Απαιτεί την πλήρη αποτελεσματικότητα μιας σουίτας παραγωγικότητας Microsoft Office Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις πληκτρολογίου. Αν και υπάρχουν πολλές ενσωματωμένες συντομεύσεις πληκτρολογίου για Microsoft Excel Ωστόσο, για την καλύτερη ροή εργασίας, συνήθως χρειάζεται να επεξεργαστείτε ή να προσαρμόσετε αυτές τις συντομεύσεις ώστε να ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας.
Ευτυχώς, το Excel υποστηρίζει ορισμένες προσαρμόσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου και είμαστε εδώ για να σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε τις δικές σας.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
Μια σημείωση σχετικά με τις προεπιλεγμένες συντομεύσεις πληκτρολογίου Excel
Δυστυχώς, δεν είναι όλα τέλεια στον τομέα των προσαρμοσμένων συντομεύσεων στο Excel. Το Excel δεν παρέχει συνάρτηση για την παράκαμψη τυπικών συντομεύσεων, επομένως δεν μπορείτε να εκχωρήσετε ένα κλειδί συντόμευσης σε κάτι που υπάρχει ήδη.
Έτσι, υπάρχουν τρεις κύριοι τύποι συντομεύσεων πληκτρολογίου:
- Τυπικές συντομογραφίες, όπως π.χ Ctrl + I Για πλάγια γράμματα, τα οποία δεν μπορείτε να αλλάξετε στο Excel.
- Συντομεύσεις άλλος , όπου πατάτε το πλήκτρο άλλος Ενεργοποιεί τις συντομεύσεις για τα στοιχεία κορδέλας. Για παράδειγμα, πατώντας το . will Alt -> N -> T Για να επιλέξετε καρτέλα Εισαγωγή στη γραμμή, ακολουθούμενη από μια επιλογή πρόγραμμα.
- Συντομεύσεις μακροεντολών, οι οποίες είναι πλήρως προσαρμόσιμες. Θα το συζητήσουμε παρακάτω.
Έτσι, ενώ δεν μπορείτε να τροποποιήσετε καμία από τις προεπιλεγμένες συντομεύσεις, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πολλές λειτουργίες στην κορδέλα ή να δημιουργήσετε μακροεντολές. Έτσι, θα χρησιμοποιήσουμε αυτές τις επιλογές για να δημιουργήσουμε προσαρμοσμένες συντομεύσεις.
1. Προσαρμοσμένες συντομεύσεις γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης
Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης (QAT) είναι μια χρήσιμη γραμμή εντολών που παραμένει πάντα στο επάνω μέρος της οθόνης σας. Από προεπιλογή, περιλαμβάνει μόνο μερικές επιλογές, όπως Αποθήκευση, Αναίρεση και Επανάληψη, τις οποίες ίσως θέλετε να καταργήσετε, καθώς διαθέτει ήδη εύκολες συντομεύσεις πληκτρολογίου. Αλλά μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες εντολές στο QAT.
Αναφέραμε ότι το αρκτικόλεξο άλλος Σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε οτιδήποτε υπάρχει στην κασέτα. Εάν πατήσετε άλλος Στη συνέχεια, θα πρέπει να παρατηρήσετε ορισμένα αναδυόμενα πλήκτρα πρόσβασης που εμφανίζονται επίσης κοντά στο QAT, δίνοντάς σας μια συντόμευση ενός βήματος για οποιαδήποτε εντολή Excel επιθυμείτε.
Για να ρυθμίσετε τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης του Excel όπως ακριβώς θέλετε, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στη δεξιά πλευρά των τρεχόντων εικονιδίων. Μπορείτε να δείτε μερικές από τις δημοφιλείς επιλογές εδώ, αλλά για μια πλήρη λίστα, θα θέλετε να επιλέξετε περισσότερες εντολές.
Αυτό ανοίγει το παράθυρο προσαρμογής, όπου θα δείτε μια λίστα με τις διαθέσιμες εντολές στο αριστερό πλαίσιο και τις τρέχουσες εντολές QAT στα δεξιά.
Προσαρμόστε τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης
Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε εντολή στο δεξί πλαίσιο και πατήστε το κουμπί "Μετακίνησηγια να το διαγράψετε ή χρησιμοποιήστε τα κουμπιά βέλους στα δεξιά του πλαισίου για να αναδιατάξετε τα τρέχοντα στοιχεία. Μόλις τελειώσετε, επιλέξτε το αριστερό πλαίσιο για να βρείτε τις νέες εντολές που θέλετε να προσθέσετε.
