Το Word δεν προορίζεται μόνο για τη δημιουργία εγγράφων κειμένου. Είναι ένα εκπληκτικά ισχυρό εργαλείο για την εύκολη δημιουργία συμπληρώσιμων φορμών. Μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα αυτές τις φόρμες και έχουν εξαιρετικά επαγγελματική εμφάνιση και λειτουργούν τέλεια είτε τις μοιράζεστε ηλεκτρονικά είτε τις εκτυπώνετε. Η χρήση του Word για τη δημιουργία συμπληρώσιμων φορμών σας εξοικονομεί χρόνο και προσπάθεια και εξασφαλίζει αποτελέσματα υψηλής ποιότητας.
Το Word παρέχει προσαρμοσμένα στοιχεία ελέγχου για φόρμες.
Το Word διαθέτει μια ειδική καρτέλα Προγραμματιστής στην κορδέλα, η οποία περιλαμβάνει διάφορα στοιχεία ελέγχου φόρμας. Συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου για τη μορφοποίηση εγγράφων στο WordΜπορείτε να ταιριάξετε την εταιρική σας ταυτότητα με την εταιρική σας ταυτότητα, να δημιουργήσετε σύνθετες διατάξεις και να ενσωματώσετε απρόσκοπτα φόρμες σε υπάρχοντα έγγραφα, όπως επιστολόχαρτα ή αναφορές.
διαφορετικός Εργαλεία δημιουργίας ηλεκτρονικής φόρμας Ενώ οι φόρμες του Word συχνά λειτουργούν στο cloud και απαιτούν συνδρομές, λειτουργούν εντελώς εκτός σύνδεσης. Υποθέτουμε ότι το Microsoft Office είναι ήδη εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας.
Για απλούστερες φόρμες, αυτά τα έγγραφα του Word μπορούν να εξυπηρετήσουν πολλαπλούς σκοπούς. Μπορείτε να σχεδιάσετε ένα έγγραφο που λειτουργεί ως συμπληρώσιμη ψηφιακή φόρμα και ως εκτυπώσιμη έκδοση με κενά πεδία και πλαίσια ελέγχου. Μπορείτε να τα στείλετε μέσω email ως συνημμένα, να τα εκτυπώσετε για χειροκίνητη συμπλήρωση ή να τα μετατρέψετε σε PDF διατηρώντας παράλληλα τη λειτουργικότητα συμπλήρωσης.
Η Microsoft διαθέτει το δικό της εργαλείο φορμών που βασίζεται στο cloud. Θα χρειαστείτε μια συνδρομή στο Microsoft 365 για να το χρησιμοποιήσετε. Φόρμες της MicrosoftΕίναι μια ισχυρή επιλογή για τη συλλογή και ανάλυση απαντήσεων από τους ερωτηθέντες.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Ενεργοποιήστε την καρτέλα Προγραμματιστής στο Word
Προτού δημιουργήσετε διαδραστικές φόρμες στο Word, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής. Η Microsoft αποκρύπτει αυτήν την καρτέλα από προεπιλογή, αλλά περιέχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία ελέγχου για τη δημιουργία φορμών.
Για να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο στην κορδέλα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές από το μενού. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή κορδέλας στο αριστερό τμήμα του παραθύρου. Θα δείτε δύο στήλες που εμφανίζουν τις διαθέσιμες καρτέλες και εντολές. Στη δεξιά στήλη, με την ένδειξη Προσαρμογή της κορδέλας, βρείτε την επιλογή Προγραμματιστής στη λίστα και επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα της. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Μόλις ενεργοποιηθεί, η καρτέλα Προγραμματιστής θα εμφανίζεται πλέον στην κορδέλα του Word μεταξύ των καρτελών Προβολή και Βοήθεια. Αυτή η καρτέλα περιέχει όλα τα στοιχεία ελέγχου περιεχομένου που θα χρησιμοποιείτε για να δημιουργείτε διαδραστικά στοιχεία φόρμας. Επιπλέον, περιλαμβάνει όλες τις επιλογές που απαιτούνται για την ασφάλεια της διάταξης της φόρμας σας μετά την ολοκλήρωσή της, διασφαλίζοντας ότι ο σχεδιασμός της διατηρείται και αποτρέποντας μη εξουσιοδοτημένες τροποποιήσεις.
