Το Slack έχει πολλά από τα χαρακτηριστικά που το έχουν καταστήσει την εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων και μηνυμάτων της επιλογής στον σύγχρονο χώρο εργασίας, όπως ενσωμάτωση τρίτων, υποστήριξη εμπλουτισμένων μέσων και επιλογές προσαρμογής, για να αναφέρουμε μερικές.
Ωστόσο, όλα εξαρτώνται από το πώς χρησιμοποιείτε το Slack. Όταν χρησιμοποιείται σωστά, το Slack μπορεί να είναι μια ανεκτίμητη επιλογή για επικοινωνία και συνεργασία. Και όταν γίνεται κατάχρηση, γίνεται κατάρα για την ύπαρξή σου. Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε ορισμένες συμβουλές συμπεριφοράς του Slack που θα σας βοηθήσουν να ενισχύσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας. Επαληθεύω Κορυφαίες συμβουλές για τη διαχείριση του Slack Channel για την ομάδα σας.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Απαντήστε σε νήματα
Τα νήματα είναι εξαιρετικά για συζητήσεις και συνεργασία έργων σε ένα ομαδικό κανάλι. Τα μέλη μπορούν να ζητήσουν διευκρίνιση ή να μοιράζονται ιδέες ελεύθερα χωρίς να απενεργοποιούν τη σημαία που δεν έχει αναγνωσθεί για οποιονδήποτε άλλο στο κανάλι για να αποφύγει τον συνωστισμό στο κύριο κανάλι. Αυτό είναι αποτελεσματικό όταν έχετε πολλά άτομα σε ένα κανάλι που συμμετέχουν σε πολλές συζητήσεις που μπορεί γρήγορα να γίνει δύσκολο να παρακολουθήσετε.
Όταν απαντάτε σε ένα νήμα, το μήνυμά σας εμφανίζεται ένθετο μέσα στο αρχικό μήνυμα, διευκολύνοντας τα μέλη της ομάδας σας να παρακολουθήσουν τη συγκεκριμένη συνομιλία.
Απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο Απάντηση στο νήμα στην επάνω δεξιά γωνία του μηνύματος στο οποίο θέλετε να απαντήσετε.
Χρησιμοποιήστε τα νήματα συνομιλίας κάθε φορά που θέλετε να έχετε μια συνεχή συνομιλία, διατηρώντας παράλληλα καθαρή την περιοχή του κύριου καναλιού.
2. Γράψτε ό,τι χρειάζεστε σε ένα μήνυμα
Λάβετε υπόψη ότι κάθε φορά που στέλνετε ένα άμεσο μήνυμα στους συναδέλφους σας, λαμβάνουν μια ειδοποίηση που μπορεί να είναι ενοχλητική. Ο διαχωρισμός των σκέψεών σας σε διαφορετικά μηνύματα οδηγεί σε πολλαπλές ειδοποιήσεις, αλλάζει το πλαίσιο και μειώνει την παραγωγικότητα.
Για παράδειγμα, η αποστολή "Hello" ακολουθούμενη από "Τι συμβαίνει;" Στη συνέχεια, η φράση «Ελπίζω να είσαι καλά» σημαίνει ότι ο απομακρυσμένος συνάδελφός σου θα έχει τρεις πιθανότητες να τον αποσπάσει από τη δουλειά του όσο περιμένεις να γράψεις το σημαντικό γράμμα.
Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να γράψετε την άποψή σας σε ένα άμεσο μήνυμα και να το στείλετε ταυτόχρονα. Προσπαθήστε να είστε σύντομοι στα μηνύματά σας για να αποφύγετε τη σύγχυση ή τις αλληλεπιδράσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τελείες και αριθμούς για να οργανώσετε το μήνυμά σας εάν είναι πολύ μεγάλο.
Χρησιμοποιήστε emoji, λίστες με κουκκίδες και σχέδια με έντονα και πλάγια γράμματα για να επισημάνετε επικεφαλίδες και κύρια σημεία σε μεγάλα μηνύματα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ανακοινώσεις ή περιλήψεις συναντήσεων.
