Έχετε απογοητευτεί ποτέ που δεν μπορούσατε να κρατήσετε κάποιες σημειώσεις σχετικά με σημαντικές λεπτομέρειες σε μια επαγγελματική συνάντηση που παρακολουθήσατε; Αυτό μπορεί να συμβεί για διάφορους λόγους, από το να είστε πολύ απασχολημένοι ακούγοντας μέχρι να σας αποσπούν την προσοχή οι συνάδελφοί σας ή να μην έχετε εργαλεία γραφής.
Η ύπαρξη μιας ισχυρής εφαρμογής περιλήψεων συσκέψεων σάς βοηθά να καταγράφετε εύκολα σχετικές πληροφορίες στη σύσκεψη. Επαληθεύω Μερικές συμβουλές για την αποτελεσματική αξιολόγηση της απόδοσης της ομάδας σας.
Διαβάστε παρακάτω καθώς συζητάμε τα κοινά χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε σε μια εφαρμογή για τη σύνταξη περιλήψεων συσκέψεων και αποφασίστε ποιες είναι πιο αποτελεσματικές για εσάς.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
Δυνατότητες εφαρμογών για σύνταξη περίληψης σύσκεψης
Ο κύριος σκοπός της εφαρμογής σύνταξης σύνοψης συσκέψεων είναι να κρατά σημειώσεις κατά τη διάρκεια της σύσκεψης χρησιμοποιώντας έξυπνες συσκευές. Μετά το τέλος της εκδήλωσης, οι πληροφορίες συνοψίζονται και αποθηκεύονται στη συσκευή για να βοηθήσουν τα μέλη της ομάδας να ενημερώνονται για όλα όσα συζητήθηκαν ή συμφωνήθηκαν.
Για παράδειγμα, μπορείτε να φτιάξετε Προπαρασκευαστική συνάντηση του έργου Καταγράψτε λεπτομέρειες σύσκεψης με ένα ισχυρό εργαλείο σύνοψης συσκέψεων. Οι περισσότερες από αυτές τις εφαρμογές διαθέτουν ορισμένες δυνατότητες που κάνουν την τεκμηρίωση ευκολότερη και πιο προσιτή. Αυτά τα χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν:
1. Καλή διεπαφή χρήστη
Η ισχυρή διεπαφή εφαρμογής σύνοψης συσκέψεων είναι εύκολη στην πρόσβαση χωρίς περιπλοκές. Η ύπαρξη καλών διεπαφών χρήστη προάγει τη γρήγορη πλοήγηση τόσο για προχωρημένους όσο και για μη γνώστες της τεχνολογίας. Δεδομένου ότι η σύνταξη περιλήψεων συσκέψεων θα πρέπει να είναι γρήγορη, ο χρήστης δεν πρέπει να χάνει χρόνο για να καταλάβει πού βρίσκονται τα στοιχεία στην εφαρμογή.
Μια καλή εφαρμογή σύνοψης συσκέψεων έχει επίσης σχεδιαστεί για να σας επιτρέπει να οργανώνετε παραγωγικές εικονικές συσκέψεις, ενώ σημειώνετε όλα όσα συζητήθηκαν.
2. Επαρκής ανάθεση λεπτομερειών
Οι περισσότερες από αυτές τις εφαρμογές έχουν επαρκή βαθμολογία λογοδοσίας. Αυτό περιλαμβάνει τον τίτλο, την ημερομηνία, την ημερήσια διάταξη και τη διάρκεια της συνεδρίασης, καθώς και τον τόπο διεξαγωγής της. Αυτές οι δυνατότητες διευκολύνουν την τεκμηρίωση νέων και υπαρχουσών συσκέψεων για γρήγορα αποτελέσματα. Επαληθεύω Τα καλύτερα δωρεάν εργαλεία διαδικτυακής συνάντησης για να συνεργαστείτε με την ομάδα σας.
