Αφού αλλάξετε τον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού σας προς την εξ αποστάσεως εργασία, είναι επιτακτική ανάγκη να αφιερώσετε χρόνο για να καλλιεργήσετε μια καλή κουλτούρα επικοινωνίας στον εικονικό χώρο εργασίας σας. Αυτό συμβαίνει επειδή ο τρόπος που χρησιμοποιούσατε στο παρελθόν για να αλληλεπιδράτε με συναδέλφους σε ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου δεν μεταφράζεται απαραίτητα στον εικονικό κόσμο.
Επομένως, το να ξαναγράψετε τον οδηγό σας για την επικοινωνία είναι το κλειδί για την επιτυχία μέσα στην εικονική ομάδα και ένας τρόπος για να το πετύχετε αυτό είναι να μάθετε τι δεν πρέπει να κάνετε. Επαληθεύω Ο καλύτερος τρόπος για τους δημιουργούς να επικοινωνούν επαγγελματικά.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Χρήση του email ως κύριας μεθόδου επικοινωνίας
Αν και το email εξακολουθεί να παίζει σημαντικό ρόλο στον απομακρυσμένο χώρο εργασίας του σήμερα, δεν θα πρέπει να είναι η κύρια επιλογή για επικοινωνία. Μπορείτε να χάσετε γρήγορα την παρακολούθηση των μηνυμάτων όταν είναι θαμμένα στα εισερχόμενά σας, γεγονός που οδηγεί σε χαμηλότερη παραγωγικότητα.
Μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε το email για να συνδεθείτε με υπάρχοντες πελάτες και να στοχεύσετε πιθανούς πελάτες. Ωστόσο, υπάρχουν και άλλα πρακτικά εργαλεία επικοινωνίας που είναι καλύτερα κατάλληλα για ανταλλαγή μηνυμάτων και συνεργασία με τους συναδέλφους σας εξ αποστάσεως.
Εργαλεία άμεσων μηνυμάτων όπως Χαλαρότητα Ιδανικό για γρήγορες αμοιβαίες συνομιλίες και δημιουργία καναλιών για συγκεκριμένα θέματα ή έργα. Μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων όπως συστροφή να επικοινωνούν ασύγχρονα, ενώ εργαλεία διαχείρισης έργου όπως π.χ ΤΡΕΛΛΟ Ή Asana Δημιουργία, ανάθεση και παρακολούθηση εργασιών.
2. Αποτυχία προγραμματισμού λόγω διαφορών ζώνης ώρας
Σε ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου, οι άνθρωποι εργάζονται συνήθως στον ίδιο χώρο και κατά τις ίδιες εργάσιμες ώρες. Ωστόσο, όταν έχετε μέλη εικονικής ομάδας σε διαφορετικές ζώνες ώρας, τα πράγματα μπορεί να γίνουν πιο περίπλοκα εκτός κι αν σχεδιάσετε.
Πρέπει να γνωρίζετε τις διαφορές ώρας και να βρείτε αλληλεπικαλυπτόμενες ώρες για να προγραμματίσετε συναντήσεις. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να απομνημονεύσετε τις ζώνες ώρας ή το πού βρίσκονται οι συνάδελφοί σας για να το πετύχετε αυτό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μετατροπείς ζώνης ώρας όπως Timezone.io Ή κοινές εφαρμογές ημερολογίου όπως Καλέστε φιλικά Για να βοηθήσετε στον καθορισμό και τη διαχείριση των ωρών συνάντησης. Αυτό σας επιτρέπει να ορίσετε μια ώρα που λειτουργεί για όλους. Επαληθεύω Οι καλύτερες εφαρμογές και εργαλεία για τον προγραμματισμό συσκέψεων και προγραμματισμού ραντεβού.
3. Υπερβολική εξάρτηση μόνο στο κείμενο
Η επικοινωνία κειμένου συχνά στερείται μη λεκτικών ενδείξεων όπως η γλώσσα του σώματος, η οπτική επαφή και οι εκφράσεις του προσώπου, που μπορούν εύκολα να οδηγήσουν σε παρερμηνείες και συγκρούσεις. Στην προεπιλεγμένη ρύθμιση, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε διάφορα μέσα επικοινωνίας για να επικοινωνήσετε το θέμα σας, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων τηλεδιάσκεψης όπως το Google Meet ή το Zoom.
