Το Google Drive είναι κάτι περισσότερο από μια απλή υπηρεσία αποθήκευσης αρχείων, είναι μια υπηρεσία ενιαίας εξυπηρέτησης που διευκολύνει τη διαχείριση, την κοινή χρήση και την πρόσβαση στα αρχεία σας οποιαδήποτε στιγμή και οπουδήποτε. Γνωρίζατε όμως ότι υπάρχουν κρυφές λειτουργίες και προηγμένες ρυθμίσεις που μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά στον τρόπο που χρησιμοποιείτε αυτήν την υπηρεσία; Από τη βελτίωση της οργάνωσης των αρχείων σας έως την επιτάχυνση της ροής εργασιών σας με πρόσβαση εκτός σύνδεσης, υπάρχουν αρκετές συμβουλές που μπορούν να αυξήσουν την αποτελεσματικότητά σας και να κάνουν την εμπειρία σας με το Google Drive πιο παραγωγική. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τα πιο σημαντικά κόλπα και δυνατότητες που μπορεί να μην γνωρίζετε και πώς να τα εφαρμόσετε εύκολα.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Σημειώστε σημαντικά αρχεία και φακέλους με ένα αστέρι
Η εύρεση ενός συγκεκριμένου αρχείου στο Google Drive μπορεί μερικές φορές να είναι συντριπτική, ειδικά αν υπάρχουν πολλά αρχεία και φάκελοι. Ωστόσο, εάν χρειάζεται να έχετε συχνά πρόσβαση σε ορισμένα αρχεία ή φακέλους, μπορείτε να τα τοποθετήσετε στο φάκελο "Με αστέρι" για γρήγορη πρόσβαση. Αυτή η προσέγγιση θα σας γλιτώσει από τον κόπο να αναζητάτε επανειλημμένα τα ίδια αρχεία.
Για να προσθέσετε ένα αρχείο ή φάκελο Google Drive στον φάκελο με αστέρι, απλώς κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Οργάνωση -> Προσθήκη στον φάκελο "Με αστέρι". Μόλις επισημάνετε αστέρι, αυτά τα στοιχεία θα εμφανιστούν στην ενότητα "Με αστέρι", που βρίσκεται στην πλαϊνή γραμμή του Google Drive. Αυτή η δυνατότητα είναι πολύ χρήσιμη για τη διατήρηση εγγράφων προτεραιότητας, αρχείων που χρησιμοποιούνται συχνά ή ενεργών αρχείων έργου οργανωμένα και στα χέρια σας.
2. Χρησιμοποιήστε σύνθετη αναζήτηση για να εντοπίσετε τα αρχεία σας
Μπορεί να χρησιμοποιείτε ήδη τη λειτουργία αναζήτησης του Google Drive για να βρείτε τα αρχεία και τους φακέλους σας. Ωστόσο, για να λάβετε πιο γρήγορα και ακριβή αποτελέσματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή σύνθετης αναζήτησης δίπλα στο πλαίσιο αναζήτησης.
Αυτό θα σας επιτρέψει να φιλτράρετε τα αποτελέσματα κατά τύπο αρχείου, κάτοχο, τοποθεσία ή ακόμα και ημερομηνία τροποποίησης. Αυτή η επιλογή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν έχετε μεγάλο αριθμό εγγράφων και πρέπει να βρείτε κάτι συγκεκριμένο.
Επιπλέον, το Google Drive υποστηρίζει επίσης Boolean τελεστές, όπως π.χ Gmail. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εντολές όπως στο: و από: و Τύπος: و ΚΑΙ و OR و ιδιοκτήτης: و πριν: و Τίτλος: Και πολλά άλλα, για να βελτιώσετε την αναζήτησή σας και να βρίσκετε αρχεία πιο γρήγορα. Για παράδειγμα, θα σας επιτρέψει να γράψετε type:pdf ιδιοκτήτης:εγώ πριν:2023 Στην αναζήτηση του Google Drive εντοπίστε όλα τα αρχεία PDF που δημιουργήθηκαν πριν από το 2023.