3. Προσθέστε μέλη της ομάδας
Καθώς οι ομάδες συνεργάζονται, μια αποτελεσματική εφαρμογή για τη σύνταξη περιλήψεων συσκέψεων επιτρέπει την προσθήκη πολλών χρηστών για την παροχή πληροφοριών. Οποιοσδήποτε έχει λάβει πρόσβαση στο έγγραφο μπορεί να δει και να διαβάσει τη σύσκεψη και να κάνει αλλαγές σε αυτήν, εάν είναι απαραίτητο. Χαρακτηριστικά όπως αυτό εμποδίζουν την ανάγκη εκτύπωσης έντυπων αντιγράφων της τελευταίας συνάντησης της ομάδας σας.
4. Ενοποίηση με άλλες εφαρμογές
Ένα άλλο πλεονέκτημα που έχουν ορισμένες από αυτές τις εφαρμογές είναι ότι μπορούν να συνδυαστούν με άλλες εφαρμογές παραγωγικότητας. Μπορείτε να προσθέσετε εφαρμογές όπως το Zoom, το iCal, το Ημερολόγιο Google και μερικές άλλες για να χρησιμεύσουν ως εξαιρετικό εργαλείο για υπενθυμίσεις, πρόγραμμα συσκέψεων ή επαναπρογραμματισμό.
Μερικές από τις εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να γράψετε μια αποτελεσματική σύνοψη σύσκεψης
Υπάρχουν μόνο τόσα λίγα που μπορεί να θυμηθεί ο ανθρώπινος νους, ειδικά με τόσα πολλά πράγματα να σκεφτεί. Η χρήση της σωστής εφαρμογής σύνοψης συσκέψεων για τις συναντήσεις σας διασφαλίζει ότι δεν θα μείνουν ή θα ξεχαστούν σημαντικές πληροφορίες.
Τώρα που γνωρίζετε ορισμένες από τις λειτουργίες που θα πρέπει να είναι διαθέσιμες στις εφαρμογές σύνοψης συσκέψεων, ακολουθούν ορισμένες επιλογές που μπορείτε να εξετάσετε.
1. Υπερπλαίσιο
Σχεδιασμένο Υπερπλαίσιο Για συνεργατικές ομάδες που δεσμεύονται να επιτύχουν καθορισμένους στόχους μέσω αποτελεσματικής επικοινωνίας στις συναντήσεις.
Με το Hypercontext, μπορείτε να παρακολουθείτε κάθε λεπτό μιας συνάντησης και να αναθέσετε ευθύνες στα μέλη της ομάδας ως αρχηγός ομάδας ή διευθυντής. Βοηθά επίσης στην προώθηση υγιών συνομιλιών μεταξύ εσάς και των μελών της ομάδας σας, προτείνοντας διαφορετικές ερωτήσεις σχετικά με την ατζέντα της συνάντησης.
Εάν είστε ανώτερος διευθυντής στον χώρο εργασίας σας, το Hypercontext μπορεί να σας βοηθήσει να γεφυρώσετε το χάσμα ανάμεσα σε εσάς και τους υπαλλήλους που δεν έχουν άμεση πρόσβαση σε εσάς. Βοηθά στην καλύτερη κατανόηση των νέων εργαζομένων και εκείνων που εργάζονται εξ αποστάσεως για τη δημιουργία μιας παραγωγικής σχέσης εργασίας.
Έχετε την ευκαιρία να ενσωματώσετε το Hypercontext με άλλες εφαρμογές ή εργαλεία όπως το Google Calendar, το Slack, το Microsoft Teams, το Google Meet, το Zapier και το Outlook. Επαληθεύω Zoom Cloud Meetings vs Google Meet Comparison: Ποια είναι η καλύτερη επιλογή σας;
Τιμολόγηση:
- Δωρεάν βασικό σχέδιο.