Με αυτόν τον τρόπο, ο συνάδελφός σας λαμβάνει μία μόνο ειδοποίηση και μπορεί να απαντήσει με μία κίνηση, αντί να χρειάζεται να σταματήσει αυτό που κάνει πολλές φορές για να απαντήσει στα μηνύματά σας. Επαληθεύω Πώς να καλωσορίζετε αυτόματα νέα μέλη με το πρόγραμμα δημιουργίας ροής εργασιών του Slack.
3. Να γνωρίζετε τις ζώνες ώρας
Η παραγωγική εργασία με μια ομάδα που είναι κατανεμημένη σε διαφορετικές ζώνες ώρας μπορεί να είναι προκλητική. Όσον αφορά την ανταλλαγή μηνυμάτων, πρέπει να γνωρίζετε πότε υπάρχουν άνθρωποι γύρω σας για να αποφύγετε να τον ενοχλήσετε κατά τον ελεύθερο χρόνο του.
Γενικά, προσπαθήστε να αποφύγετε να στέλνετε μηνύματα σε άτομα εκτός των ωρών εργασίας τους, εκτός εάν είναι απολύτως απαραίτητο. Ευτυχώς, μπορείτε να προσαρμόσετε το πρόγραμμα ειδοποιήσεών σας στο Slack.
Για να ορίσετε το πρόγραμμα ειδοποιήσεων, κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας στην επάνω δεξιά γωνία της διεπαφής Slack και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προτιμήσεις -> Ειδοποιήσεις. Από εκεί, μπορείτε να επιλέξετε τις ώρες που θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις και ακόμη και να ρυθμίσετε τις ώρες λειτουργίας Do Not Disturb.
Επιπλέον, μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε τα μηνύματα που θα σταλούν αργότερα (κατά τις ώρες εργασίας του συναδέλφου σας). Αυτός είναι ένας πιο πρακτικός τρόπος για να στείλετε μηνύματα σε έναν απομακρυσμένο συνάδελφο που δεν είναι προς το παρόν διαθέσιμο. Αφού πληκτρολογήσετε στο πεδίο μηνύματος, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το βέλος δίπλα στο κουμπί Αποστολή και επιλέξτε πότε θέλετε να στείλετε το μήνυμα.
4. Ονομάστε κατάλληλα τα κανάλια και προσθέστε περιγραφές
Η ονομασία καναλιών και η προσθήκη περιγραφών βοηθούν στην οργάνωση των πραγμάτων και διευκολύνει τους χρήστες να βρουν το κατάλληλο κανάλι για τις ανάγκες τους. Η προσθήκη περιγραφής επιλογής είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε μεγάλους οργανισμούς με πολλά κανάλια με παρόμοια ονόματα.
Για να ονομάσετε ένα κανάλι ή να προσθέσετε μια περιγραφή σε αυτό, κάντε κλικ στο όνομα του καναλιού και επιλέξτε "Λήψη λεπτομερειών καναλιού". Μόλις γίνει αυτό, είναι απαραίτητο κάθε άτομο να χρησιμοποιεί κάθε κανάλι για τον προορισμό του για να αποφευχθεί η σύγχυση. Για παράδειγμα, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε το διαφημιστικό κανάλι για πράγματα όπως ενημερώσεις εταιρείας, αντί να το χρησιμοποιείτε για περιστασιακές συνομιλίες.
5. Καρφιτσώστε σημαντικά μηνύματα σε κανάλια
Το καρφίτσωμα μηνυμάτων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρείτε σημαντικές πληροφορίες στην κορυφή ενός καναλιού. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν οι συνάδελφοί σας πρέπει να ανατρέξουν σε ένα προηγούμενο μήνυμα σε κανάλια με μεγάλη δημοσιότητα, όπου τα νέα μηνύματα μπορούν γρήγορα να προωθήσουν παλιά μηνύματα.
Για να το πετύχετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες δίπλα στο μήνυμα και επιλέξτε «Εγκατάσταση στο κανάλι». Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σελιδοδείκτες σε συνδέσμους που θέλετε να αποθηκεύσετε για αργότερα ή που πιστεύετε ότι άλλα άτομα στο κανάλι μπορεί να φανούν χρήσιμοι. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο Προσθήκη σελιδοδείκτη στην επάνω αριστερή γωνία του καναλιού.
6. Χρησιμοποιήστε τα @channel και @here κατάλληλα
Οι αναφορές @channel και @here είναι εξαιρετικές για να τραβήξουν την προσοχή των χρηστών, αλλά θα πρέπει να τις χρησιμοποιείτε με μέτρο. Κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το σύμβολο «@», ειδοποιεί ορισμένα άτομα, κάτι που μπορεί γρήγορα να γίνει ενοχλητικό και να αποσπάσει την προσοχή εάν χρησιμοποιηθεί υπερβολικά. Επιπλέον, μπορεί επίσης να χάσει την αποτελεσματικότητά του εάν οι χρήστες αδιαφορήσουν για αυτό.
Επομένως, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε αυτά τα σήματα με σύνεση και μόνο όταν είναι απαραίτητο.
Σημειώστε ότι το @channel θα ειδοποιεί όλους στο κανάλι (συμπεριλαμβανομένων των ατόμων που είναι ανενεργά εκείνη τη στιγμή), ενώ το @here θα ειδοποιεί μόνο τα άτομα που είναι ενεργά στο Slack.
Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το @channel όταν πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλοι βλέπουν το μήνυμά σας, όπως μια σημαντική ανακοίνωση σε ολόκληρη την εταιρεία. Από την άλλη πλευρά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το @here όταν χρειάζεται να λάβετε γρήγορα σχόλια για κάτι που δεν απαιτεί απαραίτητα την προσοχή όλων. Επαληθεύω Οι καλύτερες συμβουλές και κόλπα Slack για να αυξήσετε την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητά σας.
7. Μην χρησιμοποιείτε το Slack για τη διαχείριση έργων
Αν και το Slack είναι μια πλούσια σε χαρακτηριστικά πλατφόρμα που σας επιτρέπει να κάνετε πολλά πράγματα, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε ειδικά εργαλεία διαχείρισης έργων για τη διαχείριση των εργασιών σας.
Το Slack είναι ένα ισχυρό εργαλείο εσωτερικής επικοινωνίας, αλλά υπάρχουν καλύτερες επιλογές για τη διαχείριση των έργων σας. Η χρήση του Slack για τη διαχείριση των έργων σας μπορεί γρήγορα να γίνει μπερδεμένη και δύσκολο να παρακολουθείτε.
Asana و ΤΡΕΛΛΟ Εξαιρετικές εναλλακτικές που παρέχουν περισσότερες δυνατότητες και λειτουργικότητα για τη διαχείριση έργου. Επιπλέον, ενσωματώνεται άψογα με το Slack. Επαληθεύω Τα καλύτερα εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας στο χώρο εργασίας σας.
Δημιουργήστε έναν παραγωγικό και συνεργατικό χώρο εργασίας με το Slack
Μερικές φορές η υπόθεση άρρητων ή άγραφων κανόνων μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα στο μέλλον. Αφιερώνοντας χρόνο για να δημιουργήσετε μερικές βέλτιστες πρακτικές Slack από την αρχή, μπορείτε να γλιτώσετε από πολύ πονοκέφαλο αργότερα.
Οι παραπάνω συμβουλές μπορούν να χρησιμεύσουν ως βάση που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προσαρμόσετε τις συμπεριφορές Slack για τον οργανισμό σας και να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το ισχυρό εργαλείο επικοινωνίας. Μπορείς να δεις Πώς να εγκαταστήσετε και να διαχειριστείτε εφαρμογές Slack.