2. Σχεδιάστε μια διάταξη φόρμας χρησιμοποιώντας έναν πίνακα
Όπως ακριβώς και τα έγγραφα, οι φόρμες με επαγγελματική εμφάνιση απαιτούν ακριβή ευθυγράμμιση και τακτικές αποστάσεις. Το μυστικό για τη δημιουργία κομψών φορμών είναι η χρήση πινάκων του Microsoft Word ως δομικής βάσης, παρόλο που το τελικό αποτέλεσμα δεν θα μοιάζει με έναν παραδοσιακό πίνακα.
Για να εισαγάγετε έναν πίνακα, μεταβείτε στο Εισαγωγή > Πίνακας Ορίστε έναν πίνακα δύο στηλών με αρκετές γραμμές για όλα τα πεδία φόρμας. Η αριστερή στήλη περιέχει τις ετικέτες πεδίων (όπως "Ονοματεπώνυμο" ή "Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου"), ενώ η δεξιά στήλη περιέχει τα πραγματικά στοιχεία ελέγχου φόρμας όπου οι χρήστες εισάγουν πληροφορίες.
Πληκτρολογήστε όλες τις ετικέτες πεδίων στην αριστερή στήλη. Εάν χρειάζεται να επισημάνετε τα απαιτούμενα πεδία, χρησιμοποιήστε έναν αστερίσκο ή άλλη ένδειξη. Στη δεξιά στήλη, αφήστε χώρο για τα στοιχεία ελέγχου φόρμας που θα προσθέσουμε στο επόμενο βήμα. Μην ανησυχείτε για Μορφοποίηση πίνακα Word τώρα αμέσως.
Ο πίνακας διασφαλίζει ότι όλες οι ετικέτες φόρμας είναι τέλεια ευθυγραμμισμένες και ότι τα πεδία φόρμας είναι σταθερά ευθυγραμμισμένα, ανεξάρτητα από την ποσότητα κειμένου που περιέχει κάθε ετικέτα. Αυτή η μέθοδος δημιουργεί μια επαγγελματική και φιλική προς το χρήστη διάταξη φόρμας.
3. Εισαγωγή στοιχείων ελέγχου περιεχομένου σε μια φόρμα του Word
Τώρα, ας προσθέσουμε τα πραγματικά στοιχεία ελέγχου με τα οποία θα αλληλεπιδρούν οι χρήστες στη φόρμα του Word. Το Word παρέχει διάφορους τύπους στοιχείων ελέγχου περιεχομένου, καθένας από τους οποίους έχει σχεδιαστεί για διαφορετικούς τύπους πληροφοριών. Τοποθετήστε τον κέρσορα στη δεξιά στήλη δίπλα σε κάθε ετικέτα πεδίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο ελέγχου από την καρτέλα Προγραμματιστής.
Για βασικά πεδία κειμένου, όπως ονόματα, διευθύνσεις και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε Έλεγχος περιεχομένου εμπλουτισμένου κειμένου (Έλεγχος εμπλουτισμένου κειμένου) (εικονίδιο "Aa«). Αυτό δημιουργεί ένα πλαίσιο κειμένου όπου οι χρήστες μπορούν να πληκτρολογήσουν τις απαντήσεις τους. Τα στοιχεία ελέγχου εμπλουτισμένου κειμένου μπορούν να επεκταθούν για μεγαλύτερες καταχωρίσεις.
Όταν χρειάζεστε οι χρήστες να επιλέξουν από μια προκαθορισμένη λίστα επιλογών, Έλεγχος περιεχομένου αναπτυσσόμενης λίστας (Έλεγχος αναπτυσσόμενης λίστας) είναι η ιδανική λύση. Αφού εισαγάγετε αυτό το στοιχείο ελέγχου, κάντε κλικ στο Ιδιοκτησίες (Ιδιότητες) Στην καρτέλα «Προγραμματιστής», προσθέστε τα δικά σας στοιχεία μενού. Για παράδειγμα, για μια φόρμα αίτησης εργασίας, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού για τη «Θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση» με επιλογές όπως «Ελεύθερος επαγγελματίας συγγραφέας», «Βοηθός SEO», «Επεξεργαστής» και ούτω καθεξής.
