Οι διαδικτυακές συναντήσεις έχουν γίνει απαραίτητες στο χώρο εργασίας, είτε εργάζεστε από το σπίτι είτε στο γραφείο. Αν και είναι αναμφίβολα βολικό, καθώς μπορεί να συνδέσει ανθρώπους σε τοπικό και παγκόσμιο επίπεδο, πόσο παραγωγικοί μπορούν να είναι;
Υπάρχουν πολλές προκλήσεις που πρέπει να ξεπεραστούν για να διασφαλιστεί ότι οι διαδικτυακές συναντήσεις είναι πραγματικά αποτελεσματικές και αξίζουν τον χρόνο σας. Ευτυχώς, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πιο συνεργατικό περιβάλλον συνάντησης με το σωστό σύνολο εργαλείων.
Υπάρχουν πολλά διαφορετικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για διαδικτυακές συναντήσεις. Κάποια είναι δωρεάν και άλλα επί πληρωμή. Αλλά ανεξάρτητα από το εργαλείο που χρησιμοποιείτε, υπάρχουν μερικά βασικά εργαλεία που χρειάζεστε για να εκτελέσετε επιτυχημένες διαδικτυακές συναντήσεις. Παρακάτω, θα καλύψουμε ορισμένα βασικά εργαλεία για παραγωγικές διαδικτυακές συναντήσεις. Επαληθεύω Οι καλύτερες εναλλακτικές λύσεις δωρεάν ζουμ για διαδικτυακές τηλεδιασκέψεις και συναντήσεις.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Ζουμ για ταυτόχρονες ή άμεσες διαδικτυακές συναντήσεις
Μια παραγωγική διαδικτυακή συνάντηση δεν θα ήταν δυνατή χωρίς τη χρήση μιας από τις καλύτερες εφαρμογές τηλεδιάσκεψης για απομακρυσμένη εργασία. Με μια μεγάλη γκάμα εικονικών εργαλείων που προσφέρουν διάφορες δυνατότητες και λειτουργίες για συναντήσεις, ξεχωρίζει Zoom Με εύκολη στην πλοήγηση και απλή διεπαφή.
Αυτό δεν σημαίνει ότι το Zoom δεν διαθέτει ισχυρές δυνατότητες, καθώς προσφέρει δυνατότητες βίντεο, ήχου, εγγραφής και κοινής χρήσης οθόνης υψηλής ποιότητας.
Δεν είναι μόνο αυτό; Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Εικονικό φόντο" του Zoom για να αλλάξετε το φόντο σας, η οποία μπορεί να σας φανεί χρήσιμη εάν έχετε έναν ακατάστατο χώρο εργασίας. Το Zoom υποστηρίζει επίσης την ενοποίηση με άλλα δημοφιλή εργαλεία παραγωγικότητας όπως το Slack, το Ημερολόγιο Google και το Asana, διευκολύνοντας τη δημιουργία ενός συνεργατικού εικονικού περιβάλλοντος.
2. Ο αργαλειός για ασύγχρονες συναντήσεις
Τι συμβαίνει όταν δεν μπορείτε να συγκεντρώσετε όλους ταυτόχρονα για μια διαδικτυακή συνάντηση; Αυτή είναι μια από τις πιο κοινές προκλήσεις απομακρυσμένης εργασίας που αντιμετωπίζουν ομάδες που εργάζονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας.
Μια αποτελεσματική λύση σε αυτό το πρόβλημα μπορεί να είναι η πραγματοποίηση ασύγχρονων συναντήσεων, οι οποίες δεν απαιτούν την ταυτόχρονη σύνδεση των χρηστών. Επιπλέον, οι ασύγχρονες διαδικτυακές συναντήσεις είναι συνήθως πιο παραγωγικές καθώς μπορείτε να παρέχετε πιο προσεκτικές ανταλλαγές και συζητήσεις χωρίς διακοπή.
