Στον σημερινό κόσμο των πολυάσχολων εργασιών και υποχρεώσεων για εκπλήρωση, η οργάνωση και η διαχείριση του χρόνου για διάφορα έργα έχει καταστεί ζωτικής σημασίας. Ευτυχώς, υπάρχουν εργαλεία που βοηθούν σε αυτήν την εργασία και το Microsoft To Do είναι ένα από αυτά. Αν ψάχνετε έναν τρόπο να οργανώσετε τις εργασίες σας αποτελεσματικά και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας, έχετε βρει το σωστό μέρος.
Το Microsoft To Do είναι μια ισχυρή εφαρμογή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε και να οργανώσετε αποτελεσματικά τις λίστες υποχρεώσεων. Αλλά έχετε προσπαθήσει ποτέ να το αυτοματοποιήσετε για να αυξήσετε ακόμη περισσότερο την παραγωγικότητά σας; IFTTT — «If This, That» είναι μια υπηρεσία χωρίς κώδικα για την αυτοματοποίηση εργασιών. Με το IFTTT, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη δημιουργία, την ολοκλήρωση ή τον προγραμματισμό εργασιών στο Microsoft To Do.
Είστε έτοιμοι να σταματήσετε την καθημερινή μη αυτόματη εισαγωγή και επανάληψη στο Microsoft To Do; Δείτε πώς να το κάνετε. Επαληθεύω Πώς να χρησιμοποιήσετε τις μικροεφαρμογές IFTTT με προηγμένα φίλτρα για να ενεργοποιήσετε τις εργασίες σας.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
Αυτοματοποιήστε τις ειδοποιήσεις email για νέες εργασίες Microsoft To Do
Θα χρησιμοποιήσουμε το γραφικό στοιχείο IFTTT για να αυτοματοποιήσουμε τις ειδοποιήσεις email σε καθορισμένες διευθύνσεις email κάθε φορά που δημιουργείται μια εργασία στο Microsoft To Do. Αυτή η μικροεφαρμογή θα χρησιμοποιεί μια σειρά από δύο ενέργειες:
- Η αρχική ενέργεια θα δημιουργήσει μια νέα εργασία κάθε φορά που προσθέτετε ένα συμβάν στο Ημερολόγιο Google.
- Η δεύτερη ενέργεια θα στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης για τη δημιουργία εργασιών στους καθορισμένους παραλήπτες.
Ειδοποίηση: Τουλάχιστον, θα χρειαστείτε μια συνδρομή IFTTT Pro 2.5 $/μήνα για να προσθέσετε περισσότερες από μία ενέργειες στο γραφικό στοιχείο.
Τώρα ας μάθουμε έναν καινοτόμο τρόπο για να χρησιμοποιούμε παραγωγικά το Microsoft To Do. Για να ξεκινήσετε, συνδεθείτε στον λογαριασμό σας IFTTT ή δημιουργήστε έναν λογαριασμό Ιστότοπος IFTTT Αν δεν το έχετε κάνει ήδη. Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό μέσω της εφαρμογής για κινητά στη διεύθυνση Android Ή iOS. Τα βήματα είναι παρόμοια σε όλες τις πλατφόρμες.
Στη συνέχεια, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Από τον πίνακα ελέγχου IFTTT, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία στο επάνω μέρος.
- Κάντε κλικ στο «Προσθήκη» στα αριστερά του λογότυπου.Εάν αυτό".
- Πληκτρολογήστε "Ημερολόγιο Google" στη γραμμή αναζήτησης και κάντε κλικ στο λογότυπο "Ημερολόγιο Google" μόλις εμφανιστεί.
- Από τη λίστα των καναλιών, επιλέξτε Προστέθηκε ένα νέο συμβάν.
- Εάν σας ζητηθεί, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση και ακολουθήστε την προτροπή που εμφανίζεται στην οθόνη για να συνδέσετε τον λογαριασμό σας IFTTT με τον Λογαριασμό σας Google.
- Στη συνέχεια, πατήστε Δημιουργήστε μια σκανδάλη.
- Κάντε κλικ σε «αυτά» τα μαλλιά. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε "To Do" στη γραμμή αναζήτησης. Επιλέξτε Microsoft To Do όταν το δείτε.
- Κάντε κλικ Δημιουργήστε μια εργασία στη λίστα υποχρεώσεων. Το IFTTT θα προσθέσει τον λογαριασμό Microsoft To Do από προεπιλογή.
- Μπορείτε να κάνετε κλικ Προσθήκη νέου λογαριασμού Για εναλλαγή μεταξύ λογαριασμών Microsoft.
- Να κάνω λίστα; Από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε τη λίστα εργασιών που θα λάβουν την ενεργοποίηση ημερολογίου.
- Το πεδίο κειμένου εργασίας περιέχει τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στη δημιουργημένη εργασία. Αυτή είναι η περιγραφή της εργασίας. Τα στοιχεία επισημαίνονται με γκρι χρώμα. Μπορείτε να το αφήσετε ως προεπιλογή ή να αφαιρέσετε ό,τι δεν θέλετε να συμπεριλάβετε στις λεπτομέρειες της εργασίας σας.
