Οι περισσότεροι χρήστες του Excel πιστεύουν ότι η επίτευξη ταχύτητας και αποτελεσματικότητας απαιτεί την απομνημόνευση εκατοντάδων σύνθετων τύπων και συναρτήσεων. Κι εγώ το ίδιο πίστευα, μέχρι που ανακάλυψα ότι μόνο τρεις βασικές συναρτήσεις μπορούν να αντικαταστήσουν ένα ευρύ φάσμα τύπων στους οποίους έχω συνηθίσει. Αυτές οι τρεις συναρτήσεις έχουν αλλάξει ριζικά τον τρόπο που εργάζομαι στο Excel, εξοικονομώντας μου πολύ χρόνο και προσπάθεια. Αν ψάχνετε τρόπους για να απλοποιήσετε την εργασία σας και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας στο Excel, ακολουθούν μερικές πολύτιμες συμβουλές.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
3. XLOOKUP: Η σύγχρονη συνάρτηση αναζήτησης στο Excel
Θυμάστε όταν η συνάρτηση VLOOKUP σας ανάγκαζε να μετρήσετε στήλες για να προσδιορίσετε τον αριθμό ευρετηρίου; Ή όταν θέλατε να αναζητήσετε δεδομένα στα αριστερά της βασικής στήλης και καταλήξατε να αναδιατάξετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας σας; Αυτά τα προβλήματα έχουν πλέον τελειώσει.
Η συνάρτηση XLOOKUP είναι η σύγχρονη λύση του Excel για κάθε Σφάλματα VLOOKUPΕίναι απλούστερο και πιο ευέλικτο και είναι διαθέσιμο στο Excel 365 και στο Excel 2021 και σε νεότερες εκδόσεις. Αντί να ασχολείστε με αριθμούς στηλών ή περιορισμούς τάσεων, απλώς πρέπει να καθορίσετε τρία πράγματα: τι θα αναζητήσετε, πού θα αναζητήσετε και τι θέλετε να επιστρέψετε.
Εδώ είναι ο βασικός τύπος για τη συνάρτηση XLOOKUP:
2. SUMIFS/COUNTIFS: Τα ισχυρά εργαλεία ανάλυσης υπό όρους στο Excel
Εάν εξακολουθείτε να βασίζεστε στο φιλτράρισμα των δεδομένων σας κάθε φορά που χρειάζεστε ένα γρήγορο άθροισμα ή καταμέτρηση, καταβάλλετε περισσότερη προσπάθεια από όση θα έπρεπε. Οι συναρτήσεις SUMIFS και COUNTIFS είναι σημαντικά εργαλεία που συχνά παραβλέπονται, ειδικά για αναφορές πωλήσεων, προϋπολογισμούς και οποιοδήποτε σύνολο δεδομένων όπου χρειάζεται να εκτελέσετε υπολογισμούς υπό όρους.
Φανταστείτε ότι ο διευθυντής σας σάς ρωτάει: «Ποιες είναι οι συνολικές μας πωλήσεις στην Ασία για προϊόντα άνω των 150 $ που παραγγέλθηκαν online;» Αντί να δημιουργήσετε τρία φίλτρα με πιθανότητα σφάλματος, μπορείτε να απαντήσετε σε μία γραμμή χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SUMIFS:
Για παράδειγμα:
Αυτός ο τύπος προσθέτει όλες τις τιμές στη στήλη L όπου η στήλη A ισούται με "Ασία", η στήλη J είναι μεγαλύτερη από 150 και η στήλη D ισούται με "Online".
Βεβαιωθείτε ότι έχετε περικλείσει τα κριτήριά σας σε εισαγωγικά εάν δοκιμάζετε τιμές κειμένου.
Η συνάρτηση COUNTIFS λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο, εκτός από το ότι επιστρέφει τον αριθμό των γραμμών που πληρούν τις συνθήκες σας:
Για παράδειγμα:
Αντί να λάβετε ένα ποσό όπως στη συνάρτηση SUMIFS, θα λάβετε τον αριθμό των παραγγελιών από την Ασία που παραγγέλθηκαν ηλεκτρονικά και είχαν τιμή μονάδας μεγαλύτερη από 150 $.
Οι συναρτήσεις SUMIFS και COUNTIFS υποστηρίζουν επίσης χαρακτήρες αντί για τιμές. Για παράδειγμα, μπορείτε να μετρήσετε όλες τις χώρες που αρχίζουν με "T" και όλα τα στοιχεία εκτός από τα φρούτα:
Οι χαρακτήρες αντί για τιμές είναι χρήσιμοι, αλλά βασίζονται σε καθαρά δεδομένα. Εάν το σύνολο δεδομένων σας περιέχει ασυνεπή κεφαλαία ή πεζά γράμματα ή κρυφούς χαρακτήρες, τα αποτελέσματά σας ενδέχεται να εμφανίζονται εσφαλμένα. Γρήγορος καθαρισμός ενός ανοργάνωτου φύλλου Excel Θα σας γλιτώσει από πολλά προβλήματα αργότερα.
Η ομορφιά των SUMIFS και COUNTIFS έγκειται στο ότι δεν είναι καταστροφικές για τα αρχικά δεδομένα. Δεν κόβετε και δεν αλλοιώνετε ποτέ το αρχικό σύνολο δεδομένων. Και αν χρειάζεστε περισσότερη πολυπλοκότητα, το Excel υποστηρίζει έως και 127 ζεύγη κριτηρίων.
Είτε λοιπόν ελέγχετε την ερώτηση "Πόσοι πελάτες ξόδεψαν περισσότερα από 500 $ τις τελευταίες 30 ημέρες;" είτε την ερώτηση "Ποια είναι τα συνολικά έσοδα για ηλεκτρονικές παραγγελίες αξεσουάρ κάτω των 50 $ στη Βόρεια Αμερική;", αυτές οι δύο συναρτήσεις θα σας δώσουν την απάντηση αμέσως.
1. Συνάρτηση FILTER στο Excel: Φιλτράρισμα δεδομένων εύκολα και επαγγελματικά
Η συνάρτηση FILTER είναι μια ισχυρή και μοναδική προσθήκη στο Excel, που φέρνει επανάσταση στον τρόπο με τον οποίο φιλτράρετε δεδομένα. Αντί για σύνθετα βήματα που απαιτούν κλικ σε μενού και ορισμό συνθηκών, η συνάρτηση FILTER τα κάνει όλα με έναν απλό τύπο:
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εμφανίσετε έσοδα από πωλήσεις όπου η τιμή μονάδας υπερβαίνει τα 600 $:
Ή σε ένα πραγματικό σύνολο δεδομένων:
Οι αριθμοί που ταιριάζουν με τα κριτήριά σας θα εμφανιστούν αμέσως. Εάν μια τιμή δεν πληροί τα κριτήρια, μπορείτε να προσθέσετε ένα εναλλακτικό μήνυμα αντί για σφάλμα:
Όπως ακριβώς και η συνάρτηση SUMIFS, η συνάρτηση FILTER δεν περιορίζεται σε μία μόνο συνθήκη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λογική OR (τουλάχιστον μία συνθήκη πρέπει να είναι αληθής) ή τη λογική AND (όλες οι συνθήκες πρέπει να είναι αληθείς). Ακολουθούν μερικά απλά παραδείγματα:
