8 Εναλλακτικοί και Βελτιωμένοι Τρόποι Αναζήτησης Αρχείων στο Google Drive: Παράκαμψη Τρεχόντων Περιορισμών

Το Google Drive είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την αποθήκευση και την κοινή χρήση αρχείων, αλλά η εύρεση του ακριβούς αρχείου που χρειάζεστε μπορεί μερικές φορές να είναι δύσκολη, ειδικά αν δεν μπορείτε να θυμηθείτε το όνομά του. Ευτυχώς, υπάρχουν πιο έξυπνοι τρόποι για να αναζητήσετε, να φιλτράρετε και να πλοηγηθείτε στα αρχεία σας στο Drive, ώστε να μπορείτε να βρείτε ακριβώς αυτό που ψάχνετε—γρήγορα.

7. Φιλτράρετε αρχεία κατά τύπο για να βρείτε γρήγορα αυτό που χρειάζεστε.

PDF, Έγγραφα και Υπολογιστικά Φύλλα—βρείτε τα στη στιγμή

Ένας απλός και αποτελεσματικός τρόπος για να περιορίσετε τα αποτελέσματα αναζήτησης στο Google Drive είναι να κάνετε αναζήτηση ανά τύπο αρχείου. Αντί να κάνετε κύλιση σε μια μακρά λίστα αποτελεσμάτων, μπορείτε να ζητήσετε από το Google Drive να εστιάσει στον συγκεκριμένο τύπο αρχείου που αναζητάτε.

Το Google Drive σάς επιτρέπει να φιλτράρετε κατά έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις, PDF, φωτογραφίες, βίντεο, ακόμη και φακέλους. Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε ότι η αναφορά που χρειάζεστε είναι σε μορφή PDF, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού. Χαρακτηριστικά Πριν ή μετά τη συγγραφή της έρευνάς σας και προσδιορίστε PDF.

Αυτό θα περιορίσει τα αποτελέσματά σας μόνο σε σχετικά αρχεία. Είναι ένα απλό κόλπο, αλλά μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο, ειδικά αν ο δίσκος σας είναι γεμάτος με παλιά έγγραφα, έργα και τυχαίες λήψεις ετών.

6. Εντοπίστε αρχεία με βάση τον κάτοχο ή την ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης

Παρακολουθήστε αρχεία με βάση τις ημερομηνίες, όχι με βάση τη μνήμη.

Μερικές φορές, το φιλτράρισμα μόνο κατά τύπο αρχείου δεν είναι αρκετό, ειδικά Όταν το Google Drive σας είναι γεμάτο Με παρόμοια αρχεία. Σε αυτό το σημείο, η αναζήτηση κατά χρήστη ή ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης μπορεί να είναι χρήσιμη.

Αν θυμάστε ποιος δημιούργησε ή κοινοποίησε το αρχείο, το αναπτυσσόμενο μενού People Είναι η καλύτερή σου φίλη. Πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω του και επιλέξτε από επιλογές όπως Όλα Ή Ιδιοκτήτης Ή Δημιουργός Ή συμμερίζονται Ή Μοιρασμένο μεΑυτό θα περιορίσει τα αποτελέσματά σας σε αρχεία που σχετίζονται με αυτό το συγκεκριμένο άτομο και θα σας διευκολύνει να εντοπίσετε ό,τι χρειάζεστε.

Ένας άλλος ισχυρός τρόπος για να μειώσετε τα άσχετα αποτελέσματα είναι να φιλτράρετε τα αρχεία με βάση την ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης. Μπορείτε να αναζητήσετε αρχεία που τροποποιήθηκαν τις τελευταίες 7 ημέρες, 30 ημέρες, ένα συγκεκριμένο έτος ή ακόμα και να ορίσετε ένα προσαρμοσμένο εύρος ημερομηνιών. Αυτό είναι ιδανικό όταν θυμάστε περίπου πότε εργαστήκατε τελευταία φορά σε ένα αρχείο, αλλά δεν μπορείτε να θυμηθείτε τον τίτλο.

5. Αναζητήστε μέσα στα αρχεία για να βρείτε ακριβώς αυτό που ψάχνετε.