- Η επαγγελματική έκδοση κοστίζει 5.60 $ ανά άτομο ανά μήνα για το ετήσιο πρόγραμμα και 7 $ ανά μήνα για τη μηνιαία πληρωμή.
- Η επαγγελματική έκδοση κοστίζει 8.80 $ ανά άτομο ανά μήνα για το ετήσιο πρόγραμμα και 11 $ ανά μήνα για την πληρωμή.
2. Beenote
Beenote Είναι μια εφαρμογή διαχείρισης συσκέψεων που έχει δημιουργηθεί με γνώμονα τον CEO, τον Project Manager και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου. Σας δίνει τη δυνατότητα να τεκμηριώσετε τα διάφορα στάδια των συναντήσεων. Αυτό εκτείνεται από τη φάση έναρξης έως τον προγραμματισμό, τη δράση και την παρακολούθηση.
Το Beenote σάς επιτρέπει να ξεκινήσετε μια ενεργή συνεργασία μεταξύ εσάς και των συμμετεχόντων σας (υπαλλήλων) χωρίς την ανάγκη σωματικής επαφής. Σας επιτρέπει επίσης να κρατάτε σημειώσεις, αποφάσεις και συλλογικές εργασίες κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, οι οποίες θα ενσωματώνονται αυτόματα στα πρακτικά της συνεδρίασης.
Μπορείτε να παρακολουθείτε αποτελεσματικά την πρόοδο των μελών της ομάδας κατά τη διάρκεια του έργου για υπευθυνότητα.
Τιμολόγηση:
- Η πληρωμή εξαρτάται από τον αριθμό των χρηστών.
- Η πληρωμή υπολογίζεται μηνιαία, αλλά με ετήσιο λογαριασμό.
- Κάθε πακέτο έχει μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδο.
3. nΕργασία
nΕργασία Είναι μια παραγωγική εφαρμογή διαχείρισης έργου που διαθέτει πολλές δυνατότητες διαχείρισης ομάδας, όπως διαχείριση συσκέψεων, διαχείριση εργασιών, διαχείριση κινδύνου, παρακολούθηση χρόνου και παρακολούθηση προβλημάτων.
Με το nTask, μπορείτε να προγραμματίζετε και να διαχειρίζεστε απρόσκοπτα συναντήσεις με την ομάδα σας εν κινήσει, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών. Μπορείτε να διορθώσετε την ατζέντα της συνάντησης, να καταγράψετε σημεία συζήτησης, να δημιουργήσετε επακόλουθες ενέργειες και να δημιουργήσετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις.
Κατά τη διαδικασία εγγραφής, οι λεπτομέρειες προετοιμασίας της συνάντησης επιτρέπεται να εκτιμηθούν και να επανεξεταστούν πριν από τη δημοσίευσή τους. Αυτό διασφαλίζει ότι εσείς και η ομάδα σας είστε στην ίδια σελίδα σχετικά με τις λεπτομέρειες της συνάντησης.
Ένα άλλο αξιοσημείωτο χαρακτηριστικό του nTask είναι ότι σας δίνει την επιλογή να στείλετε με email τα πρακτικά της συνάντησής σας σε συμμετέχοντες ή μέλη της ομάδας που δεν ανήκουν στους πίνακές σας nTask.
Τιμολόγηση:
- Έχει ένα βασικό δωρεάν πρόγραμμα.
- Το πρόγραμμα premium κοστίζει 3 $ ανά χρήστη ανά μήνα.
- Το επιχειρηματικό σχέδιο είναι προσβάσιμο με 8 $ ανά μήνα ανά χρήστη.
Επαληθεύω Οι καλύτερες συμβουλές για την αποτελεσματική διαχείριση των απομακρυσμένων μελών της ομάδας.
