Οι συναρτήσεις του Excel είναι ισχυρές, αλλά έχουν τους περιορισμούς τους. Συνήθιζα να βασίζομαι σε Σύνθετες και ένθετες συναρτήσεις Η δημιουργία τους απαιτεί πολύ χρόνο και η αντιμετώπισή τους είναι δύσκολη, αλλά έχω αρχίσει να βασίζομαι περισσότερο στις μακροεντολές. Δεν είναι ότι οι συναρτήσεις είναι κακές—είναι εξαιρετικές για ακριβείς υπολογισμούς και χειρισμό δεδομένων. Αλλά όταν έχετε να κάνετε με επαναλαμβανόμενες εργασίες που περιλαμβάνουν πολλά βήματα, αλλαγές μορφοποίησης ή ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν σε διαφορετικά φύλλα, οι μακροεντολές έχουν περισσότερο νόημα.
Το καλύτερο είναι ότι οι μακροεντολές χειρίζονται πράγματα που οι συναρτήσεις δεν μπορούν. Ενώ μια συνάρτηση μπορεί να υπολογίσει τιμές, μια μακροεντολή μπορεί να υπολογίσει, να μορφοποιήσει, να αντιγράψει δεδομένα σε άλλο φύλλο, να στείλει ένα email και να δημιουργήσει ένα γράφημα ταυτόχρονα. Έτσι, ο μετασχηματισμός γίνεται σαφής μόλις συνειδητοποιήσετε ότι σπαταλάτε χρόνο σε χειροκίνητη εργασία που θα μπορούσε να αυτοματοποιηθεί.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
Πώς να καταγράψετε την πρώτη σας μακροεντολή στο Excel
Ξεκινήστε με την ενσωματωμένη καταγραφή μακροεντολών του Excel
Η καταγραφή μιας μακροεντολής στο Excel είναι απλή—ουσιαστικά λέτε στο Excel να παρακολουθεί τι κάνετε και να το θυμάται αργότερα. Η καταγραφή μακροεντολών καταγράφει κάθε κλικ, πάτημα πλήκτρων και ενέργεια που εκτελείτε και, στη συνέχεια, τα μετατρέπει σε κώδικα Visual Basic for Applications (VBA) που μπορεί να αναπαραχθεί όποτε τον χρειάζεστε.
Πριν ξεκινήσετε την εγγραφή, είναι σημαντικό να σχεδιάσετε προσεκτικά τι θέλετε να κάνει η μακροεντολή. Σκεφτείτε προσεκτικά κάθε βήμα, καθώς η συσκευή εγγραφής καταγράφει τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων των λαθών και των περιττών κλικ.
Παρόλο που μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στην εγγραφή μακροεντολών από την καρτέλα Προβολή, αξίζει να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής για ευκολότερη πρόσβαση στα εργαλεία μακροεντολών. Η καρτέλα Προγραμματιστής είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή, αλλά η ενεργοποίησή της σάς παρέχει προσαρμοσμένα κουμπιά μακροεντολών και πιο προηγμένες επιλογές.
Για να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής, μεταβείτε στην επιλογή Αρχείο > Επιλογές > Προσαρμογή Κορδέλας, μετά επιλέξτε το πλαίσιο Προγραμματιστής Στο δεξιό πλαίσιο, κάντε κλικ στο ΕντάξειΜόλις ενεργοποιηθεί, θα δείτε δύο κουμπιά. Μακροεγγραφή و Διακοπή εγγραφής Ακριβώς στην καρτέλα Προγραμματιστής, μαζί με εργαλεία για την επεξεργασία και τη διαχείριση των μακροεντολών σας.
Δείτε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής Στην κορδέλα και κάντε κλικ Μακροεγγραφή.
- Δώστε στη μακροεντολή ένα περιγραφικό όνομα στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται. Αποφύγετε τα κενά—χρησιμοποιήστε υπογράμμιση.
- Αντιστοιχίστε ένα πλήκτρο συντόμευσης εάν θέλετε γρήγορη πρόσβαση αργότερα. Κάτι σαν Ctrl+Shift+Q δουλεύει καλά.
