμηση. Πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες τείνουν να αναφέρουν τις ωριαίες τιμές τους όταν καθορίζουν το κόστος της εργασίας που εκτελείται, αλλά αυτό μπορεί είτε να οδηγήσει σε διογκωμένους λογαριασμούς είτε ακόμη και να μειώσει το κόστος του χρόνου σας — ειδικά αν δεν λάβετε υπόψη απρόοπτα, περιορισμούς πόρων και άλλους παράγοντες . Ακολουθούν μερικοί τρόποι για τον ακριβή υπολογισμό των ωρών του έργου:
- κρίση εμπειρογνωμόνων: Αυτό είναι απαραίτητο σε περιπτώσεις όπου τα δεδομένα είναι δύσκολο ή αδύνατο να μετρηθούν ή όταν δεν υπάρχουν διαθέσιμες ακριβώς λεπτομερείς προδιαγραφές. Το κλειδί για τη χρήση αυτής της τεχνικής είναι να λάβετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και ανάλυση πριν λάβετε μια απόφαση. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για να ορίσετε τις δευτερεύουσες εργασίες και τη διάρκειά τους στην εκτίμηση προσπάθειας και στο στάδιο πρόβλεψης χρόνου.
- ΙσοδυναμίαΗ παρόμοια βαθμολόγηση είναι μια κοινή πρακτική που περιλαμβάνει τη χρήση έργων με παρόμοια χαρακτηριστικά ως βάση για τη βαθμολόγησή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προηγούμενη εμπειρία, μέσους όρους του κλάδου ή άλλους πόρους για να σας βοηθήσουν με αυτήν τη διαδικασία. Ουσιαστικά, μια παρόμοια εκτίμηση χρησιμοποιεί ιστορικά δεδομένα από παρόμοια έργα για να κάνει μια εκτίμηση.
- Εκτίμηση τριών σημείων: Αυτή η μέθοδος περιλαμβάνει τον εντοπισμό όλων των πιθανών σεναρίων (αισιόδοξα, απαισιόδοξα και πιθανότατα), καθώς και τις πιθανότητές τους και στη συνέχεια να καταλήξουμε σε μια τελική εκτίμηση. Συνήθως υπολογίζεται χρησιμοποιώντας την Τεχνική Τριγωνικής Κατανομής ή την Εκτίμηση PERT.
Όταν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο κατανομής τριγώνων, μπορείτε να λάβετε τον μέσο όρο των παρακάτω εκτιμήσεων—την αισιόδοξη εκτίμηση (O), την απαισιόδοξη εκτίμηση (P) και την πιο πιθανή εκτίμηση (M). Έτσι, η εξίσωση κατανομής τριγώνου θα μοιάζει με αυτό:
Ε = (Ο+Π+Μ)/3
Το PERT σημαίνει Μέθοδος Αξιολόγησης και Αναθεώρησης Έργου. Είναι ένα μοντέλο λήψης αποφάσεων που βοηθά τις ομάδες να δώσουν προτεραιότητα στην εργασία τους, προσδιορίζοντας το χρόνο που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν διάφορες εργασίες.
Η μέθοδος κατανομής PERT είναι μεγαλύτερη από τον σταθμισμένο μέσο όρο. Δίνει μεγαλύτερη βαρύτητα στο πιο πιθανό αποτέλεσμα και μικρότερη βαρύτητα σε άλλα αποτελέσματα. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται συνήθως από τους διαχειριστές έργων για την εκτίμηση των ημερομηνιών ολοκλήρωσης του έργου, καθώς τείνει να είναι πιο ακριβής.
Η εξίσωση PERT μπορεί να εκτιμηθεί με τον ακόλουθο τρόπο:
Κατανομή Βήτα PERT = (P + O + 4ML) / 6
Ακολουθώντας το παραπάνω παράδειγμα, ας πούμε ότι στην περίπτωση της ανεξάρτητης εργασίας στην εργασία Α (η οποία τυχαίνει να είναι μια καμπάνια κοινωνικής δικτύωσης) η πιο αισιόδοξη εκτίμηση είναι δύο εβδομάδες και το χειρότερο σενάριο είναι εννέα εβδομάδες. Η πιο πιθανή εκτίμηση είναι τέσσερις εβδομάδες.