Παράκαμψη ονομάτων αρχείων

Ακόμα κι αν δυσκολεύεστε να θυμηθείτε το όνομα ενός αρχείου, πιθανότατα μπορείτε να θυμηθείτε μια λέξη ή φράση που περιέχει. Τα καλά νέα είναι ότι η γραμμή αναζήτησης στο Google Drive μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε το αρχείο με βάση αυτό. Μπορεί να σαρώσει το περιεχόμενο εγγράφων, υπολογιστικών φύλλων και παρουσιάσεων για να εντοπίσει λέξεις ή φράσεις που θυμάστε.

Για παράδειγμα, αν γνωρίζετε ότι μια αναφορά αναφέρει Πρόβλεψη πωλήσεων τρίτου τριμήνουΜπορείτε να πληκτρολογήσετε αυτήν τη φράση στη γραμμή αναζήτησης. Το Google Drive θα εμφανίσει κάθε αρχείο που περιέχει αυτές τις λέξεις. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί με όλους τους τύπους αρχείων κειμένου, συμπεριλαμβανομένων των Εγγράφων Google, των Υπολογιστικών Φύλλων Google, των Παρουσιάσεων Google, των PDF και άλλων.

Μπορείτε να το συνδυάσετε αυτό με άλλα φίλτρα, όπως τύπο αρχείου, χρήστη ή ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης. Ξαφνικά, η εύρεση αυτού του δυσεύρετου αρχείου γίνεται λιγότερο σαν να ψάχνετε για βελόνα στα άχυρα και περισσότερο σαν να πλοηγείστε απευθείας στη σωστή σελίδα σε έναν καλά οργανωμένο φάκελο.

4. Εξοικειωθείτε με τα εργαλεία προηγμένης αναζήτησης του Google Drive

Η προηγμένη αναζήτηση δεν είναι τρομακτική.

Τις περισσότερες φορές, τα βασικά φίλτρα αναζήτησης είναι αρκετά για να βρείτε αυτό που ψάχνετε. Αλλά όταν δεν είναι, η σύνθετη αναζήτηση του Google Drive σας καλύπτει. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προχωρημένη Αναζήτηση Δίπλα στη γραμμή αναζήτησης, θα μπορείτε να συνδυάσετε όλα τα φίλτρα σας σε ένα μέρος.

Από αυτήν τη λίστα, μπορείτε να περιορίσετε την αναζήτησή σας κατά τύπο αρχείου, κάτοχο, τοποθεσία, ημερομηνία τροποποίησης ή ακόμα και λέξεις-κλειδιά μέσα σε αρχεία. Αυτό είναι ιδανικό για περιπτώσεις όπου θυμάστε ορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με ένα αρχείο αλλά όχι το ακριβές του όνομα.

Η σύνθετη αναζήτηση προσφέρει επίσης πιο εξειδικευμένες επιλογές, όπως εγκρίσεις, ηλεκτρονικές υπογραφές και παρακολούθηση, κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν το Google Drive σας είναι γεμάτο με συνεργατικά έργα. Όσο περισσότερες λεπτομέρειες προσθέσετε, τόσο πιο γρήγορα θα βρείτε αυτό που ψάχνετε.

3. Χρήση τελεστών αναζήτησης

Μετατρέψτε τις λέξεις-κλειδιά σε υπερδυνάμεις αναζήτησης

Όπως ακριβώς και το Gmail, έτσι και το Google Drive υποστηρίζει τελεστές Boolean. Αν δεν προτιμάτε την πλοήγηση στα μενού, μπορείτε να πληκτρολογήσετε συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά στη γραμμή αναζήτησης για να λάβετε πολύ ακριβή αποτελέσματα.

Για παράδειγμα, η συγγραφή τύπος: pdf Θα εμφανίζονται μόνο αρχεία PDF, ενώ κάτοχος:εγώ Τα αποτελέσματα θα περιορίζονται στα αρχεία που έχετε στην κατοχή σας. Εάν θυμάστε κάτι από τη διεύθυνση, χρησιμοποιήστε Τίτλος: ακολουθούμενη από τη λέξη-κλειδί. Μπορείτε επίσης να κάνετε αναζήτηση με λέξεις μέσα στο αρχείο χρησιμοποιώντας τον τελεστή περιεχόμενο:Η πραγματική μαγεία έγκειται στον συνδυασμό αυτών των τελεστών, για παράδειγμα, τύπος:docx κάτοχος:me περιεχόμενο:ρουτίνα Για να βρείτε έγγραφα Word που έχετε δημιουργήσει και τα οποία περιέχουν τη λέξη "ρουτίνα".

Αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα. Υπάρχουν πολλοί άλλοι τελεστές που αναφέρονται στο Σελίδα βοήθειας του Google DriveΜπορεί να χρειαστεί λίγη εξάσκηση για να το συνηθίσετε, αλλά μόλις το κάνετε, η εύρεση του συγκεκριμένου αρχείου που χρειάζεστε θα σας πάρει πολύ λιγότερο χρόνο.

2. Πρόσβαση σε αρχεία μέσω των φακέλων "Πρόσφατα" και "Με αστέρι"

Η συντόμευσή σας για τα αρχεία που χρησιμοποιείτε πιο συχνά

Μερικές φορές, ο πιο γρήγορος τρόπος για να βρείτε ένα αρχείο είναι να μην κάνετε καθόλου αναζήτηση. Οι φάκελοι "Πρόσφατα" και "Με αστέρι" συχνά παραβλέπονται, αλλά μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο.

Ο φάκελος "Πρόσφατα" στο Google Drive παραθέτει τα αρχεία που ανοίξατε ή τροποποιήσατε πρόσφατα, καθιστώντας τον ιδανικό όταν εργάζεστε σε νέα έργα και δεν μπορείτε να θυμηθείτε το ακριβές όνομα του αρχείου.

Κάντε κλικ στην καρτέλα τελευταίος Από το αριστερό παράθυρο, θα δείτε μια χρονολογική λίστα με τα αρχεία στα οποία αποκτήσατε πρόσβαση σήμερα, χθες, νωρίτερα αυτήν την εβδομάδα ή ακόμα και νωρίτερα αυτόν τον μήνα. Μπορείτε επίσης να βελτιώσετε τη λίστα χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού για να φιλτράρετε κατά τύπο αρχείου, κάτοχο ή ημερομηνία τροποποίησης, βοηθώντας σας να εστιάσετε πιο γρήγορα.

Μια άλλη χρήσιμη λειτουργία είναι ο φάκελος με αστέρι. Εάν υπάρχουν αρχεία που χρειάζεστε συχνά—όπως μια μηνιαία αναφορά, μια ομαδική παρουσίαση ή ένα έγγραφο αναφοράς—μπορείτε να τα προσθέσετε σε αυτά με αστέρι για εύκολη πρόσβαση. Επιπλέον, φυσικά, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε φακέλους και να χρησιμοποιήσετε χρωματική κωδικοποίηση για να Διατηρώντας τα αρχεία σας στο Google Drive οργανωμένα.

1. Αναζήτηση απευθείας από τη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησης

Παράλειψη επιπλέον κλικ

Δεν χρειάζεται πάντα να ανοίγετε το Google Drive για να ξεκινήσετε μια αναζήτηση. Τα περισσότερα προγράμματα περιήγησης σάς επιτρέπουν αναζήτηση μέσα Τα αρχεία σας στο Drive απευθείας από τη γραμμή διευθύνσεωνΜε αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ανοίξετε μια νέα καρτέλα και να πληκτρολογήσετε @Οδηγώ Ακολουθείται από το όνομα αρχείου ή τη λέξη-κλειδί στη γραμμή διευθύνσεων και μεταβαίνετε απευθείας στα αποτελέσματα.

Στο Chrome, μπορείτε να το ρυθμίσετε αυτό μεταβαίνοντας στο Ρυθμίσεις > Μηχανή αναζήτησης > Διαχείριση μηχανών αναζήτησης και αναζητήσεων σε ιστότοπους. εντός του τμήματος Αναζήτηση ιστότοπων, Κάντε κλικ πρόσθεση. Εισαγω Google Drive Ως όνομα για τη μηχανή αναζήτησης, @Οδηγώ Ως συντόμευση, επικολλήστε την ακόλουθη διεύθυνση στο πεδίο URL.

https: