Πώς να δημιουργήσετε και να εκτελέσετε μακροεντολές στο Microsoft Word

Εάν χρησιμοποιείτε πολύ το Microsoft Word για να κάνετε τα πράγματα και βρίσκεστε να κάνετε τα ίδια πράγματα ξανά και ξανά, ίσως να θέλετε να σκεφτείτε Δημιουργήστε μια μακροεντολή. Το Macro είναι ένα ακρωνύμιο για το macroinstruction, που σημαίνει μια σειρά από οδηγίες για την ολοκλήρωση μιας εργασίας.

Στο Word, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε εργασίες που χρησιμοποιούνται συχνά δημιουργώντας και εκτελώντας μακροεντολές. Μια μακροεντολή είναι μια σειρά από εντολές και οδηγίες που ομαδοποιείτε ως μια ενιαία εντολή για να εκτελέσετε μια εργασία αυτόματα.

Για να εξοικονομήσετε χρόνο σε επαναλαμβανόμενες εργασίες, μπορείτε να ομαδοποιήσετε τα βήματα σε μια μακροεντολή. Θα καταγράψετε πρώτα τη μακροεντολή. Στη συνέχεια, μπορείτε να εκτελέσετε τη μακροεντολή κάνοντας κλικ σε ένα κουμπί στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατώντας ένα συνδυασμό πλήκτρων. Εξαρτάται από τον τρόπο ρύθμισης της μακροεντολής.

Το υπέροχο με τη δημιουργία μακροεντολών στο Word είναι ότι δεν χρειάζεται να ξέρετε πώς να προγραμματίζετε. Εάν μπορείτε να πατήσετε το κουμπί εγγραφής και διακοπής, μπορείτε να το κάνετε αυτό.

Δεν είναι επικίνδυνες οι μακροεντολές;

Έχετε ακούσει ότι οι μακροεντολές είναι κακές επειδή μπορούν να περιέχουν ιούς; Παρόλο που πρέπει να είστε προσεκτικοί σχετικά με το άνοιγμα εγγράφων του Office που έχουν δημιουργηθεί από άγνωστα άτομα, καθώς ενδέχεται να περιέχουν κακόβουλες μακροεντολές, αυτό δεν αποτελεί πρόβλημα εδώ. Είστε αυτός που θα δημιουργήσει τη μακροεντολή σας, ώστε να γνωρίζετε ότι δεν είναι ιός.

Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Word

Σε αυτό το παράδειγμα, θα δημιουργήσετε μια μακροεντολή στο Word για να εισαγάγετε την υπογραφή σας στο τέλος του εγγράφου.

• Με το Word ανοιχτό, μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή.
• Επιλέξτε το κάτω βέλος κάτω από το εικονίδιο Μακροεντολές.
• Εγκατάσταση Μακροεγγραφή… Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο.

• Στο πεδίο Όνομα μακροεντολής: Εισαγάγετε ένα όνομα με νόημα για τη μακροεντολή. Δεν επιτρέπονται θέσεις. Χρησιμοποιήστε μια υπογράμμιση.
• Στην αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση μακροεντολής σε:, μπορείτε να επιλέξετε τα έγγραφα στα οποία θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μακροεντολή. Εάν επιλέξετε Όλα τα έγγραφα (Normal.dotm), η μακροεντολή θα είναι διαθέσιμη σε κάθε νέο έγγραφο του Word που δημιουργείτε από εδώ και στο εξής. Εάν επιλέξετε ένα μεμονωμένο έγγραφο, θα ισχύει μόνο για αυτό το μεμονωμένο έγγραφο. Συνήθως είναι καλύτερο να επιλέξετε "Όλα τα έγγραφα".

