Ειλικρινά, η δημιουργία ενός υπολογιστικού φύλλου από την αρχή μπορεί να μοιάζει με το να κοιτάς έναν άδειο καμβά χωρίς να ξέρεις από πού να ξεκινήσεις. Ξέρεις ότι πρέπει Ένα εργαλείο για την παρακολούθηση των εξόδων σας, τον σχεδιασμό ενός έργου ή τη διαχείριση ενός ημερολογίου, αλλά η ατελείωτη μορφοποίηση, οι τύποι και η επεξεργασία συχνά απαιτούν περισσότερο χρόνο από την ίδια την εργασία.
Γι' αυτό το λόγο τόσοι πολλοί άνθρωποι στρέφονται σε έτοιμα πρότυπα Excel. Αφού τα δοκίμασα ο ίδιος, συνειδητοποίησα ότι δεν χρειάζεται να επανεφεύρω τον τροχό κάθε φορά που εκκινώ το Excel. Τα πρότυπα εξοικονομούν ώρες και πυροδοτούν ιδέες σχεδίασης που δεν θα είχα σκεφτεί ποτέ.
Τώρα, αντί να παραπονιέμαι συνέχεια για ένα λευκό φύλλο χαρτιού, έχω μια μικρή βιβλιοθήκη με αγαπημένα που χρησιμοποιώ συχνά.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
Απλή Υπολογιστική Μηχανή Δανείου και Πίνακας Απόσβεσης
Σταματήστε να μαντεύετε τις πληρωμές δανείων
Αυτό το πρότυπο είναι ακριβώς αυτό που υπόσχεται—απλό. Έχει μόνο ένα φύλλο και χρειάζεται να συμπληρώσετε μόνο τέσσερα στοιχεία: το ποσό του δανείου, το ετήσιο επιτόκιο, τη διάρκεια του δανείου σε έτη (χρησιμοποιήστε δεκαδικά ψηφία για τους μήνες—για παράδειγμα, 0.5 για έξι μήνες) και την ημερομηνία έναρξης του δανείου (η σημερινή ημερομηνία έχει οριστεί από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να την αλλάξετε).
Μόλις εισαγάγετε τους αριθμούς, το Excel κάνει τα υπόλοιπα. Το πρότυπο δημιουργεί ένα σαφές πρόγραμμα πληρωμών που δείχνει ακριβώς πόσα θα πληρώνετε κάθε μήνα.
Οι αριθμοί έχουν μορφοποιηθεί σε δολάρια ΗΠΑ από προεπιλογή, αλλά είναι εύκολο να αλλάξετε. Απλώς επιλέξτε τα κελιά (κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl Για να επιλέξετε πολλά κελιά ταυτόχρονα) και να επεκτείνετε μια περιοχή αριθμός στην καρτέλα HomeΑπό εκεί, επιλέξτε Λογιστήριο, επιλέξτε το σύμβολο νομίσματος που προτιμάτε και κάντε κλικ OK.
Με αυτό το πρότυπο, δεν χρειάζεται να δημιουργείτε ή να τροποποιείτε μόνοι σας τύπους. Όλα είναι ήδη ενσωματωμένα, επομένως, μετά την εισαγωγή αριθμών, λαμβάνετε αμέσως μια απλή ανάλυση που μπορείτε να κατανοήσετε με μια ματιά.
Προσαρμοσμένο ημερολόγιο για οποιοδήποτε έτος
Δημιουργήστε ένα ημερολόγιο που να ταιριάζει με τη χρονιά σας
Αν προτιμάτε εκτυπώσιμα, προσαρμόσιμα και χειρόγραφα ημερολόγια, αυτό το πρότυπο είναι ένας πραγματικός θησαυρός. Περιλαμβάνει 13 φύλλα—ένα για την εισαγωγική σελίδα και 12 μηνιαία φύλλα. "Περίπου" Αυτή δεν είναι απλώς μια οδηγία. Είναι η μηχανή που τροφοδοτεί ολόκληρο το ημερολόγιο. Εδώ, θα εισαγάγετε το έτος και θα επιλέξετε την προτιμώμενη ημέρα έναρξης για την εβδομάδα (Κυριακή είναι 1, Δευτέρα είναι 2, και ούτω καθεξής). Μην διαγράψετε αυτό το φύλλο, καθώς το υπόλοιπο ημερολόγιο εξαρτάται από αυτό.
Μόλις ορίσετε αυτές τις επιλογές, τα 12 μηνιαία φύλλα αναδιατάσσονται αυτόματα ώστε να ταιριάζουν. Κάθε μήνας είναι μορφοποιημένος με ακρίβεια και έτοιμος για εκτύπωση. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την εμφάνιση του ημερολογίου μεταβαίνοντας στο Διάταξη σελίδας -> Η μορφήΉ μπορείτε να διατηρήσετε την προεπιλεγμένη σχεδίαση. Σε κάθε περίπτωση, η διάταξη είναι καθαρή, επαγγελματική και εύχρηστη.