Ευτυχώς, υπάρχουν πολλά εργαλεία ασύγχρονων βιντεοκλήσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στις εικονικές σας συναντήσεις. Ένα από αυτά είναι Αργαλειός , το οποίο σας επιτρέπει να εγγράφετε βίντεο και να τα μοιράζεστε με τα μέλη της ομάδας σας όποτε σας βολεύει. Αυτό είναι ιδανικό για τη δημιουργία σεμιναρίων βήμα προς βήμα ή την αποστολή σχολίων στα μέλη της ομάδας χωρίς να χρειάζεται να προγραμματίσετε μια συνάντηση. Επαληθεύω Τι είναι η υπερβολή στην ψηφιακή παρουσία και πώς μπορείς να την ξεπεράσεις;
3. Krisp για την εξάλειψη του θορύβου του περιβάλλοντος κατά τη διάρκεια των συναντήσεων
Ο θόρυβος του περιβάλλοντος εμποδίζει την παραγωγικότητα του χώρου εργασίας με πολλούς τρόπους, ειδικά κατά τη διάρκεια εικονικών συναντήσεων. Είτε είναι ο σκύλος σας που γαβγίζει, το μωρό σας κλαίει, οι κατασκευές έξω από το παράθυρό σας ή οι συνάδελφοί σας συνομιλούν στο παρασκήνιο, ο θόρυβος μπορεί να αποσπά την προσοχή κατά τη διάρκεια των εικονικών συναντήσεων.
Τραγανός Είναι ένα εκπληκτικό εργαλείο ακύρωσης θορύβου με τεχνητή νοημοσύνη που μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα των διαδικτυακών σας συναντήσεων εξαλείφοντας τον ανεπιθύμητο θόρυβο του περιβάλλοντος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Krisp για να διασφαλίσετε ότι η φωνή σας είναι καθαρή, να μειώσετε τους περισπασμούς και να δημιουργήσετε ένα πιο παραγωγικό περιβάλλον εργασίας.
Επιπλέον, το Krisp είναι συμβατό με μερικά από τα πιο δημοφιλή εργαλεία διαδικτυακής επικοινωνίας, όπως το Microsoft Teams, το Zoom, το Skype και άλλα.
4. Camo για να χρησιμοποιήσετε το smartphone σας ως κάμερα web
Με την επίλυση του ακουστικού προβλήματος με τη μορφή θορύβου περιβάλλοντος, ας στρέψουμε την προσοχή μας σε ένα κοινό οπτικό ζήτημα κατά τη διάρκεια εικονικών συναντήσεων. Οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν υπολογιστές με υποτυπώδεις ενσωματωμένες κάμερες για τηλεδιάσκεψη. Camo Είναι η ιδανική επιλογή αν θέλετε να βελτιώσετε την ποιότητα των βιντεοκλήσεων σας και να φαίνεστε πιο επαγγελματίες κατά τη διάρκεια των διαδικτυακών συναντήσεων.
Εάν είστε εξοικειωμένοι με την κάμερα Continuity της Apple, η οποία επιτρέπει στους κατόχους Mac να χρησιμοποιούν το iPhone τους ως κάμερα web, η Camo κάνει το ίδιο για χρήστες macOS, Windows, iOS και Android. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κατεβάσετε το Camo στο smartphone και τον υπολογιστή σας και να αντιστοιχίσετε και τις δύο συσκευές χρησιμοποιώντας ένα καλώδιο USB ή μέσω ασύρματης σύνδεσης σαρώνοντας έναν κωδικό QR.
Μόλις γίνει σύζευξη της συσκευής σας, μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις με βάση τις προτιμήσεις σας και να αρχίσετε να τη χρησιμοποιείτε με δημοφιλείς εφαρμογές τηλεδιάσκεψης όπως το Zoom για τις διαδικτυακές σας συναντήσεις. Επαληθεύω Τα πιο συνηθισμένα τεχνικά προβλήματα της απομακρυσμένης εργασίας και πώς να τα διορθώσετε.
5. Cal Friendly για να προγραμματίσετε συναντήσεις
Μια άλλη πρόκληση που σίγουρα θα αντιμετωπίσετε είναι πώς θα κάνετε τους συναδέλφους ή τους πελάτες σας να συμμετέχουν στις διαδικτυακές σας συναντήσεις την κατάλληλη στιγμή για κάθε συμμετέχοντα; Τονίζουμε ότι αφιερώνετε πολύ χρόνο στέλνοντας email ή πραγματοποιώντας κλήσεις για να μάθετε πότε είναι η καλύτερη στιγμή για όλους. Καλέστε φιλικά Είναι μια αποτελεσματική επιλογή προγραμματισμού διαδικτυακών συναντήσεων που μπορεί να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία προγραμματισμού, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε παραγωγικές ανταλλαγές ιδεών με τους πελάτες ή τους συναδέλφους σας.
Ο προγραμματισμός συναντήσεων και εργασιών με το Cal Friendly είναι απλός. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δημιουργήσετε έναν τύπο εκδήλωσης, από ατομικές έως ομαδικές συναντήσεις. Επιλέξτε το όνομα, την τοποθεσία, την περιγραφή, τη διάρκεια και την ημερομηνία της εκδήλωσης.