Επιλέξτε πού θα αποθηκευτεί η μακροεντολή. Επιλέξτε Αυτό το βιβλίο εργασίας
- Βεβαιωθείτε ότι το αποθηκεύετε στο τρέχον αρχείο μόνο εάν το χρειάζεστε.
- Προσθέστε μια σύντομη περιγραφή της λειτουργίας της μακροεντολής στο πεδίο Περιγραφή.
- πατήστε OK για να ξεκινήσει η εγγραφή.
Τώρα, εκτελέστε ακριβώς τα βήματα που θέλετε να θυμάται το Excel. Όταν τελειώσετε, επιστρέψτε στην καρτέλα. Εργολάβος και κάντε κλικ Διακοπή εγγραφής. Αυτό είναι.
Ξεκινήστε με απλές εργασίες καθώς μαθαίνετε. Η καταγραφή μιας μακροεντολής που μορφοποιεί κελιά ή αντιγράφει δεδομένα μεταξύ φύλλων είναι πολύ πιο εύκολη από την προσπάθεια αυτοματοποίησης σύνθετων υπολογισμών αμέσως.
Η μακροεντολή είναι πλέον αποθηκευμένη και έτοιμη για χρήση. Μπορείτε να την εκτελέσετε χρησιμοποιώντας το πλήκτρο συντόμευσης που αντιστοιχίσατε ή μεταβαίνοντας στο Προγραμματιστής> Μακροεντολές Και επιλέξτε το από τη λίστα.
Η αγαπημένη μου μακροεντολή που αντικατέστησε τις εξισώσεις
Τρεις βασικές μακροεντολές που χειρίζονται τις περισσότερες επαναλαμβανόμενες εργασίες μου.
Με την πάροδο του χρόνου, έχω δημιουργήσει ένα σύνολο μακροεντολών που αντιμετωπίζουν τα επαναλαμβανόμενα πράγματα με τα οποία δυσκολευόμουν. Αυτές δεν είναι φανταχτερές ή περίπλοκες - είναι απλώς πρακτικές λύσεις που με γλιτώνουν από το να κάνω την ίδια κουραστική δουλειά ξανά και ξανά.
Η μακροεντολή που χρησιμοποιώ περισσότερο καθαρίζει αυτόματα τα εισαγόμενα δεδομένα. Την χρησιμοποιώ για να αφαιρέσω επιπλέον κενά και Καθαρισμός δεδομένων χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση TRIMRANGE, μετατρέψτε κείμενο σε σωστή πεζά-κεφαλαία και τυποποιήστε τις μορφές ημερομηνίας σε πολλές στήλες.
Μια άλλη μακροεντολή στην οποία βασίζομαι είναι η συγκέντρωση δεδομένων από πολλά φύλλα εργασίας σε μια συνοπτική αναφορά. Λαμβάνει συγκεκριμένα εύρη από διαφορετικά φύλλα εργασίας, εφαρμόζει συνεπή μορφοποίηση και δημιουργεί μια καθαρή επισκόπηση. Αυτό είναι χρήσιμο όταν ασχολείστε με μηνιαίες αναφορές που χρειάζονται την ίδια δομή κάθε φορά.
Έχω επίσης μια μακροεντολή που εφαρμόζεται Κανόνες συντονισμού υπό όρους Βασίζεται σε πολλαπλά κριτήρια—κάτι που γίνεται περίπλοκο όταν προσπαθείτε να το δημιουργήσετε με ένθετες συναρτήσεις. Μια μακροεντολή μπορεί να εξετάσει πολλές στήλες, να εφαρμόσει διαφορετικά σχήματα χρωμάτων, ακόμη και να προσθέσει γραμμές δεδομένων ή εικονίδια με βάση τις τιμές που βρίσκει.
Το καλύτερο με αυτές τις μακροεντολές είναι ότι μόλις ρυθμιστούν, οποιοσδήποτε στην ομάδα σας μπορεί να τις χρησιμοποιήσει. Δεν χρειάζεται να κατανοήσετε την υποκείμενη λογική—απλώς εκτελέστε τη μακροεντολή και θα έχετε συνεπή αποτελέσματα κάθε φορά.
