Οι περισσότεροι από εμάς επιμένουμε σε δημοφιλείς λειτουργίες του Excel, όπως το Sum και το Vlookup, το οποίο μόλις και μετά βίας χαράζει την επιφάνεια του τι μπορεί πραγματικά να κάνει η εφαρμογή. Στο Excel, υπάρχουν πολλές λειτουργίες που μπορεί να μην γνωρίζουν όλοι, αλλά μπορεί να είναι η ιδανική λύση για εξοικονόμηση χρόνου και αύξηση της παραγωγικότητας. Είτε αναλύετε δεδομένα είτε προετοιμάζετε αναφορές, αυτές οι κρυφές λειτουργίες θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε εργασίες πιο γρήγορα και με ακρίβεια. Ακόμη και οι πιο προχωρημένοι χρήστες του Excel βρίσκονται συχνά κολλημένοι κάνοντας χειροκίνητα εργασίες που θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν με κάποια έξυπνη λειτουργία. Παρακάτω, έχω εντοπίσει ορισμένες λιγότερο γνωστές συναρτήσεις του Excel που μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο και προσπάθεια και πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επίτευξη καλύτερων αποτελεσμάτων σε λιγότερο χρόνο. επαληθεύω Μάθετε να εκτελείτε βασικές μαθηματικές πράξεις στο Excel εύκολα και άνετα.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1.ΜΟΝΑΔΙΚΟ
Τις περισσότερες φορές, τα υπολογιστικά φύλλα του Excel περιέχουν διπλότυπες εγγραφές, οι οποίες μπορεί να ακαταστήσουν τα δεδομένα σας και να κάνουν την ανάλυση δύσκολη. Μου πήρε λίγο χρόνο για να μάθω ότι μπορούμε εύκολα να αφαιρέσουμε διπλότυπα και να εξαγάγουμε μοναδικές τιμές χρησιμοποιώντας τη μοναδική συνάρτηση. Εάν αφαιρείτε συχνά διπλότυπα με μη αυτόματο τρόπο, αυτή η λειτουργία θα απλοποιήσει τη ροή εργασίας σας και θα εξοικονομήσει χρόνο.
Η σύνταξη αυτής της συνάρτησης είναι η εξής:
ΜΟΝΑΔΙΚΟ (πίνακας, [by_col], [ακριβώς_μια φορά])Εκεί που δείχνεις Παράταξη Στο σύνολο δεδομένων από το οποίο θέλετε να εξαγάγετε μοναδικές τιμές. Ενδιάμεσος BY_COL είναι μια λογική τιμή — αλλάξτε την σε ΑΛΗΘΙΝΗ Για να συγκρίνετε στήλες ή ΨΕΥΔΗΣ Για να συγκρίνετε σειρές. Επιστρέφει ένα επιχείρημα inta_one Τιμές που εμφανίζονται μόνο μία φορά στο εύρος εάν οριστεί σε ΑΛΗΘΙΝΗ.
2. TEXTSPLIT
Η συνάρτηση TextSplit σάς επιτρέπει να χωρίσετε κείμενο σε πολλά κελιά με βάση έναν προσαρμοσμένο οριοθέτη. Εάν έχετε μια συμβολοσειρά, όπως ονόματα, διευθύνσεις ή άλλες καταχωρήσεις δεδομένων, για την οποία θέλετε να λάβετε τα μεμονωμένα μέρη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση TextSplit για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν εργάζεστε με μη δομημένα δεδομένα.
Η σύνταξη για το TextSplit είναι:
TEXTSPLIT(κείμενο, col_delimiter, [οριοθέτης_σειράς], [ignore_empty], [match_mode], [pad_with])Ορίστε, σημαδέψτε Κείμενο είναι η χορδή που θέλετε να χωρίσετε, col_delimiter Διαχωριστικό είναι ο χαρακτήρας που χρησιμοποιείται για τον διαχωρισμό του κειμένου σε στήλες ROW_DELIMITER Κείμενο σε σειρές. Καθορίζει την ετικέτα ignore_empty Εάν θα παραβλεφθούν κενά κελιά (ρυθμιστεί σε ΑΛΗΘΙΝΗ να το αγνοήσω).
Ομοίως, καθορίζεται Match_Mode Καθορίζεται η ευαισθησία πεζών-κεφαλαίων για αντιστοίχιση κειμένου PAD_WITH Τι γεμίζει κελιά όταν το κείμενο δεν διαιρείται ομοιόμορφα.
