αν ήταν Microsoft Outlook Είναι η αγαπημένη σας εφαρμογή και η πρώτη επιλογή για τη διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συμβάντων ημερολογίου, ίσως νομίζετε ότι ορισμένες από τις λειτουργίες της μπορούν να σας αποσπάσουν εντελώς την προσοχή από τον κύριο σκοπό της. Φυσικά, το Outlook έχει ήδη ρυθμιστεί για να σας βοηθά να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας σας, αλλά θα μπορούσε να είναι καλύτερο με μερικές απλές τροποποιήσεις.
Ας δούμε μερικούς από τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να κάνετε το Outlook να λειτουργεί καλύτερα για εσάς.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Δημιουργήστε προσαρμοσμένους κανόνες για τα εισερχόμενα email
Όταν λάβετε ένα email, θα μεταβεί αυτόματα στο φάκελο Εισερχόμενα. Μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείτε εάν λαμβάνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πολλά διαφορετικά άτομα και μπορούν να δημιουργηθούν γρήγορα. Το Outlook σάς επιτρέπει να ορίζετε κανόνες εισερχόμενης αλληλογραφίας, έτσι ώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένα άτομα να πηγαίνουν απευθείας σε έναν υποφάκελο, βοηθώντας σας να παρακολουθείτε ποιος στέλνει τι. Για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Παω σε Αρχείο -> Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων και κάντε κλικ νέα βάση. Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο με διάφορες επιλογές.
- Στο Βήμα 1: Επιλέξτε ένα μοντέλο, πατήστε Μετακίνηση μηνυμάτων από κάποιον σε φάκελο.
- Στη συνέχεια, στο Βήμα 2: Επεξεργασία περιγραφής κανόνα, πρέπει να κάνετε κλικ στους υπερσυνδέσμους για να επιλέξετε τα άτομα ή τη δημόσια ομάδα των οποίων τα email θέλετε να προωθήσετε στον συγκεκριμένο φάκελο.
- Κάντε κλικ στο Τέλος για να εφαρμόσετε τον κανόνα.
Το επίσημο βίντεο της Microsoft το εξηγεί αναλυτικά.
Οι κανόνες εισερχομένων μπορούν να αποτρέψουν τη συσσώρευση μηνυμάτων και να κολλήσουν μόνο σημαντικά στα εισερχόμενά σας. Επίσης, αν χρειάζεται να παρακολουθείτε συγκεκριμένα άτομα ή email εργασίας, είναι μια πραγματικά τέλεια μέθοδος για εσάς.
2. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις μέσω email
Μέχρι τώρα, ίσως έχετε παρατηρήσει το ηχητικό σήμα που κάνει το Outlook όταν λαμβάνει ένα email. Μπορεί επίσης να έχετε παρατηρήσει το κίτρινο εικονίδιο φακέλου που εμφανίζεται στο εικονίδιο του Outlook στη γραμμή εργασιών. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν θέλετε να ειδοποιηθείτε, αλλά μπορεί να αποσπαστεί η προσοχή εάν αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνεχίζουν να έρχονται. Ευτυχώς, το Outlook σάς δίνει επίσης την επιλογή να απενεργοποιήσετε αυτές τις ειδοποιήσεις.
Παω σε Αρχείο -> Επιλογές -> Αλληλογραφία και κάτω από τη διεύθυνση πρόσβασης μηνύματος, μπορείτε να επιλέξετε ποιες ειδοποιήσεις θέλετε να απενεργοποιήσετε. Μόλις είστε ικανοποιημένοι με την επιλογή σας, κάντε κλικ στο OK.
3. Ορίστε υπενθυμίσεις ημερολογίου
Όπως και οι ειδοποιήσεις μέσω email, το Ημερολόγιο του Outlook έχει ρυθμιστεί να σας υπενθυμίζει σχετικά με τα ραντεβού 15 λεπτά πριν από την έναρξή τους. Αυτό το κάνει εμφανίζοντας τις ακόλουθες συναντήσεις και πρέπει να κάνετε κλικ να απορρίψω να κλείσει το παράθυρο.
Αυτές οι υπενθυμίσεις μπορεί να είναι χρήσιμες εάν τις χρειάζεστε. Για παράδειγμα, αν είστε βαθιά στη δουλειά σας και εμφανιστεί μια υπενθύμιση, μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτό που κάνετε και να ετοιμαστείτε για το ραντεβού.
Ωστόσο, εάν δεν χρειάζεστε αυτήν τη λειτουργία, τότε μπορεί να επηρεάσει τη ροή εργασίας σας. Για να απενεργοποιήσετε αυτές τις υπενθυμίσεις, μεταβείτε στο Αρχείο -> Επιλογές -> Για προχωρημένους και στην περιοχή Υπενθυμίσεις, καταργήστε την επιλογή Εμφάνιση υπενθυμίσεων.