Λίγη VBA κάνει τις μακροεντολές πιο ισχυρές.
Μικρές τροποποιήσεις στον κώδικα μετασχηματίζουν βασικές καταγεγραμμένες μακροεντολές.
Παρόλο που οι ηχογραφημένες μακροεντολές λειτουργούν άψογα μόλις τις ξεκινήσετε, η εκμάθηση λίγων Προγραμματισμός VBA στο Excel Θα το πάει στο επόμενο επίπεδο. Δεν χρειάζεται να γίνετε ειδικός στον προγραμματισμό—απλώς η κατανόηση ορισμένων βασικών εννοιών μπορεί να κάνει τις μακροεντολές σας πιο έξυπνες και ευέλικτες.
Η καταγραφή μακροεντολών δημιουργεί λειτουργικό κώδικα, αλλά συχνά είναι αναποτελεσματική και άκαμπτη. Καταγράφει απόλυτες αναφορές κελιών και μερικές φορές περιττές πρόσθετες εντολές, οι οποίες μπορούν να επιβραδύνουν τα πράγματα. Με λίγη γνώση VBA, μπορείτε να τροποποιήσετε τις μακροεντολές σας για να χειρίζεστε διαφορετικά εύρη δυναμικά και να τα εκτελείτε πιο γρήγορα.
Δείτε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε την επεξεργασία των καταγεγραμμένων μακροεντολών σας:
- μεταβείτε στο Προγραμματιστής> Μακροεντολές Ορίστε τη μακροεντολή σας.
- Κάντε κλικ Επεξεργασία Για να ανοίξετε το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA.
- Αναζητήστε κρυπτογραφημένες αναφορές κελιών όπως Range("A1:C10").
- Αντικαταστήστε τα με δυναμικές αναφορές χρησιμοποιώντας ΤρέχουσαΠεριοχή Ή Τέλος (xlΚάτω).
- Προσθήκη απλού χειρισμού σφαλμάτων χρησιμοποιώντας On Error Συνέχιση Επόμενη.
Μία από τις μεγαλύτερες βελτιώσεις που μπορείτε να κάνετε είναι η προσθήκη στοιχείων εισόδου χρήστη. Αντί να έχετε ξεχωριστές μακροεντολές για διαφορετικά σενάρια, χρησιμοποιήστε ΠλαίσιοΕισαγωγής Επιτρέπει στους χρήστες να καθορίζουν εύρη ή κριτήρια. Αυτό μετατρέπει μια άκαμπτη καταγεγραμμένη μακροεντολή σε ένα ευέλικτο εργαλείο.
Η προσθήκη βασικών βρόχων προσθέτει επίσης δύναμη στις μακροεντολές. Ένας βρόχος μπορεί Για κάθε Επεξεργαστείτε εύκολα πολλά φύλλα εργασίας ή εύρη χωρίς να χρειάζεται να καταγράφετε ξεχωριστές ενέργειες για το καθένα.
Ο επεξεργαστής VBA μπορεί να σας φαίνεται τρομακτικός στην αρχή, αλλά ξεκινήστε με μικρά βήματα. Αλλάξτε μια αναφορά κελιού εδώ, προσθέστε ένα πλαίσιο μηνύματος εκεί. Μόλις δείτε πώς αυτές οι μικρές τροποποιήσεις βελτιώνουν τις μακροεντολές σας, θα θελήσετε να μάθετε περισσότερα.
Πού υστερούν οι μακροεντολές;
Πότε οι συναρτήσεις εξακολουθούν να είναι η καλύτερη επιλογή;
Οι μακροεντολές δεν είναι τέλειες και σίγουρα υπάρχουν περιπτώσεις όπου οι συναρτήσεις ή άλλες λύσεις λειτουργούν καλύτερα. Η γνώση αυτών των περιορισμών σάς βοηθά να επιλέξετε το σωστό εργαλείο για κάθε εργασία.