3. Ρυθμίστε την πρόσβαση εκτός σύνδεσης για τα αρχεία σας
Εάν δεν έχετε πάντα πρόσβαση στο Διαδίκτυο, η ρύθμιση της πρόσβασης εκτός σύνδεσης στα αρχεία σας στο Google Drive μπορεί να είναι σωτήρια σε στρεσογόνες στιγμές. Σας επιτρέπει να προβάλλετε και να επεξεργάζεστε τα έγγραφα, τα υπολογιστικά φύλλα και τις παρουσιάσεις σας χωρίς σύνδεση στο Διαδίκτυο. Το καλύτερο μέρος; Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνετε συγχρονίζονται αυτόματα μόλις συνδεθείτε ξανά.
Για να ενεργοποιήσετε την πρόσβαση εκτός σύνδεσης, μεταβείτε στο μενού ρυθμίσεων του Google Drive και επιλέξτε το πλαίσιο στην ενότητα "Εκτός σύνδεσης". Αυτό θα κάνει διαθέσιμα τα πρόσφατα Έγγραφα Google, Φύλλα Google και Παρουσιάσεις Google Εκτός σύνδεσης. Μπορείτε επίσης να κάνετε διαθέσιμο ένα παλιό αρχείο για επεξεργασία εκτός σύνδεσης κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Περισσότερα δίπλα του και επιλέγοντας Διαθέσιμο εκτός σύνδεσης.
4. Επωφεληθείτε από την πλαϊνή γραμμή δραστηριοτήτων
Η πλαϊνή γραμμή Δραστηριότητας στο Google Drive είναι μια χρήσιμη λειτουργία για να παρακολουθείτε τα αρχεία σας, ειδικά σε... Συνεργατικές ρυθμίσεις. Σας βοηθά να παρακολουθείτε τις επεξεργασίες και να ελέγχετε γρήγορα το ιστορικό αναθεωρήσεων αρχείων.
Απλώς επιλέξτε ένα αρχείο ή φάκελο στο Google Drive, πατήστε το εικονίδιο πληροφοριών στην επάνω γωνία και μεταβείτε στην καρτέλα Δραστηριότητα. Αυτό θα εμφανίσει ένα χρονοδιάγραμμα δραστηριοτήτων, όπως σχολιασμό, επεξεργασία και κοινή χρήση συμβάντων, διευκολύνοντας την παρακολούθηση όλων των αλλαγών και των αλληλεπιδράσεων με ένα αρχείο ή φάκελο.
5. Εγκαταστήστε την επέκταση "Αποθήκευση στο Google Drive".
Εάν κάνετε συχνά λήψη αρχείων από το Διαδίκτυο μόνο για να τα ανεβάσετε στο Google Drive, θα διαπιστώσετε ότι η προσθήκη... "Αποθήκευση στο Google Drive" Χρήσιμο για το πρόγραμμα περιήγησης. Αυτό το απλό πρόσθετο σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε έγγραφα, φωτογραφίες, βίντεο, ακόμη και ολόκληρες ιστοσελίδες απευθείας στο Google Drive. Όταν συναντήσετε ένα αρχείο ή μια ιστοσελίδα που θέλετε να αποθηκεύσετε, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε δεξί κλικ σε αυτό και να επιλέξετε "Αποθήκευση στο Google Drive".
Αυτό το πρόσθετο είναι δωρεάν και ένα απαραίτητο εργαλείο για όποιον θέλει να αποθηκεύσει το διαδικτυακό περιεχόμενο γρήγορα χωρίς επιπλέον ταλαιπωρία.
6. Πρόσβαση στο Google Drive μέσω του File Explorer
Στην πραγματικότητα δεν χρειάζεται να ανοίγετε το πρόγραμμα περιήγησής σας κάθε φορά που θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση στα αρχεία σας στο Google Drive. διά μέσου Προσθέστε το Google Drive στην Εξερεύνηση αρχείων Στα Windows, μπορείτε να έχετε απρόσκοπτη πρόσβαση και να ανεβάσετε αρχεία απευθείας από την επιφάνεια εργασίας σας. Με αυτόν τον τρόπο θα δημιουργηθεί ένας φάκελος στον υπολογιστή σας που λειτουργεί ως εικονικός δίσκος. Στη συνέχεια, μπορείτε να αλληλεπιδράσετε με το Google Drive όπως οποιοσδήποτε άλλος φάκελος.
Εάν προτιμάτε την πρόσβαση εκτός σύνδεσης, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την επιλογή «Αντιγραφή αρχείων». Αυτό θα αποθηκεύσει τα αρχεία σας στο Google Drive στον υπολογιστή σας, διασφαλίζοντας ότι είναι πάντα διαθέσιμα, ακόμη και όταν δεν είστε συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο.
7. Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις πληκτρολογίου
Όπως κάθε άλλη υπηρεσία, το Google Drive υποστηρίζει συντομεύσεις πληκτρολογίου για τη βελτίωση της εμπειρίας σας και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας. Ενώ μπορεί να χρησιμοποιείτε ήδη κοινές συντομογραφίες όπως π.χ Ctrl + A Για να επιλέξετε όλα ή Ctrl + Z Για να αναιρέσετε τις επεξεργασίες, υπάρχουν άλλες συντομεύσεις που μπορούν να ενισχύσουν την παραγωγικότητά σας. Για παράδειγμα, πατώντας ένα πλήκτρο / (προς τα εμπρός κάθετο) σας μεταφέρει απευθείας στη γραμμή αναζήτησης και ανοίγει Alt + Ν Νέο μενού.
Μπορείτε να πατήσετε Ctrl+/ Για να δείτε όλες τις συντομεύσεις πληκτρολογίου που υποστηρίζονται από το Google Drive. Η αποθήκευση ορισμένων, αν όχι όλων, από αυτές τις συντομεύσεις μπορεί να σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε πιο γρήγορα και να εξοικονομήσετε χρόνο.
8. Μοιραστείτε αρχεία Google Drive με λογαριασμούς εκτός Gmail
Η κοινή χρήση αρχείων Google Drive με χρήστες του Gmail είναι απλή, αλλά ξέρατε ότι μπορείτε επίσης να τα μοιραστείτε με άτομα που δεν έχουν Λογαριασμό Google;
Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε και επιλέξτε Share -> Share. Στο επόμενο μενού, αλλάξτε την Πρόσβαση από περιορισμένος σε μένα Όποιος έχει το σύνδεσμο. Τέλος, κάντε κλικ σε ένα κουμπί αντιγραφή συνδέσμου. Μπορείτε τότε Μοιραστείτε αυτόν τον σύνδεσμο με οποιονδήποτε, και θα μπορεί να έχει πρόσβαση στο αρχείο χωρίς να χρειάζεται λογαριασμό Google.
9. Αποκλεισμός ανεπιθύμητων μηνυμάτων Drive
Το ανεπιθύμητο περιεχόμενο δεν είναι μόνο πρόβλημα με το Gmail. Οι απατεώνες εκμεταλλεύονται συχνά τη δυνατότητα κοινής χρήσης του Google Drive για να στείλουν κακόβουλα αρχεία που ενδέχεται να εμφανίζονται στο Drive. Ενώ η συχνή αντιμετώπιση αυτών των απατεώνων μπορεί να είναι απογοητευτική, το να τους μπλοκάρει είναι μια γρήγορη και αποτελεσματική λύση.
Επομένως, εάν κάποιος μοιράζεται αρχεία ή φακέλους μαζί σας που δεν θέλετε, μπορείτε να τον αποκλείσετε στο Google Drive για να αποτρέψετε μελλοντικές διακοπές λειτουργίας. Απλώς επιλέξτε το αρχείο που μοιράζεται ο χρήστης που θέλετε να αποκλείσετε. Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Αναφορά ή Αποκλεισμός -> Αποκλεισμός [Email/Όνομα χρήστη].
Ο αποκλεισμός κάποιου όχι μόνο τον αποτρέπει από το να μοιράζεται οτιδήποτε μαζί σας στο μέλλον, αλλά επίσης αφαιρεί τυχόν αρχεία που έχουν ήδη μοιραστεί μαζί σας.
Η ενσωμάτωση αυτών των συμβουλών στην καθημερινή σας ρουτίνα θα σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο όσα έχει να προσφέρει το Google Drive. Επομένως, φροντίστε να το δοκιμάσετε μόνοι σας. Θυμηθείτε, όσο περισσότερο εξερευνάτε, τόσο περισσότερους τρόπους θα ανακαλύπτετε τρόπους για να κάνετε το Google Drive να λειτουργεί πιο έξυπνα για εσάς. Τώρα μπορείτε να δείτε Σύγκριση Google Drive εναντίον OneDrive: Ποια είναι η καλύτερη εφαρμογή Android Cloud Storage;