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να πάτε στο Αρχείο -> Επιλογές -> Ημερολόγιο και στις Επιλογές ημερολογίου, θα δείτε μια επιλογή για προεπιλεγμένες υπενθυμίσεις. Για να το επεξεργαστείτε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Κάντε κλικ στο πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Προεπιλεγμένες υπενθυμίσεις, ώστε να υπάρχει ένα σημάδι επιλογής στο πλαίσιο.
- Στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε 0 λεπτά.
- Κάντε ξανά κλικ στο πλαίσιο δίπλα στις Προεπιλεγμένες υπενθυμίσεις, μέχρι να εξαφανιστεί το τικ. Εάν δεν το κάνετε αυτό, δεν θα αποθηκεύσει την επιλογή σας.
- Κάντε κλικ Εντάξει.
Τώρα μπορείτε να συνεχίσετε την εργασία σας χωρίς να εμφανίζονται αυτές οι υπενθυμίσεις. Εάν εξακολουθείτε να θέλετε κάποιο τρόπο να παρακολουθείτε τις σημαντικές σας εργασίες, ρίξτε μια ματιά Οφέλη Microsoft To-Do επίσης.
4. Χρωματίστε τα συμβάντα ημερολογίου στο Outlook
Δεν υπάρχει τίποτα κακό με τον χρωματισμό των συναντήσεων ημερολογίου του Outlook με ένα χρώμα. Ωστόσο, η χρωματική κωδικοποίηση μπορεί να σας βοηθήσει να απλοποιήσετε την εμφάνιση του ημερολογίου σας και να σας διευκολύνει να λάβετε μια επισκόπηση της ημέρας ή της εβδομάδας της εργασίας σας χωρίς να ελέγχετε το θέμα κάθε μεμονωμένης συνάντησης ή συνάντησης.
Για παράδειγμα, εάν έχετε προγραμματίσει πολλούς διαφορετικούς τύπους εργασιών, συμπεριλαμβανομένων συσκέψεων εντός της εταιρείας σας, συσκέψεων με εξωτερικές εταιρείες, πελάτες, διοικητικές εργασίες, εκπαίδευση στο ημερολόγιό σας κ.λπ., αυτές οι πληροφορίες μπορεί να γίνουν τόσο θολές ώστε να χρειαστεί να ξοδέψετε περισσότερα χρόνος εστίασης σε αυτά.
Εάν χρησιμοποιείτε χρωματική κωδικοποίηση , μπορείτε να περιηγηθείτε γρήγορα στο ημερολόγιο και να λάβετε μια επισκόπηση των τύπων εργασίας που πρέπει να προετοιμαστείτε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε χρωματική κωδικοποίηση για να ιεραρχήσετε τα ραντεβού με σειρά σπουδαιότητας. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε κόκκινο για «επείγουσες» συναντήσεις, πορτοκαλί για «σημαντικές» και πράσινο για «ρουτίνα».
Το σημαντικό εδώ είναι να επιλέξετε διαφορετικά χρώματα για τους διαφορετικούς τύπους εργασίας που κάνετε και να επιλέξετε χρώματα που δεν μοιάζουν πολύ μεταξύ τους για να δείτε τη διαφορά. Για να ξεκινήσετε, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Κάντε κλικ σε μια συνάντηση ή μια συνάντηση στο ημερολόγιό σας για να εμφανιστεί η καρτέλα Σειρά συναντήσεων.
- Κάντε κλικ στο έγχρωμο εικονίδιο παραθύρου που λέει ταξινόμηση.
- Στο αναπτυσσόμενο μενού, πατήστε Όλες οι κατηγορίες.
- Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο. Στη δεξιά πλευρά, κάντε κλικ جديد.
- Πληκτρολογήστε το όνομα της τάξης σας. Για παράδειγμα, "Συναντήσεις εσωτερικού χώρου" και επιλέξτε το χρώμα που θέλετε για αυτό.
- Κάντε κλικ στο OK και στα δύο παράθυρα μέχρι να δείτε τη νέα χρωματικά κωδικοποιημένη συνάντηση ημερολογίου.
Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για όσες κατηγορίες θέλετε να δημιουργήσετε.
Απαλλαγείτε από περισπασμούς του Outlook
Τώρα που ξέρετε πώς να κάνετε το Outlook λιγότερο αποσπώντας την προσοχή, μπορείτε να το προσαρμόσετε ώστε να λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Αν και μπορεί να μην φαίνεται σημαντική διαδικασία, οι μικρές προσαρμογές μπορούν να κάνουν τη διαφορά στην εργάσιμη ημέρα σας.
Αυτή δεν είναι σε καμία περίπτωση μια εξαντλητική λίστα και μπορεί να θέλετε να τη δοκιμάσετε πριν δεσμευτείτε σε αυτήν. Μπορείτε επίσης να παίξετε με τις ρυθμίσεις του Outlook και να δείτε εάν έχετε ανακαλύψει άλλα πράγματα που βοηθούν στη βελτίωση της εστίασής σας. Θα πρέπει λοιπόν να ελέγξετε έξω Οι καλύτεροι τρόποι με τους οποίους η αυτοματοποίηση μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητά σας.