- Κάντε κλικ Δημιουργήστε μια δράση.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο συν (+) που βρίσκεται κάτω από το "Ωμ".
- Τύπος Gmail Στη γραμμή αναζήτησης. Κάντε κλικ στο Gmail από το αποτέλεσμα.
- Εγκατάσταση Στείλτε ένα email.
- Πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις email των ατόμων που θέλετε να ειδοποιήσετε στο πεδίο Προς. Εάν επισημάνετε περισσότερες από μία διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαχωρίστε κάθε διεύθυνση με κόμμα. Για να προσθέσετε περισσότερα άτομα, πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις email τους στα πεδία Διεύθυνση CC και Διεύθυνση BCC όπως απαιτείται. Αυτά εξυπηρετούν το σκοπό του CC και του BCC στα κανονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Αφήστε τα άλλα πεδία ως έχουν. Στη συνέχεια, κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο Create Action.
- Κάντε κλικ Να συνεχίσει.
- Τέλος, κάντε κλικ στο «Τέλος» για να ενεργοποιήσετε το widget σας.
Το γραφικό στοιχείο που δημιουργήθηκε εκτελείται τώρα στον λογαριασμό σας IFTTT. Όταν προσθέτετε ένα συμβάν στο Ημερολόγιο Google, γράφει αυτήν την εργασία στη λίστα εκκρεμών εργασιών της Microsoft και στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις διευθύνσεις που αναφέρονται με τις λεπτομέρειες της εργασίας. Αυτή είναι μια εξαιρετική συμβουλή γιαΗμερολόγιο Google«Για την ενίσχυση της παραγωγικότητας.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το IFTTT για να αντιγράψετε εργασίες στο Microsoft To Do
Μπορείτε να συν-προγραμματίσετε εργασίες από μια άλλη εφαρμογή διαχείρισης εργασιών όπως το Asana, το Trello ή το Clickup στο Microsoft To Do.
Το παρακάτω γραφικό στοιχείο θα δημιουργήσει μια νέα εργασία στο Microsoft To Do όταν σας ανατεθεί μια νέα εργασία από τον οργανισμό σας στο Asana:
- Μεταβείτε στο "Δημιουργία" στο επάνω μέρος και κάντε κλικ στο "Λογότυπο"Αυτό λοιπόν".
- Πληκτρολογήστε "Asana" στο πλαίσιο αναζήτησης και κάντε κλικ στο Asana.
- Κάντε κλικ Μια νέα εργασία σας έχει ανατεθεί σε ένα έργο. Κάντε κλικ στο Connect εάν σας ζητηθεί και ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη για να συνδέσετε το IFTTT με το Asana.
- Επιλέξτε τον λογαριασμό Asana και τον χώρο εργασίας του οργανισμού σας. Επιλέξτε το έργο που θέλετε να παρακολουθήσετε επικολλώντας τη διεύθυνση URL του στο πλαίσιο Όνομα έργου ή διεύθυνση URL.
- Κάντε κλικ Δημιουργήστε μια σκανδάλη.
- Κάντε κλικ στο λογότυποΑυτό".
- Πληκτρολογήστε "Microsoft" στο πλαίσιο αναζήτησης και επιλέξτε Microsoft To Do όταν εμφανιστεί.
- Κάντε κλικ Δημιουργήστε μια εργασία στη λίστα υποχρεώσεων.
- Επιλέξτε τη στοχευμένη λίστα Microsoft to Do στην αναπτυσσόμενη λίστα.
- Κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο Create Action.
- Κάντε κλικ Να συνεχίσει.
- Τέλος, κάντε κλικ στο Finish για να δημοσιεύσετε το widget σας.
Μόλις δημοσιευτεί, το γραφικό στοιχείο θα εκτελέσει τη ροή εργασιών Asana-Microsoft To Do με βάση τα στοιχεία σας. Αυτό μπορεί να είναι ένα χρήσιμο κόλπο Asana για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Επαληθεύω Σύγκριση προγράμματος Asana δωρεάν και επί πληρωμή: Πρέπει να κάνετε αναβάθμιση;
Πώς να αυτοματοποιήσετε ολοκληρωμένες εργασίες χρησιμοποιώντας το IFTTT
Χρησιμοποιώντας μια διαφορετική εφαρμογή IFTTT, μπορείτε να στείλετε αυτόματα email σε άτομα μόλις ολοκληρώσουν μια εργασία που έχει προστεθεί στο Microsoft To Do.
Απλώς βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε την ίδια λίστα υποχρεώσεων όπως φαίνεται παραπάνω σε αυτό το νέο γραφικό στοιχείο. Δείτε πώς να το κάνετε:
- Από τον πίνακα εργαλείων IFTTT, κάντε κλικ στο «Δημιουργία» και κάντε κλικ στο banner «Αν αυτό».
- Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε "To Do" στη γραμμή αναζήτησης και επιλέξτε Microsoft To Do όταν το δείτε.