Αφού εισαγάγετε όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες, μπορείτε να μοιραστείτε τον σύνδεσμο μέσω email με τους προσκεκλημένους σας για να τους επιτρέψετε να επιλέξουν την καλύτερη ώρα με βάση τη διαθεσιμότητά σας. Παρακάτω Μερικές φιλικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να γίνετε καλύτεροι στο να κάνετε ραντεβού.
6. Otter.ai για να καταγράψετε τις συναντήσεις σας
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να βεβαιωθείτε ότι οι διαδικτυακές σας συναντήσεις είναι παραγωγικές είναι να καταγράψετε όλα τα βασικά σημεία που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίας. Ωστόσο, η μη αυτόματη λήψη σημειώσεων κατά τη διάρκεια μιας ενεργής συνεδρίας μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά κατά τη διάρκεια μιας μεγάλης συνάντησης ή όταν ακούτε γρήγορες συζητήσεις. Εδώ θα μπορούσε να είναι Otter.ai χρήσιμο σε αυτό.
Το Otter είναι ένας βοηθός συσκέψεων με τεχνητή νοημοσύνη που καταγράφει ήχο και μεταγράφει την ομιλία σε κείμενο σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Otter για να καταγράψετε διαδικτυακές συναντήσεις εν απουσία σας, να δημιουργήσετε περιλήψεις, να τραβήξετε διαφάνειες στις σημειώσεις σας και να βρείτε σχετικές πληροφορίες με αναζητήσεις λέξεων-κλειδιών.
Με το Otter, μπορείτε να εστιάσετε στο να κάνετε τις εικονικές σας συναντήσεις πιο ελκυστικές και παραγωγικές, παρέχοντάς σας σημειώσεις και σημειώσεις που δημιουργούνται από AI. Επαληθεύω Οι καλύτερες εφαρμογές τεχνητής νοημοσύνης για τη βελτίωση της ζωής σας που μπορείτε να κατεβάσετε στο τηλέφωνό σας.
7. Το Trello για να μετατρέψει τις σημειώσεις της συνάντησης σε πρακτικές εργασίες
Οι συναντήσεις χρησιμεύουν ως πλατφόρμα για τους ανθρώπους να ανταλλάσσουν ιδέες και να συζητούν στρατηγικές και λύσεις. Τι γίνεται όμως μετά το τέλος της συνάντησης; Πώς βεβαιωθείτε ότι όλα τα σχέδια και οι στρατηγικές που συζητήθηκαν στη συνάντηση μετατρέπονται σε εφικτές εργασίες; μπορείς να χρησιμοποιήσεις ΤΡΕΛΛΟ για να οργανώσετε τα έργα σας.
Το Trello είναι μια εφαρμογή διαχείρισης έργου που βασίζεται στο Kanban που μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τις προσωπικές και επαγγελματικές σας εργασίες. Είναι ιδανικό για ομάδες που θέλουν μια οπτική επισκόπηση των έργων δημιουργώντας πίνακες για κάθε έργο και κάρτες για συγκεκριμένες εργασίες μέσα σε ένα έργο.
Στη συνέχεια, μπορείτε να ορίσετε ημερομηνίες λήξης, να αναθέσετε εργασίες σε μέλη της ομάδας και να επισυνάψετε αρχεία που σχετίζονται με την εργασία. Αυτό μετατρέπει τις σημειώσεις της συνάντησης σε εργασίες που μπορούν εύκολα να πραγματοποιηθούν. Επαληθεύω Οι καλύτεροι δημιουργικοί τρόποι για να εκμεταλλευτείτε πλήρως το Trello.
Βελτιώστε τις διαδικτυακές σας συναντήσεις με αυτά τα βασικά εργαλεία
Χωρίς τα κατάλληλα εργαλεία, οι διαδικτυακές σας συναντήσεις μπορούν γρήγορα να μετατραπούν σε ένα ημερολογιακό χάος και χρονοβόρο γεγονός. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία για να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες, να καταγράψετε και να συνοψίσετε συνομιλίες, να μετατρέψετε τις σημειώσεις της συνάντησης σε εργασίες που μπορούν να πραγματοποιηθούν, μεταξύ άλλων. Όλα αυτά θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις εικονικές συναντήσεις της ομάδας σας και να διασφαλίσετε ότι είναι ελκυστικές και παραγωγικές. Μπορείτε να δείτε τώρα Εργαλεία για να κάνετε τις διαδικτυακές σας συναντήσεις πιο παραγωγικές.