Δεδομένου ότι μπορεί να μην μπορείτε να συναντηθείτε φυσικά, αυτά τα εργαλεία κάνουν το επόμενο καλύτερο πράγμα, επιτρέποντάς σας να δείτε και να ακούσετε τους συναδέλφους σας. Εκτός από τη δημιουργία περισσότερων προσωπικών συνδέσεων, οι βιντεοκλήσεις εξηγούν επίσης καλύτερα πολύπλοκες εργασίες.
Ωστόσο, δεν μπορείτε πάντα να πραγματοποιήσετε βιντεοκλήση, ειδικά όταν εργάζεστε με άτομα σε άλλες ζώνες ώρας. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο ασύγχρονου βίντεο όπως Βουντλ Για εγγραφή και αποστολή μηνυμάτων βίντεο. Επαληθεύω Πώς να χρησιμοποιήσετε την επικοινωνία μόνο με κείμενο για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της εικονικής εργασίας.
4. Να περιμένετε όλοι να είναι διαθέσιμοι όλη την ώρα
Ως αποτέλεσμα όλων των εργαλείων επικοινωνίας που είναι προσβάσιμα σε πολλούς χρήστες και της υιοθέτησης πολιτικών απομακρυσμένης εργασίας, τα όρια μεταξύ της επαγγελματικής και της προσωπικής ζωής γίνονται όλο και πιο ασαφή. Αυτό οδήγησε στην εμφάνιση ενός πολιτισμού».Συνεχής εργασία«Οι μη ρεαλιστικές προσδοκίες ότι όλοι θα πρέπει να είναι διαθέσιμοι για να ανταποκρίνονται σε μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία ή να ανταποκρίνονται στις εργασιακές απαιτήσεις ανά πάσα στιγμή.
Για να αποφύγετε αυτό, πρέπει να θέσετε κάποια όρια. Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός προσαρμοσμένου προγράμματος εργασίας εξ αποστάσεως, τη ρύθμιση της διαθεσιμότητάς σας σε εργαλεία επικοινωνίας στο χώρο εργασίας και την απενεργοποίηση των ειδοποιήσεων για μη επείγοντα μηνύματα εκτός ωραρίου.
5. Μη δίνοντας σημασία στις πολιτισμικές/θρησκευτικές διαφορές
Λόγω του γεγονότος ότι η εξ αποστάσεως εργασία σάς επιτρέπει να προσλαμβάνετε ταλέντα από διάφορα μέρη του κόσμου, θα πρέπει να γνωρίζετε τις πολιτισμικές και θρησκευτικές διαφορές που μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά την επικοινωνία και τη δυναμική της ομάδας σας.
Για παράδειγμα, άτομα από διαφορετικούς πολιτισμούς και θρησκείες μπορεί να γιορτάζουν ορισμένες γιορτές και μπορεί να μην είναι διαθέσιμα για εργασία ή να έχουν διαφορετικές ώρες εργασίας κατά τη διάρκεια αυτών των ωρών. Επομένως, ίσως χρειαστεί να παρακολουθείτε αυτές τις ημέρες και να προσαρμόσετε ανάλογα τις προθεσμίες ή τα σχέδια επικοινωνίας σας.
6. Μη δημιουργία χώρου για περιστασιακές συζητήσεις
Σε ένα περιβάλλον εργασίας από το σπίτι, μπορεί να είναι εύκολο να παραβλεφθεί η ανάγκη για κοινωνική αλληλεπίδραση μεταξύ των συναδέλφων. Ωστόσο, το αίσθημα μοναξιάς που εργάζεστε από απόσταση είναι μια σοβαρή ανησυχία που μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα και την εργασιακή ικανοποίηση.