4. Μαγικά λεπτά
Προμηθεύω Μαγικά λεπτά Μια πλατφόρμα όπου μπορείτε να κρατάτε σημειώσεις πρακτικών συσκέψεων και να δημιουργείτε εργασίες που μπορούν να ανατεθούν σε μέλη της ομάδας με προγραμματισμένες ημερομηνίες και επεξηγήσεις.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ατζέντα επί τόπου ή να ρυθμίσετε μια εκ των προτέρων για να διασφαλίσετε ότι οι συναντήσεις σας είναι εστιασμένες χωρίς περισπασμούς. Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε φωτογραφίες ή στιγμιότυπα οθόνης στα λεπτά σας για να κάνετε τα πράγματα πιο κατανοητά — αυτό σας βοηθά να εστιάσετε στα σημεία σας και να απαθανατίσετε τις στιγμές της συνεδρίας στον πίνακα.
Μετά τη συνάντησή σας, το ιστορικό των διαλέξεών σας μπορεί να αποσταλεί μέσω email στα μέλη ή να προβληθεί απευθείας στον πίνακα εργαλείων όταν χρησιμοποιείτε το Magic Minutes. Για να βεβαιωθείτε ότι ο σκοπός της συνάντησης είναι επινοητικός, μπορείτε να δημιουργήσετε μια συνέχεια της σύσκεψης. Κάντε κλικ στο απλό κουμπί για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα. Όλα τα μέλη θα προσκληθούν και θα ζητηθούν επίσης αναφορές εάν είναι απαραίτητο. Επαληθεύω Οι καλύτερες εφαρμογές λευκού πίνακα για Android και iOS.
Τιμολόγηση:
- Το Magic Minutes προσφέρει ένα δωρεάν σχέδιο στους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Μπορεί να προβάλλει και να εκτελεί λειτουργίες, αλλά δεν μπορεί να δημιουργήσει ή να εκτελέσει συσκέψεις.
- Το premium πρόγραμμα κοστίζει 12 £ το μήνα ανά χρήστη.
- Το επιχειρηματικό σχέδιο κοστίζει 6 £ το μήνα ανά χρήστη
5. MeetingBooster
Τι κάνει Ενίσχυση συνάντησης Το μοναδικό είναι ότι συγκεντρώνει τα πάντα στα πρακτικά συνεδρίασης. Παρέχει δυνατότητες αναζήτησης και συγχώνευσης που σας επιτρέπουν να αναζητάτε συγκεκριμένα λεπτά σύσκεψης και να επιλέγετε θέματα, σημειώσεις ή εργασίες. Στη συνέχεια, μπορείτε να συνδυάσετε τα αποτελέσματα σε ένα ολοκληρωμένο έγγραφο. Αυτό κάνει τη διαδικασία αξιολόγησης εύκολη και αυξάνει την αποτελεσματικότητα των συναντήσεών σας.
Τιμολόγηση:
- Προσφέρεται δωρεάν δοκιμή. Οι χρήστες μπορούν στη συνέχεια να επιλέξουν μια πληρωμένη επιλογή.
Γράψτε αποτελεσματικές περιλήψεις συνεδριάσεων για αναφορά
Οι συναντήσεις είναι κρίσιμα γεγονότα κατά τη διάρκεια των οποίων λαμβάνονται σημαντικές αποφάσεις και τίθενται σε εφαρμογή σχέδια. Είναι απαραίτητο να γράψετε τα σημεία που συζητήθηκαν για αναφορά. Διαφορετικά, τα μέλη της ομάδας μπορεί να καταλήξουν να παρέχουν αντικρουόμενες πληροφορίες ή ιδέες αργότερα στην εξέλιξη.
Για να διασφαλίσετε τη σωστή παρακολούθηση της σύσκεψης, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε την κατάλληλη εφαρμογή σύνοψης συνάντησης για να καταγράψετε και να συνοψίσετε αποτελεσματικά τις σχετικές πληροφορίες. Επαληθεύω Οι καλύτερες εφαρμογές και εργαλεία για τον προγραμματισμό συσκέψεων και προγραμματισμού ραντεβού.
