Αφού άλλαξα στο Spark Mail, άρχισα να εκμεταλλεύομαι τις διάφορες λειτουργίες του για να βελτιώσω τη ροή εργασίας του email μου. Ένα χαρακτηριστικό που αξίζει να σημειωθεί ιδιαίτερα είναι οι Έξυπνοι Φάκελοι. Αυτό το εργαλείο με έχει βοηθήσει πραγματικά να διαχειρίζομαι τα εισερχόμενά μου πολύ πιο αποτελεσματικά από άλλα προγράμματα-πελάτες email που έχω χρησιμοποιήσει στο παρελθόν. Η οργάνωση των email με το Spark Mail έχει γίνει μια απρόσκοπτη και αποτελεσματική εμπειρία, εξοικονομώντας χρόνο και προσπάθεια και κάνοντας τη διαχείριση email ένα ευχάριστο μέρος της εργάσιμης ημέρας μου.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
Η χρήση των έξυπνων φακέλων στο Spark Mail από εμένα
Έξυπνοι φάκελοι σε Spark Mail Αυτοί είναι αυτοματοποιημένοι φάκελοι που οργανώνουν τα email με βάση προκαθορισμένα κριτήρια, όπως αποστολέα, λέξεις-κλειδιά θέματος και ετικέτες. Αυτοί οι φάκελοι διαφέρουν από το σύστημα ταξινόμησης του Gmail ή τους παραδοσιακούς κανόνες εισερχομένων, επειδή οι έξυπνοι φάκελοι εμφανίζουν δυναμικά τα email που ταιριάζουν με τα κριτήρια χωρίς να τα μετακινούν από τα κύρια εισερχόμενά σας.
Αυτή η λειτουργία σαρώνει τα εισερχόμενά σας για email που πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια. Ενώ το Spark φιλτράρει τα email χρησιμοποιώντας μεταδεδομένα και λέξεις-κλειδιά, δεν εκτελεί σάρωση σε βάθος περιεχομένου ή αναγνώριση περιεχομένου που βασίζεται σε τεχνητή νοημοσύνη.
Το Smart Folders είναι μια λειτουργία επί πληρωμή που απαιτεί συνδρομή και η συνδρομή κοστίζει 4.99 $ ανά μήνα όταν πληρώνεται ετησίως.
Το μεγάλο πλεονέκτημα αυτής της λειτουργίας είναι ότι τα email μπορούν να εμφανίζονται σε πολλούς έξυπνους φακέλους ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, ένα μήνυμα από έναν επικεφαλής ομάδας σχετικά με μια προθεσμία έργου θα μπορούσε να εμφανιστεί τόσο στον φάκελο "Επικεφαλής Ομάδας" όσο και στον φάκελο "Επείγον", ανάλογα με τον τρόπο δομής των φίλτρων μου.
بعد Η αντικατάστασή μου του Gmail με το Spark MailΠαρατήρησα ότι αυτή η λειτουργία αντιμετωπίζει ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που είχα με τη διαχείριση του email. Αντί να ταξινομούν χειροκίνητα εκατοντάδες μηνύματα, οι έξυπνοι φάκελοι φροντίζουν για αυτή την κουραστική εργασία. Βοηθούν επίσης στο Διατηρώντας τα εισερχόμενά σας καθαρά Ουσιαστικά. Αντί να αφήνετε τα email στα κύρια εισερχόμενά σας ή να τα αρχειοθετείτε χειροκίνητα, οι έξυπνοι φάκελοι δημιουργούν οργανωμένες προβολές χωρίς να απαιτούν συνεχή συντήρηση από μέρους μου.
Πώς μπορώ να ρυθμίσω τους Έξυπνους Φακέλους μου;
Η ρύθμιση των Έξυπνων Φακέλων απαιτεί κάποιο προγραμματισμό εκ των προτέρων, αλλά η διαδικασία είναι απλή και ξεκάθαρη. Ξεκίνησα εντοπίζοντας τους τύπους email που κατανάλωναν τον περισσότερο χρόνο και την προσοχή μου.
Ο πρώτος μου Έξυπνος Φάκελος στοχεύει στις προθεσμίες έργων από τον αρχηγό της ομάδας μου. Αυτός ο φάκελος καταγράφει αυτόματα τα email που περιέχουν λέξεις-κλειδιά όπως "προθεσμία", "ημερομηνία λήξης" ή "επείγον", ειδικά από τη διεύθυνση email του αρχηγού της ομάδας μου. Αυτό με έχει γλιτώσει από το να χάνω σημαντικά χρονοδιαγράμματα έργων που είναι θαμμένα στον καθημερινό θόρυβο των email.
Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν Έξυπνο Φάκελο στο Spark Mail:
- Ανοίξτε το Spark Mail και κάντε κλικ στο Οι τρεις γραμμές στην πλαϊνή μπάρα.
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω και επιλέξτε Περισσότερο Κάτω από φακέλους.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο + (συν) Δίπλα στην επιλογή Έξυπνοι φάκελοι για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο.
- Ονομάστε τον φάκελό σας και ορίστε τα κριτήριά σας χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα φίλτρα (αποστολέας, θέμα, λέξεις-κλειδιά κ.λπ.).
- πατήστε σώσει Για να ενεργοποιήσετε τον φάκελο.
Για τον φάκελο προθεσμιών έργου μου, συνδύασα πολλαπλούς τελεστές αναζήτησης για να καταγράψω τα σωστά μηνύματα. Χρησιμοποίησα από: [προστασία μέσω email] Για να στοχεύσω συγκεκριμένα τα email από τον επικεφαλής της ομάδας μου, πρόσθεσα στη συνέχεια θέμα: επείγον Για την καταγραφή επικοινωνιών που απαιτούν χρόνο. Ο φάκελος περιλαμβάνει επίσης: έχει: συνημμένα Επειδή οι συνοπτικές περιγραφές του έργου συχνά συνοδεύονται από υποστηρικτικά έγγραφα.
