Το Microsoft Word είναι μια από τις πιο ευρέως χρησιμοποιούμενες εφαρμογές επεξεργασίας κειμένου. Είναι βολικό, λειτουργικό και ευέλικτο, αλλά για κάποιο λόγο, οι περισσότεροι χρήστες βασίζονται μόνο στις μισές από τις δυνατότητες που παρέχει.
Υπάρχουν πολλές λιγότερο γνωστές δυνατότητες του Microsoft Word που πρέπει να γνωρίζετε εάν θέλετε να είστε πραγματικά ικανοί στη χρήση του. Ακολουθούν ορισμένες προηγμένες λειτουργίες του Microsoft Word που μπορούν να κάνουν την εργασία και τη ζωή σας πιο εύκολη. Επαληθεύω Οι καλύτεροι τρόποι για να αποκτήσετε άδειες χρήσης Microsoft Office και Word με λιγότερο κόστος ή ακόμη και δωρεάν.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Εργαστείτε χωρίς περισπασμούς: Κρύψτε την κορδέλα και επωφεληθείτε από τη λειτουργία πλήρους οθόνης
Οι δημιουργικοί συγγραφείς αναζητούν συχνά την ειρήνη. Δεδομένου ότι το MS Word είναι γεμάτο με δυνατότητες, μπορεί να αισθάνεστε λίγο ακατάστατοι όταν θέλετε απλώς μια παρουσίαση χωρίς περισπασμούς, προκειμένου να εστιάσετε σε αυτό που γράφετε.
Απόκρυψη μενού κορδέλας
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια γρήγορη συντόμευση για να αποκρύψετε την κορδέλα. Κάντε κλικ στο Ctrl + F1 Για να αποτρέψετε την εμφάνιση της ταινίας.
Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τη συμπεριφορά της γραμμής για να την αποκρύψετε αυτόματα όταν δεν τη χρειάζεστε. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο εικονίδιο Επιλογές εμφάνισης κορδέλας (δίπλα στο εικονίδιο ελαχιστοποίησης) και επιλέξτε Αυτόματη απόκρυψη κορδέλας.
Διαβάζοντας χωρίς περισπασμούς
Η ανάγνωση χωρίς περισπασμούς είναι μια πιο εξειδικευμένη δυνατότητα που διατίθεται στο Word 2010 και μεταγενέστερα. Αν και έχει σχεδιαστεί κυρίως για tablet με οθόνη αφής, η λειτουργία ανάγνωσης λειτουργεί καλά και σε καθημερινούς υπολογιστές. Για να φτάσετε γρήγορα σε αυτό, πατήστε άλλος , ακολουθούμενη από W+F Την ίδια στιγμή.
Προαιρετικά, μπορούν να χρησιμοποιηθούν τα κουμπιά:
- Προβολή -> Λειτουργία ανάγνωσης (στο μενού κορδέλας).
- Το κουμπί λειτουργίας ανάγνωσης βρίσκεται στα δεξιά (στη γραμμή κατάστασης).
Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ στο δάχτυλό σας ή να κάνετε διπλό κλικ με το ποντίκι σας για μεγέθυνση και να κάνετε γραφικά όπως πίνακες, γραφήματα και εικόνες να γεμίζουν την οθόνη.
2. Αναδιοργάνωση με Outline View
Το να περιγράψετε τις βασικές σας ιδέες και να ολοκληρώσετε γρήγορα ένα πρώτο προσχέδιο είναι η πιο σίγουρη συμβουλή Να γράφω παραγωγικά. Εάν χρησιμοποιηθεί σωστά, η προβολή διάρθρωσης μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητά σας με μεγάλα έγγραφα κατά 50%.
Στην κορδέλα, μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή και κάντε κλικ στο Περίγραμμα.
Η προβολή διάρθρωσης σάς βοηθά να ρυθμίσετε με ακρίβεια την οργάνωση πολύπλοκων εγγράφων αναδιατάσσοντας τμήματα κειμένου και εννέα επίπεδα επικεφαλίδων. Η προβολή περιγράμματος εμφανίζει μια ειδική γραμμή εργαλείων που ονομάζεται Outlining, με στοιχεία ελέγχου για την αναβάθμιση ή την υποβάθμιση του επιλεγμένου κειμένου. Χρησιμοποιήστε τα χειριστήρια για να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε το επιλεγμένο κείμενο.
- Θέλετε να φτάσετε σε ένα συγκεκριμένο σημείο σε ένα μεγάλο έγγραφο; Μεταβείτε στην προβολή περιγράμματος και μεταβείτε σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο επικεφαλίδας.