Από προεπιλογή, το αναπτυσσόμενο πλαίσιο εμφανίζει κοινές εντολές, αλλά μπορείτε να τις αλλάξετε σε εντολές που δεν υπάρχουν στην κορδέλα, εάν θέλετε να αποφύγετε την επανάληψη όσων υπάρχει ήδη. Μπορείτε επίσης να δείτε όλες τις εντολές, αλλά προσέξτε ότι υπάρχει μια πολύ μεγάλη λίστα.
Ρίξτε μια ματιά στη λίστα και επιλέξτε όλες τις λειτουργίες στις οποίες θέλετε να έχετε άμεση πρόσβαση. Το QAT επιτρέπει πολλές εντολές, επομένως μην φοβάστε να επιλέξετε πολλά αγαπημένα ή ακόμα και να βρείτε κάποιες νέες δυνατότητες για να δοκιμάσετε.
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ομάδες, υπάρχει μια επιλογή που ονομάζεται Σας επιτρέπει να προσθέσετε ένα διαχωριστικό μεταξύ συμβόλων. Και για να διατηρήσετε τη ρύθμιση για το μέλλον, χρησιμοποιήστε το κουμπί εισαγωγής/εξαγωγής σε αυτό το παράθυρο για να εξαγάγετε τις προσαρμογές σας.
Μόλις έχετε τα πάντα με τη σειρά που θέλετε, απλώς κάντε κλικ στο "ΕντάξειΓια να επιστρέψετε στο Excel και να χρησιμοποιήσετε το νέο και βελτιωμένο QAT. Όταν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε μία από τις λειτουργίες του, πατήστε άλλος , ακολουθούμενο από τον αριθμό εντολής, για να την εκτελέσετε αμέσως.
Αυτό είναι πολύ πιο γρήγορο από την αναζήτηση στα μενού για να βρείτε τη σωστή εντολή.
2. Δημιουργήστε μακροεντολές Excel
Οι μακροεντολές είναι μια πολύ χρήσιμη (και συχνά παραβλέπεται) δυνατότητα στο Office που σας επιτρέπει να εγγράφετε και να αναπαράγετε αυτόματα μια σειρά ενεργειών. Εάν, για παράδειγμα, δυσκολεύεστε να θυμάστε πολύπλοκες συναρτήσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή για αυτόματη εφαρμογή των συναρτήσεων σε συγκεκριμένα κελιά.
Οι μακροεντολές είναι στην πραγματικότητα απλώς κώδικας της Visual Basic που εκτελείται στο παρασκήνιο για να κάνει το Excel να εκτελεί ενέργειες, αλλά δεν χρειάζεται να γνωρίζετε πώς να προγραμματίζετε για να εκμεταλλευτείτε τις μακροεντολές.
Για να ξεκινήσετε να το χρησιμοποιείτε, ενεργοποιήστε την καρτέλα Προγραμματιστής μεταβαίνοντας στο Αρχείο -> Επιλογές Και επιλέξτε Προσαρμογή κορδέλας στο αριστερό παράθυρο. Και κάτω από τις κύριες καρτέλες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής , στη συνέχεια πιέστε Εντάξει Το να γυρίζεις.
Εγγραφή νέων μακροεντολών
Τώρα μπορείτε να εγγράψετε την πρώτη σας μακροεντολή. Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής στην κορδέλα και επιλέξτεΜακροεγγραφήστην ενότητα Κώδικας. Δώστε του ένα όνομα που θα θυμάται (δεν μπορεί να περιέχει κενά) και εκχωρήστε ένα πλήκτρο συντόμευσης που λειτουργεί για εσάς.
Το πλαίσιο συντόμευσης εμφανίζει Ctrl + ένα άλλο πλήκτρο, αλλά μπορείτε επίσης να προσθέσετε Shift σε αυτό πατώντας το ενώ είναι επιλεγμένο το πλήκτρο. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να παρακάμψετε τις τυπικές συντομεύσεις πληκτρολογίου εδώ, έτσι εάν εκτελέσετε τη μακροεντολή με Ctrl + Z Δεν θα μπορείτε πλέον να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συντόμευση για αναίρεση.