3. ΕΠΙΛΟΓΟΙ / ΕΠΙΛΟΓΟΙ
Οι συναρτήσεις selectcols και selectrows σάς επιτρέπουν να εξαγάγετε συγκεκριμένες στήλες ή σειρές από ένα σύνολο δεδομένων. Αυτές οι λειτουργίες είναι χρήσιμες όταν θέλετε να εστιάσετε σε συγκεκριμένα μέρη των δεδομένων σας για ανάλυση χωρίς να αλλάξετε το αρχικό σύνολο δεδομένων. Αντί να κάνετε μη αυτόματη αντιγραφή και επικόλληση, μπορείτε εύκολα να απομονώσετε τις πιο σχετικές πληροφορίες.
Η σύνταξη για τα selectcols είναι:
ΕΠΙΛΟΓΕΣ(πίνακας, στήλη_αριθμός1, [αριθμός_στήλης2], ...)Εκεί που είσαι παράταξη Χέ Το εύρος δεδομένων από το οποίο θέλετε να εξαγάγετε τις στήλες και Στήλη_αριθμός1 و Στήλη_αριθμός2 Οι δείκτες των στηλών που θέλετε να καθορίσετε.
Η σύνταξη για τις σειρές επιλογής είναι παρόμοια:
ΕΠΙΛΟΓΟΙ(πίνακας, row_num1, [row_num2], ...)4. ΑΝΑΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ
Μερικές φορές, χρειάζεται να διορθώσουμε τυπογραφικά λάθη, να ενημερώσουμε ονόματα ή να τυποποιήσουμε τις καταχωρίσεις σε ένα σύνολο δεδομένων. Παρόλο που η ενσωματωμένη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση του Excel μπορεί να το χειριστεί αυτό, η λειτουργία ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ καθιστά τη διαδικασία ταχύτερη και πιο αποτελεσματική. Σας επιτρέπει να αντικαταστήσετε ένα συγκεκριμένο τμήμα μιας συμβολοσειράς κειμένου με άλλο κείμενο μέσα σε ένα κελί, να αντικαταστήσετε την εμφάνιση συγκεκριμένου κειμένου σε ένα σύνολο δεδομένων και πολλά άλλα.
Η σύνταξη για το SUBSTITUTE είναι:
ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΑΤΟ(κείμενο, παλιό_κείμενο, νέο_κείμενο, [αριθμός_παρουσίας])Όπου υπάρχει πινακίδα κείμενο είναι το κελί ή η συμβολοσειρά που περιέχει το κείμενο, ενώ Παλαιό κείμενο είναι αυτό που θέλετε να αντικαταστήσετε, Νέο_Κείμενο Είναι η τιμή αντικατάστασης και καθορίζεται αριθμός_παρουσίας Οποιαδήποτε εμφάνιση παλιού κειμένου πρέπει να αντικατασταθεί. επαληθεύω Πώς η τεχνητή νοημοσύνη εξοικονομεί χρόνο στην αντιμετώπιση πολύπλοκων συναρτήσεων στο Excel.
5. XMATCH
Συνήθιζα να ξοδεύω πολύ χρόνο για να εντοπίσω με μη αυτόματο τρόπο μια συγκεκριμένη τιμή μέσα σε ένα εύρος ή σύνολο δεδομένων μέχρι να βρω τη συνάρτηση XMatch. Σε αντίθεση με το Find and Replace, η συνάρτηση XMatch σάς επιτρέπει να αναζητάτε αποτελεσματικά μια τιμή σε μια δεδομένη περιοχή ή πίνακα, είτε πρόκειται για ακριβή αντιστοίχιση είτε για την επόμενη μικρότερη ή μεγαλύτερη τιμή. Μπορείτε ακόμη και να πραγματοποιήσετε αντίστροφες αναζητήσεις.
Η συνάρτηση XMatch ακολουθεί την παρακάτω σύνταξη:
XMATCH(τιμή_αναζήτησης, συστοιχία_αναζήτησης, [match_mode], [λειτουργία_αναζήτησης])Ενώ είσαι Αναζήτηση_Τιμής είναι η αξία που αναζητάτε, και Lookup_array Το εύρος ή ο πίνακας που θέλετε να αναζητήσετε.
επιλέγω Match_Mode Πώς βρίσκει η συνάρτηση την τιμή; ανάγκη χρήσης 0 Για ακριβή αντιστοίχιση, -1 Για την ακριβή αντιστοίχιση ή την επόμενη μικρότερη τιμή, 1 Για ακριβή αντιστοίχιση ή την επόμενη μεγαλύτερη τιμή και 2 Να ταιριάζει με το επίδομα. Καθορίζω Search_Mode Κατεύθυνση αναζήτησης: 1 Να ψάξω από την πρώτη μέχρι την τελευταία και -1 Για να αντιστρέψετε την αναζήτηση από το τελευταίο στο πρώτο.
6. NETWORKDAYS.INTL
Το NetworkDays.Intl είναι μια από τις πιο πολύτιμες λειτουργίες που έχω συναντήσει στο Excel. Χρησιμοποιώντας το, μπορώ να μετρήσω τον αριθμό των εργάσιμων ημερών μεταξύ δύο ημερομηνιών και μπορώ να προσδιορίσω ποιες ημέρες θεωρούνται Σαββατοκύριακα. Χρησιμοποιώ αυτή τη λειτουργία συχνά όταν σχεδιάζω έργα ή προγραμματίζω εργασίες.