• Στο πεδίο Περιγραφή: Πληκτρολογήστε τι κάνει η μακροεντολή. Αυτή είναι μια απλή μακροεντολή με περιγραφικό όνομα, αλλά καθώς βελτιώνεστε στη χρήση μακροεντολών, θα κάνετε πιο περίπλοκα πράγματα, επομένως η περιγραφική είναι πάντα καλή ιδέα.
• Μπορείτε να επιλέξετε να εκχωρήσετε μια μακροεντολή είτε στο κουμπί που θα δημιουργήσετε με την επιλογή κουμπί ή πλήκτρα πρόσβασης που μπορείτε να επιλέξετε με την επιλογή πληκτρολόγιο. Υπάρχουν ήδη πολλά πλήκτρα πρόσβασης για το Word, επομένως μπορεί να είναι μια επιλογή κουμπί Αυτός είναι ο καλύτερος. Εγκατάσταση κουμπί. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο που ονομάζεται Επιλογές του Word.

• Εδώ θα αντιστοιχίσετε ένα κουμπί στη μακροεντολή στην κορδέλα του Word. Επιλέξτε Προσαρμογή κορδέλας.
• Στο αναπτυσσόμενο μενού επιλέξτε Εντολές από: Επιλέξτε Μακροεντολές. Αυτό θα μας δείξει τις μακροεντολές μας στην περιοχή κάτω από αυτές.

• Χρειάζεστε κάπου στην κασέτα για να τοποθετήσετε τη μακροεντολή. Σε αυτό το παράδειγμα, επιλέξτε Αρχική σελίδα στην περιοχή των κύριων καρτελών. Στη συνέχεια επιλέξτε μια νέα ομάδα.
• Επιλέξτε Μετονομασία για να του δώσετε ένα ουσιαστικό όνομα.
• Στο παράθυρο Μετονομασία, επιλέξτε ένα από τα εικονίδια που αντιπροσωπεύουν την ομάδα και, στη συνέχεια, εισάγετε Οι μακροεντολές μου στο πεδίο Εμφανιζόμενο όνομα.
• Εντοπίστε "Εντάξειγια να το εφαρμόσετε. Θα δείτε την αλλαγή στην περιοχή "Κύριες καρτέλες".

• Με τις νέες μακροεντολές επιλεγμένες στην περιοχή Κύριες καρτέλες, επιλέξτε Μακροεντολή Normal. NewMacros. Insert_Signature.
• Επιλέξτε Προσθήκη για να το συμπεριλάβετε σε μια ομάδα Οι μακροεντολές μου.

• Φυσικά, θα θέλετε να το μετονομάσετε. Με επιλεγμένη τη μακροεντολή στην περιοχή των κύριων καρτελών, επιλέξτε μετονομασία…
• Στο παράθυρο Μετονομασία, επιλέξτε ένα εικονίδιο και εισαγάγετε ένα απλό όνομα στο πεδίο Εμφανιζόμενο όνομα.
• Εντοπίστε "ΕντάξειΓια την υλοποίηση της αλλαγής. Θα δείτε την αλλαγή στην περιοχή "Κύριες καρτέλες".
• Εντοπίστε "Εντάξεικάτω από την περιοχή "Κύριες καρτέλες" για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία του κουμπιού για τη μακροεντολή.

• Προχωρήστε και δημιουργήστε όποια συλλογή υπογραφών θέλετε. Προσθέστε μια σάρωση της υπογραφής σας ή άλλων φωτογραφιών. ό, τι θέλεις. Όταν το κάνετε αυτό, επιλέξτε το κάτω βέλος κάτω από το εικονίδιο Μακροεντολές.
• Επιλέξτε Διακοπή εγγραφής. Αυτό είναι. Η μακροεντολή δημιουργήθηκε Εισαγωγή υπογραφής.

• Δοκιμάστε το βρίσκοντας και επιλέγοντας το κουμπί "Εισαγωγή υπογραφής" που δημιουργήσατε στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Το μπλοκ της υπογραφής σας θα πρέπει να εμφανίζεται ως δια μαγείας όπως το σχεδιάσατε.

Πώς να γράψετε μια μακροεντολή

Για τις περισσότερες μακροεντολές, η μέθοδος εγγραφής είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος δημιουργίας τους. Τελικά, θα θέλετε να κάνετε κάτι πιο περίπλοκο. Αυτό απαιτεί εγγραφή της μακροεντολής στη Visual Basic for Applications (VBA). Ας δημιουργήσουμε μια μακροεντολή που εμφανίζει τον μέσο όρο λέξεων για κάθε πρόταση για να μας βοηθήσει να γνωρίζουμε πότε λέμε τις λέξεις.

• Πρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση στην καρτέλα προγραμματιστή που είναι κρυμμένη από προεπιλογή στο Word. Στην επάνω δεξιά γωνία του Word, επιλέξτε Ενα ΑΡΧΕΙΟ.

• Κοντά στο κάτω αριστερό μέρος, επιλέξτε Επιλογές.

• Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε Προσαρμόστε την κορδέλα.
• Στη δεξιά πλευρά, βρείτε τον "Προγραμματιστή" και τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα του.
• Εγκατάσταση Εντάξει να κλείσει το παράθυρο. Θα εμφανιστεί τώρα η καρτέλα Προγραμματιστής.

• Επιλέξτε την καρτέλα Προγραμματιστής.
• εικονίδιο επιλογής Μακροεντολές.

• Εισαγάγετε ένα όνομα με νόημα στο Όνομα μακροεντολής: Αφήστε τις μακροεντολές στο: ως Κανονικό.dotm Ισχύει ακόμη και για όλα τα έγγραφα του Word. Πάντα να εισάγετε μια περιγραφή στην περιοχή Περιγραφή:.
• Εγκατάσταση κατασκευή. Θα ανοίξει το εργαλείο ανάπτυξης της Microsoft Visual Basic για εφαρμογές.

• Ο κωδικός που εμφανίζεται στα πράσινα ορθογώνια παρακάτω θα πρέπει να υπάρχει ήδη με μερικά κενά κενά ενδιάμεσα. Αντιγράψτε και επικολλήστε τον ακόλουθο κώδικα σε αυτό το διάστημα:

Dim s As Range Dim numWords As Integer Dim numSentences As Integer numSentences = 0 numWords = 0 Για κάθε s στο ActiveDocument.Sentences numSentences = numSentences + 1 numWords = numWords + s.Words.Count Επόμενο MsgBox “Μέσος όρος λέξεων ανά πρόταση” + Str(Int(numWords / numSentences)) + “Λιγότερες από 15 είναι η καλύτερη επιλογή.”

• Επιλέξτε το κουμπίεργασίαΓια να δοκιμάσετε τον κωδικό. Εάν δεν εκτελείται όπως αναμένεται, τροποποιήστε τον κώδικα ώστε να λειτουργεί όπως θέλετε.

• κουμπί επιλογής σώσει Και κλείστε το παράθυρο ανάπτυξης.

• Δημιουργήστε ένα κουμπί στην κορδέλα του Word χρησιμοποιώντας την ίδια μέθοδο που περιγράφεται στις οδηγίες Τρόπος εγγραφής μακροεντολής παραπάνω.
• Βρείτε το κουμπί που μόλις δημιουργήσατε και δοκιμάστε το.

Οι μακροεντολές δεν λειτουργούν όταν αποθηκεύω το έγγραφο του Word

Το Word αποθηκεύεται από προεπιλογή στη μορφή αρχείου docx.doc , το οποίο δεν επιτρέπει την αυτόματη εκτέλεση μακροεντολών. Εάν θέλετε να εκτελέσετε τη μακροεντολή, θα χρειαστεί να αλλάξετε τον τύπο αρχείου σε έγγραφο Word με δυνατότητα μακροεντολής (*.docm).

Αυτός ο τύπος αρχείου υπάρχει εν μέρει για την καταπολέμηση ζητημάτων ασφάλειας μακροεντολών. Εάν δείτε αυτό το αρχείο να μορφοποιείται σε ένα έγγραφο που δεν περιμένατε να λάβετε, προσέξτε.

Τι άλλο μπορώ να κάνω με τις μακροεντολές;

Μπορείτε να δημιουργήσετε μακροεντολές στο Excel, το Outlook, ακόμα και στο PowerPoint. Οτιδήποτε κάνετε αυτήν τη στιγμή με μη αυτόματο τρόπο, θα πρέπει να μπορείτε να καταγράψετε ή να γράψετε μια μακροεντολή για να το κάνετε αυτόματα. Η χρήση μακροεντολών στο Word θα κάνει το ίδιο Cool Hotkeys για Windows Αυξήστε την παραγωγικότητά σας δέκα φορές.