Εφαρμόζοντας την εξίσωση PERT, η κατά προσέγγιση χρονική εκτίμηση θα είναι 4.5 εβδομάδες. Χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο, μπορούμε επίσης να υπολογίσουμε την τυπική απόκλιση σε αυτήν την περίπτωση για να δώσουμε στους πελάτες περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσουν. Για την εργασία Α, μπορούμε να την εκφράσουμε ως εξής:
Τυπική απόκλιση = (PO)/6 = (9–2)/6 = 1.75
Αυτό φτάνει στο 1.75 στο παράδειγμά μας. Ως εκ τούτου, μπορούμε να δώσουμε ένα πιθανό παράθυρο ολοκλήρωσης 6.25 εβδομάδων, αντί για 4.5 εβδομάδες.
- ανοδική βαθμολόγηση: Η απλούστερη (και πιο ακριβής) μέθοδος για τον υπολογισμό των ωρών ελεύθερου επαγγελματία είναι η προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω. Αυτή η προσέγγιση προτείνει να ξεκινήσετε από την αρχή του WBS σας, να συλλάβετε όλα τα έξοδα και στη συνέχεια να τα προσθέσετε όπως απαιτείται.
Με αυτήν την προσέγγιση, μπορείτε να δημιουργήσετε ακριβείς εκτιμήσεις ξεκινώντας από το κάτω μέρος και ανταποκρίνοντας κάθε κόστος στο εύρος του έργου σας. Σας βοηθά να καλύψετε όλα τα έξοδα με μία κίνηση.
3. Υπολογίστε το ποσοστό ντρίμπλας
Δεδομένου ότι δεν λειτουργούν όλοι οι ελεύθεροι επαγγελματίες με τον ίδιο τρόπο, μπορεί να είναι δύσκολο να μετρηθεί ο χρόνος που ξοδεύουν δουλεύοντας σε ένα έργο. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η χρήση της αριθμομηχανής ποσοστού σφάλματος μπορεί να σας βοηθήσει να υπολογίσετε τις ακριβείς εκτιμήσεις. Αυτό σας βοηθά να γνωρίζετε τη σχέση χρόνου συν/πλην, ώστε να μπορείτε να βελτιώσετε τις ώρες χρέωσής σας.
Για παράδειγμα, εάν υπολογίζετε ότι θα χρειαστούν τέσσερις ημέρες για να ολοκληρωθεί ένα έργο, αλλά χρειάζονται μόνο δύο ημέρες, τότε η αναλογία αποφυγής είναι 2:1. Ο στόχος του fudge ratio είναι να καθορίσει πόσο γρήγορα μπορείτε να προχωρήσετε στις εργασίες του έργου σας και πόση καθυστέρηση έχετε στο πρόγραμμά σας. Επαληθεύω Τι είναι η εργαλειοθήκη για ελεύθερους επαγγελματίες; Εδώ είναι που μπορείτε να το βρείτε.
4. Υπολογίστε το χρόνο αδράνειας και τα διαστήματα
Μπορεί να πιστεύετε ότι μπορείτε απλά να προσθέσετε τις ώρες που ξοδεύετε, αλλά αυτό δεν λειτουργεί πραγματικά. Οι ημέρες των διακοπών και οι ώρες αδράνειας θα πρέπει να συνυπολογιστούν στις συνολικές ώρες που σκοπεύετε να εργαστείτε.
Εάν δεν κάνετε διαλείμματα, θα καταλήξετε να κουραστείτε πιο γρήγορα από το αναμενόμενο. Εάν χρησιμοποιείτε εργαλεία συνεργασίας όπως το Slack ή το Todoist, είναι σημαντικό να ρυθμίσετε την κατάσταση άδειας ή την κατάσταση εκτός γραφείου όταν κάνετε διακοπές.
Εάν παίρνετε άδεια, λάβετε αυτό υπόψη κατά τον υπολογισμό του αριθμού των ωρών που σκοπεύετε να εργαστείτε ανά εβδομάδα. Εάν είχατε μια παρατεταμένη περίοδο αδράνειας ή ένα διάλειμμα στη δουλειά, αξίζει να σημειώσετε ότι συμπεριλάβατε και αυτό—απλώς προσθέστε μία ή δύο ώρες στις συνολικές ώρες σας κάθε εβδομάδα. Επαληθεύω Πώς να αποχωριστείτε εντελώς από τη δουλειά πριν από τις διακοπές
για να κατεβάσετε: κορυφή42 (διατίθεται ως αρχείο excel)
5. Προγραμματισμός εκτιμήσεων, απρόβλεπτων και ανασκοπήσεων
Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη που κάνει ένας ελεύθερος επαγγελματίας είναι ότι δεν υπολογίζει το χρόνο προγραμματισμού. Ομοίως, οι εκτιμήσεις έκτακτης ανάγκης είναι απαραίτητες για να ληφθούν υπόψη απρόβλεπτες περιστάσεις που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια του έργου - για παράδειγμα, περιορισμοί πόρων.