Θεωρώ ότι τα πλαίσια είναι αρκετά μεγάλα για να σημειώνω τιμολόγια, προθεσμίες ή καθημερινές υπενθυμίσεις. Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε σημειώσεις απευθείας στο φύλλο, όπως πληκτρολογώντας στο κελί C6 για πρόσθετες λεπτομέρειες, πριν από την εκτύπωση των φύλλων. Αυτό το καθιστά εξίσου χρήσιμο με ένα ημερολόγιο τοίχου, αλλά με το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι είναι προσαρμόσιμο και σαν σημειωματάριο.
Μηνιαίος Παρακολούθηση Προϋπολογισμού
Ελέγξτε τα έξοδά σας
Αυτό είναι το πρότυπο που χρησιμοποιώ περισσότερο. Κάθε μήνα, συγκρίνω τον προγραμματισμένο προϋπολογισμό μου με αυτά που πραγματικά ξόδεψα και αυτό το φύλλο κάνει αυτή τη διαδικασία λιγότερο επώδυνη. Διαθέτει δύο καρτέλες: ένα φύλλο έναρξης (ουσιαστικά μια σελίδα εισαγωγής) και ένα φύλλο παρακολούθησης, όπου συμβαίνουν όλα.
Το αρχικό φύλλο παρέχει μια γρήγορη επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας του προτύπου και εξηγεί ορισμένες από τις κρυφές σημειώσεις που περιλαμβάνονται στο φύλλο παρακολούθησης. Προσωπικά, μου αρέσει να αφήνω αυτές τις οδηγίες κρυφές επειδή η διάταξη φαίνεται πιο καθαρή με αυτόν τον τρόπο. Αν είστε περίεργοι, μπορείτε απλώς να κάνετε κύλιση στη στήλη Α και το Excel θα εμφανίσει το κρυφό κείμενο στην κορδέλα εισαγωγής. Εναλλακτικά, Μπορείτε να εμφανίσετε τη στήληΕίναι πολύ εύκολο.
Αυτό που μου αρέσει περισσότερο σε αυτό το πρότυπο είναι η οργάνωση. Οι κατηγορίες δαπανών είναι λογικές και η καθεμία έχει ένα οργανωμένο σύνολο γραμμών από κάτω. Μπορείτε να τις προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζουν στα συγκεκριμένα έξοδά σας, αλλά δεν χρειάστηκε ποτέ να προσθέσω περισσότερες.
Στο τέλος ενός μήνα, εισάγω το προβλεπόμενο εισόδημά μου (στα κελιά E4 και E5) και το προβλεπόμενο κόστος μου (σε όλες τις κατηγορίες) για τον επόμενο μήνα. Καθώς προχωρά ο νέος μήνας, ενημερώνω το πραγματικό μου εισόδημα (στα κελιά E8 και E9) και εισάγω το πραγματικό μου κόστος. Στη συνέχεια, το πρότυπο υπολογίζει τρεις αριθμούς για εσάς: το προβλεπόμενο υπόλοιπό σας (αναμενόμενο εισόδημα μείον αναμενόμενο κόστος), το πραγματικό σας υπόλοιπο (πραγματικό εισόδημα μείον πραγματικό κόστος) και τη διαφορά μεταξύ των δύο.
Νομίζω ότι είναι πραγματικά ωραίο να βλέπεις τις επιτυχίες και τις αποτυχίες του προϋπολογισμού σου στο τέλος του μήνα ταυτόχρονα. Δεν μπορώ να πω ότι με βοήθησε να διαχειριστώ τα οικονομικά μου, αλλά σίγουρα με κρατάει ειλικρινή και με παρακινεί να βελτιώνομαι μήνα με τον μήνα.
Παρακολούθηση Λογαριασμών
Απαλλαγείτε από το άγχος της τιμολόγησης
Η τιμολόγηση είναι μια εργασία που πάντα φαίνεται πιο δύσκολη από ό,τι θα έπρεπε. Μεταξύ της παρακολούθησης των πελατών, της οργάνωσης των τιμολογίων και της διασφάλισης της ακρίβειας της λογιστικής, είναι εύκολο να νιώσετε καταβεβλημένοι. Αυτό το πρότυπο σας απαλλάσσει από το άγχος, ζητώντας σας απλώς να προσθέσετε τους πελάτες σας και τις αγορές τους.