Η σύνταξη έχει ως εξής:
NETWORKDAYS.INTL(ημερομηνία_έναρξης, ημερομηνία_λήξης, [σαββατοκύριακο], [διακοπές])ημερομηνία έναρξης و ημερομηνία λήξης Αντιπροσωπεύει την περίοδο με την οποία εργάζεστε. Καθορίζω σαββατοκύριακο Ποιες ημέρες της εβδομάδας θεωρούνται Σαββατοκύριακα και διακοπές Είναι ένα σύνολο ημερομηνιών που θα αντιμετωπίζετε ως μη εργάσιμες.
Μπορείτε να προσαρμόσετε τα Σαββατοκύριακα σας χρησιμοποιώντας κριτήρια όπως π.χ 1 Για το Σάββατο και την Κυριακή, 2 Για Κυριακή και Δευτέρα, 11 Μόνο για την Κυριακή ή 12 Μόνο για Δευτέρα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια συμβολοσειρά επτά χαρακτήρων (για παράδειγμα, 0000011) όπου κάθε αριθμός αντιπροσωπεύει μια ημέρα της εβδομάδας και το 1 υποδεικνύει μια μη εργάσιμη ημέρα. επαληθεύω Ένας απλός οδηγός για τη χρήση του VLOOKUP στο Excel: για αναζήτηση και αντιστοίχιση δεδομένων.
7. ΑΚΟΛΟΥΘΙΑ
Όποτε ήθελα να δοκιμάσω μια νέα δυνατότητα του Excel, συνήθιζα να κατεβάζω υπολογιστικά φύλλα εκπαίδευσης, κάτι που ήταν χρονοβόρο. Για να το απλοποιήσω, άρχισα να χρησιμοποιώ τη συνάρτηση SEQUENCE για να δημιουργήσω γρήγορα πίνακες διαδοχικών αριθμών. Αυτό μου επιτρέπει να δημιουργήσω εύκολα σειρές, στήλες ή ακόμα και πλέγματα αριθμών, καθώς και να δημιουργήσω ακολουθίες ημερομηνιών.
Η σύνταξη για τη συνάρτηση SEQUENCE είναι:
SEQUENCE(σειρές, [στήλες], [αρχή], [βήμα])Όπου ορίζεται σειρές Τον αριθμό των σειρών που θέλετε στη σειρά, επιλέγετε στήλες Ορίζοντας τον αριθμό των στηλών, προσδιορίζεται START Καθορίζεται ο αριθμός έναρξης βήμα Η αύξηση μεταξύ κάθε αριθμού.
8. ΤΡΙΜ
Κατά την εισαγωγή δεδομένων από διαδικτυακές πηγές, έπρεπε πάντα να αντιμετωπίζω ακανόνιστη απόσταση μεταξύ των λέξεων, κάτι που ήταν κουραστικό να το καθαρίσω. Στη συνέχεια, ανακάλυψα τη λειτουργία περικοπής του Excel, η οποία βοηθά στην αφαίρεση επιπλέον διαστημάτων από μια συμβολοσειρά κειμένου, αφήνοντας μόνο μεμονωμένα κενά μεταξύ των λέξεων.
Είναι μια απλή φόρμουλα στη χρήση. Η σύνταξη για τη συνάρτηση περικοπής είναι:
TRIM(κείμενο)Όπου δείχνει η πινακίδα κείμενο Στη συμβολοσειρά κειμένου ή στην αναφορά κελιού από την οποία θέλετε να αφαιρέσετε επιπλέον κενά. Αυτό επιλύει επίσης προβλήματα κατά τη χρήση συναρτήσεων όπως το Vlookup ή το Match, όπου τα επιπλέον κενά μπορούν να προκαλέσουν προβλήματα.
Αυτές είναι λιγότερο γνωστές συναρτήσεις του Excel που είναι απλώς μια γεύση του τι μπορεί να σας λείπει. Αν είναι νέο για εσάς, δοκιμάστε το και δείτε πώς απλοποιεί τη ροή εργασίας σας. Το Excel είναι γεμάτο από πιο ισχυρά εργαλεία, επομένως κάντε συνήθεια να εξερευνάτε τακτικά τις δυνατότητές του — ποτέ δεν ξέρετε ποιο κόλπο εξοικονόμησης χρόνου θα ανακαλύψετε την επόμενη φορά. Μπορείτε να δείτε τώρα Πώς να χρησιμοποιήσετε το ChatGPT με το Excel και να ξεπεράσετε τους φόβους σας για το υπολογιστικό φύλλο.