Η ασφάλεια είναι ίσως το μεγαλύτερο πρόβλημα που θα αντιμετωπίσετε με τις μακροεντολές. Επειδή οι μακροεντολές μπορούν να μεταφέρουν κακόβουλο κώδικα, πολλές εταιρείες τις απενεργοποιούν από προεπιλογή για να διατηρήσουν την ακεραιότητα των δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι ο αυτοματισμός που υποστηρίζεται από μακροεντολές ενδέχεται να μην λειτουργεί για όλους, εκτός εάν γνωρίζουν πώς να ενεργοποιούν τις μακροεντολές—και ας το παραδεχτούμε, δεν θα το θέλουν ή δεν θα νιώθουν όλοι άνετα με αυτό. Όταν κοινοποιείτε αρχεία, είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε σαφείς οδηγίες σχετικά με τον τρόπο ασφαλούς ενεργοποίησης των μακροεντολών, αλλά να είστε προετοιμασμένοι για το ενδεχόμενο ορισμένοι χρήστες να βρεθούν αντιμέτωποι με δυσκολίες.
Οι μακροεντολές δεν μπορούν να αντικαταστήσουν τους υπολογισμούς σε πραγματικό χρόνο, επειδή εκτελούνται μόνο όταν τις εκκινείτε ρητά. Οι συναρτήσεις, από την άλλη πλευρά, ενημερώνονται άμεσα κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδομένα σας, γι' αυτό και εξακολουθούν να αποτελούν την καλύτερη επιλογή όταν θέλετε άμεσα, ακριβή αποτελέσματα. Επομένως, σκεφτείτε τις μακροεντολές ως έναν τρόπο αυτοματοποίησης εργασιών και όχι ως αντικατάσταση των καθημερινών υπολογισμών.
Η αντιμετώπιση προβλημάτων με κατεστραμμένες μακροεντολές μπορεί να είναι απογοητευτική, ειδικά αν δεν είστε εξοικειωμένοι με τη VBA. Όταν μια συνάρτηση παρουσιάζει σφάλμα, το σφάλμα είναι συνήθως προφανές. Όταν μια μακροεντολή σταματά να λειτουργεί, η ανακάλυψη της αιτίας συχνά απαιτεί εμβάθυνση στον κώδικα και δοκιμή διαφορετικών σεναρίων.
Η απόδοση γίνεται επίσης πρόβλημα με μεγάλα σύνολα δεδομένων. Μια κακογραμμένη μακροεντολή μπορεί να επιβραδύνει το Excel και να χρειαστεί πολύς χρόνος για να ολοκληρωθεί, αλλά οι καλά σχεδιασμένες συναρτήσεις ή άλλα εργαλεία όπως Το Power Query συχνά χειρίζεται τα ίδια δεδομένα απρόσκοπτα.Αν η ταχύτητα είναι η προτεραιότητά σας, μη διστάσετε να συνδυάσετε μακροεντολές με αυτές τις επιλογές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο και τους δύο κόσμους.
Οι μακροεντολές δεν είναι μαγικές, αλλά είναι κοντά.
Βρείτε τη σωστή ισορροπία μεταξύ αυτοματισμού και λειτουργιών.
Οι μακροεντολές δεν θα αντικαταστήσουν κάθε συνάρτηση στο κιτ εργαλείων του Excel, αλλά είναι χρήσιμες για τον χειρισμό επαναλαμβανόμενων εργασιών πολλαπλών βημάτων που μπορεί να είναι χρονοβόρες. Το κλειδί είναι να γνωρίζετε πότε να χρησιμοποιείτε κάθε εργαλείο. Οι συναρτήσεις είναι ιδανικές για υπολογισμούς που πρέπει να ενημερώνονται αυτόματα. Οι μακροεντολές υπερέχουν σε σύνθετες ροές εργασίας που περιλαμβάνουν πολλαπλές ενέργειες σε διαφορετικά μέρη ενός βιβλίου εργασίας.
Ξεκινήστε απλώς χρησιμοποιώντας την καταγραφή μακροεντολών και, στη συνέχεια, προσθέστε σταδιακά τροποποιήσεις VBA καθώς εξοικειώνεστε περισσότερο. Σε χρόνο μηδέν, θα έχετε στη διάθεσή σας μια σουίτα προσαρμοσμένων εργαλείων αυτοματισμού που κάνουν το Excel να λειτουργεί ακριβώς όπως το χρειάζεστε.