στα πλαίσια Αποθηκεύστε τη μακροεντολή μέσα , Εντοπίστε Προσωπικό Βιβλίο Εργασίας Μακροεντολής. Το Excel δημιουργεί ένα κρυφό προσωπικό βιβλίο εργασίας μακροεντολών (προσωπικό .xlsb), εάν δεν υπάρχει ήδη, και αποθηκεύει τη μακροεντολή σε αυτό το βιβλίο εργασίας, ιδανικό για τον ορισμό συντομεύσεων. Εάν θέλετε οι μακροεντολές να εκτελούνται μόνο σε ένα βιβλίο εργασίας, αλλάξτε αυτήν τη ρύθμιση σε Αυτό το βιβλίο εργασίας. Εισαγάγετε μια σύντομη περιγραφή της μακροεντολής εάν θέλετε και, στη συνέχεια, πατήστε Εντάξει.
Από εδώ, ό,τι κάνετε καταγράφεται. Οποιοδήποτε κελί επιλέγετε, οι αλλαγές γραμματοσειράς που εφαρμόζετε ή οι χαρακτήρες που πληκτρολογείτε γίνονται οι μακροεντολές σας. Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε μια μακροεντολή που επιλέγει το κελί B3, πληκτρολογήστε «test» και τη μορφοποιήσει με έντονη γραφή. Αφού εκτελέσετε ακριβώς την ενέργεια που θέλετε να καταγράψετε, επιλέξτε Διακοπή εγγραφής Στην καρτέλα Προγραμματιστής για να ολοκληρώσετε τη μακροεντολή.
Χρήση και επεξεργασία μακροεντολών
Μετά από αυτό, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις μακροεντολές από Επιλογή μακροεντολών Από την ίδια ενότητα κώδικα στην καρτέλα Προγραμματιστής. Αυτό εμφανίζει μια λίστα με τις μακροεντολές σας. Πατήστε Επεξεργασία για να προβάλετε τον κώδικα της Visual Basic για τη μακροεντολή, αν θέλετε. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι δεν καταγράφετε επιπλέον βήματα, ακόμα κι αν δεν κατανοείτε πλήρως τον προγραμματισμό.
Μόλις είστε ικανοποιημένοι, μπορείτε να πατήσετε ανά πάσα στιγμή τον συνδυασμό πλήκτρων πρόσβασης που έχετε εκχωρήσει για να εκτελέσετε τη μακροεντολή. Για να αλλάξετε αργότερα τον συνδυασμό πλήκτρων, επιλέξτε τον στη λίστα μακροεντολών και επιλέξτε Επιλογές.
Εδώ είναι μια προχωρημένη συμβουλή: Μπορείτε ακόμη και να συνδυάσετε μακροεντολές και QAT. Μόλις αποθηκευτεί μια μακροεντολή, ανοίξτε ξανά το μενού QAT και αλλάξτε το πλαίσιο ελέγχου Εντολές σε Μακροεντολές. Επιλέξτε μια μακροεντολή που δημιουργήσατε από τη λίστα και μπορείτε να την προσθέσετε στο QAT όπως και κάθε άλλη ενέργεια.
Επομένως, εάν δυσκολεύεστε να θυμηθείτε τα σύνολα συντομεύσεων των μακροεντολών, μπορείτε να τα εκτελέσετε από το QAT χρησιμοποιώντας μια συντόμευση άλλος και αριθμός.
Το τι θα κάνετε με τις μακροεντολές εξαρτάται από εσάς, αλλά υπάρχουν πολλές δυνατότητες. Σκεφτείτε οτιδήποτε κάνετε στο Excel σε τακτική βάση που θέλετε να αυτοματοποιήσετε και δοκιμάστε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή για αυτό. Η αυτοματοποίηση αυτών των κουραστικών εργασιών μπορεί να σας εξοικονομήσει ώρες.
Δημιουργήστε εύκολα προσαρμοσμένες συντομεύσεις Excel
Τώρα δεν χρειάζεται να χάνετε χρόνο Εκτελέστε επαναλαμβανόμενες εργασίες Ή αναζητήστε λίστες του Excel για να βρείτε μια συγκεκριμένη λειτουργία. Χρειάζεται λίγο για να ρυθμιστεί και όλοι θα θέλουν διαφορετικές συντομεύσεις, αλλά είναι απαραίτητες για την αποτελεσματικότητα του Excel.
Οι μακροεντολές δεν είναι τρομακτικές αφού τις χρησιμοποιήσετε και το QAT είναι καλό για όλους. Αλλά δεν κρύβει μόνο τις επιλογές εξοικονόμησης χρόνου Excel.