- σχεδίασηΘα χρειαστείτε χρόνο για να προγραμματίσετε την επιχείρησή σας και να βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε από τους πελάτες. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν εργάζεστε με πελάτες που είναι νέοι στη γραμμή της επιχείρησής σας ή που δεν έχουν συνεργαστεί μαζί σας στο παρελθόν.
- Διαχείριση: Θα χρειαστείτε χρόνο για διοικητικές εργασίες, όπως η αποστολή τιμολογίων ή η δημιουργία λογαριασμών μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Μπορεί επίσης να χρειαστείτε χρόνο για να συνεχίσετε με τους πελάτες μετά την ολοκλήρωση των έργων.
- Έκτακτες καταστάσεις/Αναθεωρήσεις: Εάν το έργο διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο ή εάν κάτι πάει στραβά με το έργο, μπορεί να χρειαστείτε επιπλέον χρόνο για διοικητικές εργασίες, για προσθήκες ή αναθεωρήσεις.
6. Χρησιμοποιήστε εργαλεία ή εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου
Η παρακολούθηση χρόνου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κατανοήσετε καλύτερα πόσο χρόνο ξοδεύετε σε κάθε έργο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως πρότυπα χρονοδιαγράμματος έργων ή πρότυπα χρονοδιαγράμματος και εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου για να διασφαλίσετε ότι έχετε τα σωστά δεδομένα σχετικά με το χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρώσετε τις εργασίες.
Θα διαπιστώσετε επίσης ότι η δημιουργία ενός συστήματος παρακολούθησης χρόνου, όπως η τεχνική Pomodoro, θα σας βοηθήσει να αυξήσετε την παραγωγικότητα, να παρακολουθήσετε την πρόοδό σας και να βεβαιωθείτε ότι τηρείτε τις προθεσμίες. Επαληθεύω Εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου για να σταματήσετε να χάνετε χρόνο και να σας βοηθούν να τον χρησιμοποιείτε καλύτερα.
7. Ελέγξτε τις τελικές εκτιμήσεις σας
Ολοκληρώσατε την εκτίμησή σας, τώρα ήρθε η ώρα να κάνετε την τελική εκτίμηση. Ένα από τα πράγματα που θα χρειαστεί να κάνετε εδώ είναι να αναθεωρήσετε τις εκτιμήσεις σας. Ελέγξτε εάν τυχόν εργασίες έχουν αφαιρεθεί από τον βαθμό. Εάν ναι, προσθέστε αυτές τις επιπλέον ώρες στην τελική εκτίμηση. Η χρήση μιας ποικιλίας μοντέλων διαχείρισης έργου μπορεί να βοηθήσει.
Εάν έχετε μια εκτίμηση από τον πελάτη σας, ελέγξτε την για να βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί είναι εντός των λογικών τους. Εάν υπάρχει ασυμφωνία μεταξύ των δύο εκτιμήσεών σας, ζητήστε του περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το τι θέλει και πώς θέλει να το κάνει. Επαληθεύω Μερικές κακές προειδοποιήσεις πελατών που κάθε ελεύθερος επαγγελματίας πρέπει να γνωρίζει.
Αξιολογήστε και διαχειριστείτε με ακρίβεια τις χρεώσιμες ώρες σας
Το θέμα των ωρών έργου είναι ένα αμφιλεγόμενο θέμα για κάθε ελεύθερο επαγγελματία, καθώς ο καθένας θα έχει τη δική του τιμή (με βάση την εμπειρία, την εξειδίκευση στο αντικείμενο, τις απαιτήσεις των πελατών κ.λπ.) και τη μεθοδολογία επίλυσης προβλημάτων.
Εάν σχεδιάζετε να υπολογίσετε τις ώρες εργασίας που πρέπει να πληρώσετε, η γνώση αυτών των συμβουλών και κόλπα θα είναι ανεκτίμητη. Ελπίζουμε να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα για το επόμενο έργο σας—και να κάνει την όλη διαδικασία λιγότερο αγχωτική. Επαληθεύω Πώς να διαχειριστείτε τους τέσσερις πυλώνες της παραγωγικότητας: Συμβουλές και εργαλεία για τη χρήση τους.