- Στην επόμενη σελίδα, κάντε κλικ στην Εκκίνηση Η εργασία βρίσκεται στην ολοκληρωμένη λίστα.
- Βεβαιωθείτε ότι το αναπτυσσόμενο μενού έχει οριστεί στη λίστα εργασιών που χρησιμοποιείται κατά την αυτοματοποίηση της δημιουργίας εργασιών στις προηγούμενες ενότητες. Για παράδειγμα, εάν δημιουργείτε αυτόματα μια νέα εργασία σε ένα δείγμα εργασίας, επιλέξτε την ίδια εργασία για τον κανόνα.
- Κάντε κλικ στο λογότυποΑυτό» και πληκτρολογήστε «Gmail» στη γραμμή αναζήτησης. Επιλέξτε Gmail όταν το δείτε.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή email. Στη συνέχεια, συμπληρώστε αντίστοιχα τα πεδία διεύθυνσης email στην επόμενη σελίδα, διαχωρίζοντας τις διευθύνσεις email με κόμμα.
Ιχνος: Ανάλογα με τη ροή εργασίας σας, αυτά μπορεί να είναι και τα email που στείλατε όταν δημιουργήσατε την εργασία.
- Αφήστε τα άλλα πεδία ως έχουν. Στη συνέχεια κάντε κλικ Δημιουργήστε μια δράση.
- Κάντε κλικ Να συνεχίσει.
- Τέλος, κάντε κλικ στο Τέλος για να ενεργοποιήσετε το γραφικό στοιχείο Completed Tasks στο Microsoft To Do.
Όταν ολοκληρώσετε την εργασία που καθορίζεται στο Microsoft To Do, το γραφικό στοιχείο IFTTT θα στείλει μια ειδοποίηση μέσω email στις διευθύνσεις που αναφέρονται ότι το έχετε ολοκληρώσει.
Ειδοποίηση: Εκτός από αυτά τα παραδείγματα που δώσαμε παραπάνω, το IFTTT διαθέτει επίσης δημόσια γραφικά στοιχεία Microsoft To Do που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ελεύθερα. Μη διστάσετε να τα εξερευνήσετε στη γενική σελίδα Microsoft To Do IFTTT.
κοινές ερωτήσεις
Q1. Τι είναι το Microsoft To Do και τι μπορώ να κάνω με αυτό;
Το Microsoft To Do είναι μια εφαρμογή για τη δημιουργία και τη διαχείριση λιστών υποχρεώσεων. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε πολλές λίστες, να προσθέσετε εργασίες σε αυτές, να τις οργανώσετε και να ορίσετε προτεραιότητες.
Ε2. Μπορώ να χρησιμοποιήσω το Microsoft To Do σε διαφορετικά λειτουργικά συστήματα;
Ναι, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο Microsoft To Do μέσω του ιστού και των εφαρμογών που είναι διαθέσιμες για διαφορετικά λειτουργικά συστήματα όπως Windows, iOS και Android.
Ε3. Πώς μπορώ να οργανώσω καλύτερα τις λίστες υποχρεώσεων;
Μπορείτε να οργανώσετε λίστες υποχρεώσεων δημιουργώντας υπολίστες, χρησιμοποιώντας ετικέτες για να κατηγοριοποιήσετε εργασίες, αποδίδοντας σημασία σε εργασίες και ορίζοντας ημερομηνίες λήξης σε εργασίες.
Q4. Πώς μπορώ να χρησιμοποιήσω έξυπνα επαναλαμβανόμενες εργασίες;
Μπορείτε να επαναλάβετε εργασίες στο Microsoft To Do και να εκχωρήσετε επαναλαμβανόμενες ημερομηνίες λήξης με βάση τις ανάγκες σας.
5. Μπορεί το Microsoft To Do να ενσωματωθεί με άλλες εφαρμογές;
Ναι, μπορείτε να ενσωματώσετε το Microsoft To Do με άλλες εφαρμογές όπως το Microsoft Outlook και το Ημερολόγιο Google για καλύτερο αυτοματισμό. Επαληθεύω Σύγκριση Microsoft To Do και Todoist: Τι είναι καλύτερο για να παρακολουθείτε τις καθημερινές σας εργασίες;
Αυτοματοποίηση Η Microsoft να κάνει Χωρίς περιορισμούς
Το IFTTT διαθέτει περισσότερες από 700 υπηρεσίες αυτοματισμού. Ο μόνος άλλος περιορισμός είναι ότι ορισμένοι εκτοξευτές ενδέχεται να μην υποστηρίζονται ή να μην είναι ακόμη διαθέσιμοι. Παρά αυτόν τον περιορισμό, μπορείτε ακόμα να συνδέσετε δημιουργικά μονάδες γραφικών στοιχείων για να επιτύχετε τον επιθυμητό στόχο αυτοματισμού. Μπορείτε να δείτε τώρα Οι καλύτερες εναλλακτικές λύσεις IFTTT Premium που ίσως δεν έχετε ακούσει.