Ο δεύτερος τόμος μου επικεντρώνεται στην επικοινωνία με τους πελάτες. Φιλτράρει τα email από έναν συγκεκριμένο τομέα χρησιμοποιώντας κανόνες αποστολέα – Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν χρησιμοποιούν αυτόν τον κανόνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Αλλά θα έπρεπε. Αυτός ο φάκελος καταγράφει όλα τα μηνύματα από τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των πελατών, ανεξάρτητα από τον συγκεκριμένο αποστολέα.
Βασίζεται σε φιλτράρισμα βάσει εύρους. Έχω ρυθμίσει από: @clientdomain.com Για να καταγράψω όλα τα email από αυτόν τον οργανισμό, ανεξάρτητα από τον συγκεκριμένο αποστολέα. Πρόσθεσα επίσης cc: [προστασία μέσω email] Δεδομένου ότι η οικονομική μας ομάδα συμμετέχει στο μεγαλύτερο μέρος της αλληλογραφίας με τους πελάτες μας, αυτό με βοηθά να παρακολουθώ τις συζητήσεις τιμολόγησης.
Ο πιο σύνθετος φάκελος που δημιούργησα συνδυάζει πολλαπλά κριτήρια για email υψηλής προτεραιότητας. Περιλαμβάνει μηνύματα από στελέχη C-level, email που έχουν επισημανθεί ως επείγοντα και μηνύματα που περιέχουν λέξεις-κλειδιά που σχετίζονται με τον προϋπολογισμό. Αυτός ο φάκελος χρησιμοποιεί τη ρύθμιση "οποιαδήποτε συνθήκη", που σημαίνει ότι τα email πρέπει να πληρούν μόνο ένα κριτήριο για να εμφανιστούν.
Απαιτεί τη χρήση του ευρύτερου φάσματος προτύπων. Περιλαμβάνει: από: [προστασία μέσω email] و θέμα: προϋπολογισμός و είναι: αδιάβαστο و από: την περασμένη εβδομάδα Για να βεβαιωθώ ότι βλέπω πρόσφατες και σημαντικές συνδέσεις, πρόσθεσα επίσης: με: έγγραφα Για την καταγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν συμβάσεις ή προτάσεις που συνήθως απαιτούν άμεση προσοχή.
Κάθε Έξυπνος Φάκελος εμφανίζεται στην πλαϊνή γραμμή με ένα σήμα που δείχνει τον αριθμό των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων. Μπορείτε επίσης να ορίσετε προσαρμοσμένες ειδοποιήσεις για συγκεκριμένους φακέλους, διασφαλίζοντας ότι δεν θα χάσετε τα email που είναι πιο σημαντικά για τη ροή εργασίας σας.
Οι έξυπνοι φάκελοι έχουν καλύτερες επιδόσεις από τους παραδοσιακούς κανόνες email.
Σε αντίθεση με το σύστημα ετικετών του Gmail, το οποίο μπορεί να κατηγοριοποιήσει αυτόματα τα email, οι έξυπνοι φάκελοι του Spark παρέχουν μια κεντρική, δυναμική προβολή χωρίς την ανάγκη εφαρμογής πολλαπλών ετικετών. Και τα δύο συστήματα έχουν τα δυνατά τους σημεία ανάλογα με τη ροή εργασίας σας. Οι κανόνες του Gmail συχνά μετακινούν τα email εκτός των εισερχομένων σας εντελώς, καθιστώντας πιο δύσκολη την παρακολούθησή τους. Οι έξυπνοι φάκελοι του Spark διατηρούν τα email ορατά στα κύρια εισερχόμενά σας, ενώ ταυτόχρονα τα οργανώνουν σε σχετικές κατηγορίες.
Το Spark σάς επιτρέπει επίσης να συνδυάσετε πολλούς λογαριασμούς email σε έναν μόνο έξυπνο φάκελο. Εάν διαχειρίζεστε τόσο επαγγελματικούς όσο και προσωπικούς λογαριασμούς, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν μόνο φάκελο "Τιμολόγια" που καταγράφει οικονομικά email από όλους τους λογαριασμούς σας ταυτόχρονα. Αυτή η λειτουργία σας εξοικονομεί χρόνο και κόπο από τον έλεγχο κάθε λογαριασμού ξεχωριστά.
Η επεξεργασία έξυπνων φακέλων είναι επίσης απλή σε σύγκριση με Διαχείριση εισερχομένων χρησιμοποιώντας κανόνες του Outlook, το οποίο περιέχει πιο σύνθετη λογική υπό όρους. Αλλάξτε μία παράμετρο σε έναν έξυπνο φάκελο και ολόκληρος ο φάκελος ενημερώνεται αμέσως. Αυτό καθιστά τη διαχείριση email πιο ευέλικτη και αποτελεσματική.
Οι έξυπνοι φάκελοι εξαλείφουν το νοητικό βάρος της απόφασης για το αν θα αρχειοθετήσετε, θα κατηγοριοποιήσετε ή θα αφήσετε τα email σας στα εισερχόμενά σας. Όλα παραμένουν εύκολα προσβάσιμα, ενώ παράλληλα οργανώνονται αυτόματα με βάση τις ανάγκες της ροής εργασίας σας, αντί να βρίσκονται σε ένα γεμάτο σύστημα αρχειοθέτησης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εστιάσετε καλύτερα στους τύπους πληροφοριών που πρέπει να παρακολουθείτε. έξυπνους φακέλους Μια αποτελεσματική λύση για την οργάνωση του email και την αύξηση της παραγωγικότητας.