Το βιβλίο εργασίας περιλαμβάνει πέντε φύλλα εργασίας, το καθένα με τη δική του λειτουργία:
| Όνομα φύλλου | Το περιεχόμενό του |
|---|---|
| Σχετικά με αυτήν την εφαρμογή παρακολούθησης λογαριασμών | Ένας οδηγός με συμβουλές για φιλτράρισμα και πλοήγηση. |
| τιμολόγιο | Αυτό είναι το αστέρι της παράστασης. Εισαγάγετε έναν αριθμό τιμολογίου στο κελί G6 και το Excel θα συμπληρώσει αυτόματα τα στοιχεία του πελάτη, τα είδη και τα σύνολα. Απλώς προσθέστε τα στοιχεία της εταιρείας σας (όνομα στο B1, λεπτομέρειες στις γραμμές 4-5 και υποσέλιδο στο B41) και είστε μόνο ένα κλικ μακριά από ένα κομψό τιμολόγιο που μπορείτε να εκτυπώσετε ή να στείλετε μέσω email. |
| οι πελάτες | Η λίστα πελατών σας βρίσκεται εδώ (ταυτότητα, όνομα, διεύθυνση κ.λπ.). |
| Λογαριασμοί - Αρχική | Ένα κύριο αρχείο που διατηρεί μία σειρά ανά τιμολόγιο, με φίλτρα για την παρακολούθηση ημερομηνιών, πελατών και κατάστασης πληρωμής. |
| Στοιχεία τιμολογίου | Αυτό το φύλλο χωρίζει κάθε τιμολόγιο σε ξεχωριστά στοιχεία (έως 25 στοιχεία ανά τιμολόγιο). Για παράδειγμα, εάν ο αριθμός τιμολογίου 3-456-2 περιέχει 12 προϊόντα, το φύλλο θα εμφανίσει Λογαριασμοί - Αρχική Μία σειρά, ενώ εμφανίζεται ένα φύλλο χαρτιού Στοιχεία τιμολογίου 12 σειρές. |
Δείτε πώς συνήθως εργάζομαι με αυτό το πρότυπο:
- Προσθήκη ή ενημέρωση πληροφοριών πελάτη σε ένα φύλλο οι πελάτες Κάντε δεξί κλικ στην τελευταία συμπληρωμένη γραμμή και επιλέξτε Εισαγωγή.
- Προσθήκη ή ενημέρωση γραμμών σε ένα φύλλο Λογαριασμοί - Αρχική, αντιστοιχίστε έναν αριθμό τιμολογίου σε κάθε σειρά και επιλέξτε τον πελάτη για κάθε τιμολόγιο από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Μετάβαση στο φύλλο Στοιχεία τιμολογίου Για να εισαγάγετε τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που σχετίζονται με αυτό το τιμολόγιο, ενημερώστε τη στήλη. Αριθμός τιμολογίου Για κάθε προϊόν ή υπηρεσία, επιλέξτε έναν αριθμό τιμολογίου από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Μόλις συμπληρωθούν αυτά τα τρία φύλλα (με την παραπάνω σειρά), το φύλλο τιμολογίου θα ενημερωθεί αυτόματα μόλις επιλεγεί ο αριθμός τιμολογίου. Εάν χρειάζεται να καταγράψετε περισσότερα από 25 είδη για ένα τιμολόγιο, θα χρειαστεί να χωρίσετε τα είδη σε δύο ή περισσότερα τιμολόγια. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, 25 είδη είναι αρκετά.
Εφόσον μιλάμε για το Excel, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε την εμφάνιση του προτύπου ώστε να ταιριάζει με την ταυτότητα της εταιρείας σας. Μεταβείτε στη διεύθυνση Διάταξη σελίδας ->Η μορφήΕπιλέξτε ένα χρωματικό συνδυασμό και θα παρατηρήσετε αμέσως ότι το σχέδιο ταιριάζει περισσότερο με την επωνυμία σας.
Γιατί να ξεκινήσει κανείς από την αρχή;
Αν ψάξετε στην ηλεκτρονική βιβλιοθήκη με τα πρότυπα του Excel, θα βρείτε σχεδόν όλα όσα μπορείτε να σκεφτείτε—λίστες υποχρεώσεων, οικογενειακά δέντρα, ημερολόγια τάξης, ακόμη και ένα πρότυπο. Ηλεκτρονική γεννήτρια κωδικών QRΤα τέσσερα πρότυπα που έχω μοιραστεί εδώ είναι απλώς αυτά που χρησιμοποιώ περισσότερο, αλλά οι επιλογές είναι ατελείωτες.
Στις μέρες μας, σπάνια ξεκινάω με ένα εντελώς κενό υπολογιστικό φύλλο. Φυσικά, υπάρχουν φορές που η δημιουργία κάτι προσαρμοσμένου έχει νόημα, αλλά τις περισσότερες φορές δεν υπάρχει λόγος. Με χιλιάδες έτοιμα πρότυπα μόλις λίγα κλικ μακριά, το Excel σας δίνει ένα προβάδισμα σε σχεδόν οποιαδήποτε εργασία και σας εξοικονομεί χρόνο που σπαταλάτε χρόνο για να ανακαλύψετε τον τροχό.