- Θέλετε να συντάξετε γρήγορα; Τοποθετήστε τις κύριες ενότητες σε προβολή διάρθρωσης και, στη συνέχεια, μεταβείτε σε άλλες διατάξεις για να πληκτρολογήσετε το κείμενο.
- Θέλετε να αναδιοργανώσετε μια αναφορά μετακινώντας τεράστια τμήματα κειμένου; Σύρετε και αποθέστε έναν τίτλο για να μετακινήσετε όχι μόνο αυτόν τον τίτλο, αλλά όλα τα υποεπίπεδα κάτω από αυτόν και το σώμα. Χρησιμοποιήστε τα βέλη πάνω και κάτω για να το δουλέψετε.
- Θέλετε να μορφοποιήσετε γρήγορα τις διευθύνσεις; Χρησιμοποιήστε τις επικεφαλίδες 1, 2 και 3 αντί να κλιμακώσετε και να χρησιμοποιήσετε κεφαλαία γράμματα.
3. Χρησιμοποιήστε το Word ως εργαλείο γρήγορου καταιγισμού ιδεών
Κάντε διπλό κλικ οπουδήποτε και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη θέση του δρομέα αν δεν το θέλετε. Αυτό είναι το πλησιέστερο MS Word στην ελεύθερη γραφή. Το Click and Type κυκλοφορεί από το Word 2002. Η δυνατότητα λειτουργεί μόνο σε προβολή διάταξης εκτύπωσης ή προβολή διάταξης Web.
Αν και αυτό είναι πολύ χρήσιμο για την εισαγωγή κειμένου και γραφικών, μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για αυτοσχέδιο καταιγισμό ιδεών ως δωρεάν εργαλείο χαρτογράφησης νου.
4. Μετατρέψτε τους πίνακες σε γραφήματα σε 3 βήματα
Επιλέξτε αυτό που θέλετε: έναν τακτοποιημένο πίνακα με πολλά δεδομένα ή ένα καλά σχεδιασμένο γράφημα που απεικονίζει αυτά τα δεδομένα για εσάς;
Όντας οπτικά πλάσματα, συχνά δεν έχει νόημα να επιλέξετε την πρώτη επιλογή. Το Word διευκολύνει τη μετατροπή των πληροφοριών σε πίνακα σε ένα διάγραμμα υψηλής εμφάνισης. Όταν δεν έχετε πολλά μορφοποιημένα δεδομένα, δημιουργήστε ένα γράφημα στο Word αντί να το τονίσετε υπερβολικά με το Excel. Επιλέξτε τον πίνακα που περιέχει τα δεδομένα και ακολουθήστε τρία βήματα:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή στην κασέτα.
- Κάντε κλικ στο εργαλείο αντικειμένου κάτω από την ομάδα κειμένου και ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου αντικείμενο.
- Από το μενού Τύποι αντικειμένων, επιλέξτε Γράφημα Microsoft. Κάντε κλικ Εντάξει.
Το Word εμφανίζει μορφοποιημένα δεδομένα σε έναν πίνακα ως ένα καθαρό γράφημα στηλών. Τροποποιήστε το φύλλο δεδομένων που εμφανίζεται.
Μπορείτε επίσης να μορφοποιήσετε αυτό το γράφημα με διαφορετικό τύπο γραφήματος. Για να γινει αυτο:
- Κάντε διπλό κλικ στο γράφημά σας.
- Κάντε δεξί κλικ στο λευκό διάστημα μέσα στο πλαίσιο οριοθέτησης του σχεδίου.
- Επιλέξτε τον τύπο γραφήματος.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Word για να δημιουργήσετε εντυπωσιακά διαγράμματα ροής με τη λειτουργία Όλα τα γραφήματα. Επαληθεύω Οι καλύτερες δωρεάν εφαρμογές δημιουργίας διαγραμμάτων ροής για Windows.
5. Γράψιμο μαθηματικών εξισώσεων στο Word
Δεν είναι μόνο οι εκπληκτικές λειτουργίες του Excel. Το πρόγραμμα επεξεργασίας εξισώσεων ήταν πάντα ένα σημαντικό χαρακτηριστικό του MS Word. Στις τελευταίες εκδόσεις του Word, είναι γνωστό απλώς ως "Equation". Για να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας, επιλέξτε Εισαγωγή -> Εξίσωση -> Εισαγωγή νέας εξίσωσης.