Τα πεδία ημερομηνίας επωφελούνται από: Έλεγχος περιεχομένου επιλογής ημερομηνίας (Έλεγχος Επιλογής Ημερομηνίας), το οποίο παρέχει ένα αναδυόμενο παράθυρο ημερολογίου που διασφαλίζει μια συνεπή μορφή ημερομηνίας. Αυτό λειτουργεί ιδιαίτερα καλά για πεδία όπως "Διαθέσιμη Ημερομηνία Έναρξης" ή "Ημερομηνία Γέννησης", όπου θέλετε να αποφύγετε τη σύγχυση σχετικά με τις μορφές ημερομηνίας.
Για ερωτήσεις με απάντηση ναι/όχι ή για επιλογές πολλαπλής επιλογής, χρησιμοποιήστε Έλεγχοι περιεχομένου πλαισίου ελέγχου (Στοιχεία ελέγχου πλαισίου ελέγχου). Αυτά λειτουργούν καλά για λίστες δεξιοτήτων, φύλου ή πλαίσια ελέγχου συμφωνίας. Πληκτρολογήστε τις επιλογές στο κελί και, στη συνέχεια, τοποθετήστε ένα ξεχωριστό πλαίσιο ελέγχου πριν από κάθε επιλογή, επιτρέποντας στους χρήστες να επιλέξουν πολλά στοιχεία ανάλογα με την περίπτωση.
Για μεγαλύτερες απαντήσεις όπως «Γιατί θέλετε αυτή τη δουλειά;» ή για ενότητες σχολίων, εισαγάγετε Έλεγχος περιεχομένου εμπλουτισμένου κειμένου (Έλεγχος εμπλουτισμένου κειμένου) και αλλάξτε το μέγεθος του κελιού του πίνακα για να έχετε αρκετό χώρο.
4. Δημιουργήστε το τελικό μοντέλο
Αφού ολοκληρώσετε την προσθήκη στοιχείων ελέγχου περιεχομένου, βελτιώστε την εμφάνιση και τη λειτουργικότητα της φόρμας σας. Ξεκινήστε προσαρμόζοντας τις ιδιότητες κάθε στοιχείου ελέγχου. Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε στοιχείο ελέγχου περιεχομένου και επιλέξτε Ιδιότητες Για να ορίσετε κείμενο κράτησης θέσης, οδηγίες ή επιλογές μορφοποίησης χρησιμοποιώντας στυλ. Το κείμενο κράτησης θέσης βοηθά στην καθοδήγηση των χρηστών, δείχνοντας ποιες πληροφορίες πρέπει να εισαχθούν σε κάθε πεδίο. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να είστε Λειτουργία σχεδίασης (Προγραμματιστής > Έλεγχοι > Λειτουργία σχεδίασης).
Για να αποκρύψετε τη δομή του πίνακα και να δημιουργήσετε μια καθαρή εμφάνιση, επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα και μεταβείτε στο Σχεδιασμός Πίνακα > Περιγράμματα. Επιλέγω χωρίς όρια Για να αφαιρέσετε όλες τις ορατές γραμμές του πίνακα. Αλλά εξαρτάται από εσάς πώς θα σχεδιάσετε τη φόρμα από εδώ και στο εξής. Συχνά χρησιμοποιώ χρωματιστά περιγράμματα για να πλαισιώσω τη φόρμα.
Προσθέστε μια επαγγελματική κεφαλίδα στη φόρμα σας με τίτλο όπως «Φόρμα Ένταξης Νέου Υπαλλήλου» και συμπεριλάβετε σύντομες οδηγίες όπως «Συμπληρώστε όλα τα απαιτούμενα πεδία» ή «Τα πεδία που σημειώνονται με * είναι υποχρεωτικά». Αυτό βοηθά τους χρήστες να κατανοήσουν πώς να αλληλεπιδρούν αποτελεσματικά με τη φόρμα.