Για να το καταπολεμήσετε αυτό, πρέπει να βρείτε τρόπους να ενθαρρύνετε ανεπίσημες συνομιλίες. Μπορείτε να το πετύχετε δημιουργώντας εικονικές ευκαιρίες για τυχαίες συνομιλίες. Για παράδειγμα, δημιουργία μιας ομάδας δυνατοτήτων για περιστασιακές συνομιλίες σε ένα εργαλείο συνομιλίας στο χώρο εργασίας. Εδώ μιλάτε για θέματα που δεν σχετίζονται με την εργασία, όπως σχέδια για το Σαββατοκύριακο, την αγαπημένη σας τηλεοπτική εκπομπή ή χόμπι.
Αυξήστε τη δέσμευση στην ομάδα σας με αυτές τις ιδέες για διάλειμμα για καφέ.
7. Κάνοντας πάρα πολλές συναντήσεις
Αν και είναι σημαντικό να κάνετε τακτικά check-in με την ομάδα σας, δεν θέλετε να παρακάνετε τις συναντήσεις. Η αλήθεια είναι ότι ορισμένες συναντήσεις δεν αξίζουν τον χρόνο σας, και μπορεί ακόμη και να βλάψουν την παραγωγικότητά σας.
Έτσι, προτού προγραμματίσετε μια άλλη συνάντηση, αναρωτηθείτε αν είναι πραγματικά απαραίτητο και αν υπάρχουν άλλοι τρόποι για να μεταδώσετε το μήνυμά σας. Όταν επιλέγετε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση, προσπαθήστε να διασφαλίσετε ότι είναι όσο το δυνατόν πιο παραγωγική, δημιουργώντας και κοινοποιώντας μια ατζέντα εκ των προτέρων, κρατώντας τη σύντομη και παρακολουθώντας μόνο όσους είναι απαραίτητοι.
Επιπλέον, αναθέστε σε κάποιον να τεκμηριώσει σωστά τα πρακτικά της συνάντησης και κρατήστε τα σε ένα κεντρικό μέρος όπου όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά. Αυτό θα βοηθήσει στη μείωση της ανάγκης για μελλοντικές συναντήσεις για να συζητηθεί τι συνέβη στις προηγούμενες συνεδρίες. Επαληθεύω Οι καλύτερες εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να γράψετε αποτελεσματικές περιλήψεις συσκέψεων.
8. Να μην αναγνωρίζουν τα επιτεύγματα και να πανηγυρίζουν τις επιτυχίες
Η αναγνώριση και ο εορτασμός των επιτυχιών της ομάδας σας είναι απαραίτητη για την ενίσχυση του ηθικού και της κοινωνικής δέσμευσης. Η εργασία από το σπίτι δεν είναι λόγος να παραβλέψουμε αυτή τη ζωτικής σημασίας δραστηριότητα δημιουργίας ομάδας.
Μπορείτε να βασιστείτε σε εργαλεία αναγνώρισης εργαζομένων όπως Μπόνους Για να γιορτάσετε την επιτυχία της ομάδας σας και να μάθετε για μεμονωμένα επιτεύγματα. Μπορείτε επίσης να το ενσωματώσετε στον χώρο εργασίας του Slack, ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να δίνουν και να λαμβάνουν αναφορές πιο εύκολα. Επαληθεύω Τα καλύτερα εργαλεία για να βελτιώσετε την απομακρυσμένη εμπειρία εργασίας σας.
Αποφύγετε αυτά τα λάθη για να βελτιώσετε την επικοινωνία με την απομακρυσμένη ομάδα
Ενώ το απομακρυσμένο εργασιακό περιβάλλον έχει τις προκλήσεις του, προσφέρει επίσης πολλές ευκαιρίες για ανάπτυξη και επιτυχία. Ως επί το πλείστον, εξακολουθούμε να μαθαίνουμε πώς να πλοηγηθούμε καλύτερα σε αυτόν τον νέο τρόπο εργασίας.
Η γνώση αυτών των κοινών κινδύνων μπορεί να σας βοηθήσει να τους αποφύγετε και να δημιουργήσετε ένα επιτυχημένο περιβάλλον εργασίας εξ αποστάσεως για εσάς και την ομάδα σας. Τώρα μπορείτε να δείτε Οι καλύτερες συμβουλές για την αποτελεσματική διαχείριση των απομακρυσμένων μελών της ομάδας.