Χρησιμοποιήστε τη γραμμή εργαλείων Εξισώσεις για να σχεδιάσετε τις δικές σας προηγμένες εξισώσεις για τα μαθηματικά, τη φυσική ή τη χημεία. Το Word σάς δίνει πολλές γνωστές εξισώσεις για να εισαγάγετε με ένα μόνο κλικ.
6. Αποθηκεύστε 24 στοιχεία στο πρόχειρο
Το Πρόχειρο του Office μπορεί να περιέχει έως και 24 στοιχεία και το καθένα μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλα τα αρχεία του Office. Στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο μικρό αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο πρόχειρο για να εμφανιστεί το πλαίσιο στα αριστερά. Για τη συντόμευση, πατήστε Ctrl + C δύο φορές για να ανοίξετε το πρόχειρο.
Αυτή η χωρητικότητα αποθήκευσης σάς επιτρέπει να αποκόψετε, να αντιγράψετε και να μετακινήσετε πολλά στοιχεία οπουδήποτε μέσα στο έγγραφό σας ή μεταξύ ανοιχτών εφαρμογών του Office.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές του προχείρου για να ελέγξετε τη λειτουργικότητά του. Για παράδειγμα, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την Εμφάνιση κατάστασης κοντά στη γραμμή εργασιών κατά την αντιγραφή, η οποία εμφανίζει τον αριθμό των στοιχείων που αντιγράψατε στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου του Word. η οποία είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.
7. Μεταφράστε γλώσσες εν κινήσει
Το Microsoft Office χρησιμοποιεί το Microsoft Translator για να χειρίζεται όλες τις μεταφράσεις. Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα μετάφρασης από την καρτέλα Αναθεώρηση. Μια λέξη ή πρόταση μπορεί απλά να μεταφραστεί. Ή ολόκληρο το έγγραφο μπορεί να μεταφραστεί και να προβληθεί σε ξεχωριστό έγγραφο του Word.
Η καρτέλα Μεταφραστής εμφανίζεται στα δεξιά και μπορείτε να επιλέξετε και να αλλάξετε γλώσσες. Χρησιμοποιήστε αυτήν την πλαϊνή γραμμή για να επισημάνετε κάθε λέξη και να εξερευνήσετε πλήρως το νόημά της.
8. Ομορφύνετε τις γραμματοσειρές με kerning
Το Kerning είναι η προσθήκη ή η διαγραφή χώρου μεταξύ επιλεγμένων ζευγών γραμμάτων για καλύτερη οπτική εμφάνιση. Μπορείτε να αλλάξετε το διάστημα μεταξύ επιλεγμένων χαρακτήρων κειμένου ή συγκεκριμένων χαρακτήρων. Επιπλέον, μπορείτε να τεντώσετε ή να συμπιέσετε μια ολόκληρη παράγραφο για να την κάνετε να φαίνεται όπως θέλετε.
Το Kerning είναι απενεργοποιημένο από προεπιλογή στο Word και συνήθως δεν χρειάζεται να το ενεργοποιήσετε. Αλλά ας υποθέσουμε ότι πρέπει να υποβάλετε μια εργασία πέντε σελίδων. Μπορείτε να εξοικονομήσετε προσπάθεια αυξάνοντας το πλάτος μεταξύ των γραμμάτων αντί να γράφετε ανοησίες!
Κάντε κλικ στο μικρό αναδυόμενο βέλος στη γραμμή (στην καρτέλα Αρχική σελίδα). Αντίθετα, πατήστε Ctrl + D. Μεταβείτε στην καρτέλα Για προχωρημένους. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για kerning για γραμματοσειρές. Δοκιμάστε να εισαγάγετε ένα μικρό μέγεθος σημείου στο πλαίσιο. Να θυμάστε ότι ορισμένες γραμματοσειρές και μεγέθη γραμματοσειρών δεν φαίνονται καλά με το kerning.
9. Έλεγχος εγγράφων
Σήμερα, η συνεργασία είναι ένα σημαντικό χαρακτηριστικό του MS Word, αλλά θα πρέπει να δώσετε προσοχή και στην ασφάλεια. Το Document Inspector στο Word σάς βοηθά να ελέγχετε το έγγραφό σας για τυχόν πληροφορίες που μπορεί να θέλετε να διατηρήσετε ιδιωτικές.
Όταν δημιουργείτε ή ακόμα και επεξεργάζεστε ένα έγγραφο, ορισμένες πληροφορίες χρήστη προστίθενται αυτόματα στο αρχείο. Το Document Inspector σάς βοηθά να αφαιρέσετε αυτόν τον τύπο πληροφοριών πριν κοινοποιήσετε το έγγραφό σας.