Το τελευταίο βήμα περιλαμβάνει την προστασία της φόρμας για να αποτρέψετε τους χρήστες από το να τροποποιήσουν κατά λάθος τη διάταξη, επιτρέποντάς τους παράλληλα να συμπληρώσουν προσαρμοσμένα πεδία. Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής και κάντε κλικ Περιορισμός επεξεργασίαςΣτον πίνακα που εμφανίζεται, επιλέξτε Επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος επεξεργασίας στο έγγραφο. και επιλέξτε Συμπλήρωση φορμών από την αναπτυσσόμενη λίστα. Κάντε κλικ Ναι, ξεκινήστε την επιβολή προστασίας.και ορίστε έναν κωδικό πρόσβασης, εάν είναι απαραίτητο. Αυτό το βήμα είναι απαραίτητο για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων της φόρμας.
5. Δοκιμάστε και κοινοποιήστε το μοντέλο
Πριν από τη διανομή της φόρμας σας, δοκιμάστε την διεξοδικά για να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται. Αποθηκεύστε και ανοίξτε ξανά το έγγραφό σας για να δείτε πώς θα εμφανίζεται στους τελικούς χρήστες. Πλοηγηθείτε σε κάθε πεδίο για να επαληθεύσετε ότι η πλοήγηση ρέει λογικά από το ένα στοιχείο ελέγχου στο επόμενο. Συμπληρώστε ολόκληρη τη φόρμα για να επαληθεύσετε ότι όλα τα στοιχεία ελέγχου δέχονται σωστά την εισαγωγή δεδομένων και ότι τα αναπτυσσόμενα μενού περιέχουν τις σωστές επιλογές.
Δοκιμάστε τη φόρμα σας σε διαφορετικά σενάρια. Δοκιμάστε να την ανοίξετε σε διαφορετικούς υπολογιστές ή συσκευές, αν είναι δυνατόν, και σκεφτείτε πώς θα αποδώσει εάν οι χρήστες δεν έχουν τις ίδιες γραμματοσειρές ή έκδοση του Word που χρησιμοποιήσατε για να τη δημιουργήσετε. Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο ως PDF για να δείτε πώς συμπεριφέρεται η φόρμα σε αυτήν τη μορφή. Η εταιρεία σας μπορεί να προτιμά να διανέμει φόρμες ως αρχεία PDF για να διατηρήσει τη μορφοποίηση σε διαφορετικά συστήματα.
Όταν είστε ικανοποιημένοι με τη λειτουργικότητα και την εμφάνιση της φόρμας, μπορείτε να την κοινοποιήσετε μέσω email, να την ανεβάσετε σε μια κοινόχρηστη μονάδα δίσκου ή να την ενσωματώσετε σε υπάρχοντα έγγραφα.
Το Word Online και οι εφαρμογές για κινητά μπορούν να συμπληρώσουν στοιχεία ελέγχου περιεχομένου, αλλά δεν μπορούν να τα επεξεργαστούν. Η δημιουργία και η επεξεργασία μιας φόρμας εξακολουθεί να απαιτεί το πρόγραμμα για υπολογιστή. Επίσης, το Word δεν μπορεί να εμφανίσει ή να αποκρύψει πεδία με βάση προηγούμενες απαντήσεις. Επομένως, εάν χρειάζεστε πεδία φόρμας υπό όρους, η χρήση προηγμένων εργαλείων δημιουργίας φόρμας είναι η καλύτερη λύση.
Με τόσα πολλά προηγμένα εργαλεία δημιουργίας φορμών διαθέσιμα στο διαδίκτυο τώρα, η δημιουργία φορμών στο Microsoft Word μπορεί να μην είναι η προφανής επιλογή. Αλλά είναι απλώς... Ένας άλλος δημιουργικός τρόπος χρήσης του Word Για σχόλια που δεν απαιτούν εκτεταμένα δεδομένα και ανάλυση, τα στοιχεία ελέγχου φόρμας δεν είναι δύσκολο να τα μάθετε. Επίσης, αν είστε εξοικειωμένοι με το Microsoft Word και όλες τις επιλογές μορφοποίησης, η σχεδίαση κομψών φορμών θα είναι εύκολη.