Για πρόσβαση στο Document Inspector, μεταβείτε στο Αρχείο -> Πληροφορίες -> Έλεγχος εγγράφου -> Έλεγχος για προβλήματα -> Έλεγχος εγγράφου.
Μπορείτε να επιλέξετε το κρυφό περιεχόμενο επιλέγοντας τα πλαίσια ελέγχου. Μετά τη σάρωση, οποιεσδήποτε κατηγορίες με ευαίσθητα δεδομένα λαμβάνουν ένα θαυμαστικό. Το κουμπί Κατάργηση όλων για κάθε κατηγορία καταργεί τα δεδομένα και οριστικοποιεί το έγγραφο.
10. Εκμεταλλευτείτε το κρυφό κείμενο
Το κρυφό κείμενο είναι ένα μη εκτυπώσιμο χαρακτηριστικό χαρακτήρα που έχει τη χρησιμότητά του. Η απόκρυψη κειμένου μπορεί να είναι χρήσιμη σε πολλές περιπτώσεις:
- Δημιουργήστε ένα απλό τεστ κρύβοντας τις απαντήσεις.
- Ελέγξτε τη διάταξη συγκεκριμένων εργασιών εκτύπωσης εισάγοντας κρυφό κείμενο.
- Εκτυπώστε δύο αντίγραφα του εγγράφου. Σε ένα από αυτά, κρύβετε μέρη του κειμένου. Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε δύο αντίγραφα ή να διαγράψετε οποιοδήποτε μέρος του εγγράφου.
- Αποκρύψτε προσωρινά εμπιστευτικές πληροφορίες που δεν θέλετε να βλέπουν οι άλλοι.
Για απόκρυψη ή εμφάνιση κειμένου:
- Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να αποκρύψετε ή το κρυφό κείμενο.
- Κάντε κλικ Αρχική σελίδα -> Διάλογος γραμματοσειράς -> Γραμματοσειρά.
- Επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου κρυμμένος.
Για να εκτυπώσετε κρυφό κείμενο:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο -> Επιλογές -> Προβολή.
- Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου «Κρυφό κείμενο».
- Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου εκτύπωση κρυφού κειμένου.
- Κάντε κλικ Εντάξει.
Οι μη εκτυπωτικοί χαρακτήρες είναι σημάδια μορφοποίησης, τα οποία σας επιτρέπουν να αντιμετωπίζετε προβλήματα και να προσαρμόζετε τη διάταξη του εγγράφου. Για παράδειγμα, εάν οι λέξεις πρέπει να τοποθετηθούν σε απόσταση μεταξύ τους. Οι παράγραφοι σας πρέπει να είναι τοποθετημένες με σωστές αλλαγές γραμμής. Όλες οι καρτέλες πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένες. Τα κελιά του πίνακα πρέπει να είναι μορφοποιημένα με ακρίβεια και ούτω καθεξής.
Το εικονίδιο ¶, οι καρτέλες, τα κενά, οι αλλαγές γραμμής, οι αλλαγές σελίδας, οι αγκυρώσεις αντικειμένων και το κρυφό κείμενο είναι μερικά μόνο από τα μη εκτυπωτικά στοιχεία που είναι χρήσιμα για τον έλεγχο της διάταξης ενός εγγράφου του Word. Μπορείτε να αφαιρέσετε αλλαγές σελίδας όταν χρειάζεται ή να εμφανίσετε χαρακτήρες που δεν εκτυπώνονται κάνοντας κλικ στο κουμπί ¶ στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Αντίθετα, πατήστε Ctrl + *.
Χρησιμοποιήστε αυτά τα μυστικά παραγωγικότητας στο Word
Χρησιμοποιήστε αυτές τις προηγμένες συμβουλές του Microsoft Word και θα επιταχύνετε τη ροή εργασίας σας σε χρόνο μηδέν. Είτε προσπαθείτε να διαβάσετε ένα σχολικό δοκίμιο, ένα έργο εργασίας ή κάτι προσωπικό, αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να κατακτήσετε το Word.
Υπάρχουν πολλά περισσότερα που μπορείτε να κάνετε με το Word εκτός από αυτές τις συμβουλές. Για παράδειγμα, ξέρατε ότι μπορείτε Δημιουργήστε μια εξαιρετική εμφάνιση εξωφύλλου? Μπορείς να δεις Πώς να δημιουργήσετε χάρτες μυαλού στο Microsoft Word.
