Αυτές τις μέρες, είναι αδύνατο να σκεφτείς ένα έργο χωρίς την έκθεση που το συνοδεύει. Στην πραγματικότητα, ορισμένα έργα πρέπει να δημιουργούν πολλαπλές αναφορές κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους. Τα έργα και οι πελάτες σας μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσουν διαφορετικούς τύπους αναφορών, αλλά όλες οι αναφορές πρέπει να είναι συνοπτικές και εύκολα κατανοητές.
Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να δημιουργείτε μια αποτελεσματική αναφορά για ένα έργο που έχει ήδη ολοκληρωθεί ή βρίσκεται υπό επεξεργασία. Επαληθεύω Οι καλύτερες εφαρμογές βάσης γνώσεων για τον οργανισμό σας.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
1. Σαφή και συνοπτικά χρονοδιαγράμματα
Οι αναφορές του έργου σας πρέπει να περιέχουν χρονοδιαγράμματα. Θα πρέπει να είναι συνοπτικό, αλλά και να περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να τις κατανοήσει εύκολα και γρήγορα.
Είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα και, εάν είναι απαραίτητο, να το κάνετε κάθε δύο ή μηνιαίες. Τα φύλλα χρόνου πρέπει να περιλαμβάνουν το όνομα του πόρου, το όνομα εργασίας, την ημερομηνία, την ημέρα της εβδομάδας, την ώρα έναρξης, την ημερήσια ώρα λήξης και τις συνολικές ώρες εργασίας.
Αντί να εισάγετε με μη αυτόματο τρόπο όλες τις λεπτομέρειες σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε εφαρμογή γραμμής χρόνου, όπως το Timely. Εδώ, μπορείτε να πληκτρολογήσετε τις ώρες εργασίας, τα ονόματα των εργασιών κ.λπ. Στη συνέχεια, η εφαρμογή θα δημιουργήσει αυτόματα τις αναφορές χρονοδιαγράμματος. Επαληθεύω 5 καλύτερες εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου για macOS για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.
2. Αναλυτική Έκθεση Εξόδων
Μια πλήρης αναφορά εξόδων δεν είναι απαραίτητη μόνο για τον πελάτη. Είναι επίσης χρήσιμο για την ομάδα σας να παρακολουθεί τον προϋπολογισμό και το πραγματικό κόστος καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.
Η αναφορά εξόδων θα πρέπει να περιλαμβάνει το είδος ή την υπηρεσία, την ποσότητα, την αξία, την εκτίμηση του προϋπολογισμού, το κόστος και το υπόλοιπο. Εάν ένα μέλος της ομάδας θέλει να αγοράσει οποιαδήποτε υπηρεσία ή προϊόν για ένα έργο, ζητήστε του να υποβάλει μια παρόμοια αναφορά εξόδων.
Βεβαιωθείτε ότι αυτό το προϊόν αγοράζεται μόνο μετά την έγκρισή σας και αφού σας σταλεί το τιμολόγιο. Έτσι, μπορείτε να προσθέσετε τα δεδομένα στην τελική προσαρμοσμένη αναφορά εξόδων και να αποτρέψετε το κόστος να υπερβεί τον προϋπολογισμό.
3. Η συνολική κατάσταση του έργου
Κατά την προετοιμασία μιας έκθεσης για ένα έργο, θα πρέπει να κοινοποιεί με σαφήνεια την κατάσταση του έργου. Η κατάσταση του έργου δεν υποδηλώνει την τρέχουσα κατάσταση των εργασιών σε εξέλιξη. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει άλλα δεδομένα, όπως τη διαφορά μεταξύ του προγραμματισμένου και του πραγματικού χρονοδιαγράμματος, τη διαφορά μεταξύ του εκτιμώμενου και του πραγματικού κόστους, τις εργασίες που απομένουν, την καθυστερημένη προθεσμία (εάν υπάρχει), πιθανούς κινδύνους και προβλήματα κ.λπ.
Θα πρέπει να δημιουργήσετε μια ολοκληρωμένη αναφορά που να περιέχει την κατάσταση από όλες τις πιθανές πλευρές. Η ολοκληρωμένη λειτουργία αναφοράς του Asana μπορεί να βοηθήσει στη σύνταξη αναφορών κατάστασης έργων σε διαφορετικά πεδία και οπτικές γωνίες. Επαληθεύω Οι καλύτερες συμβουλές για την αποτελεσματική διαχείριση των απομακρυσμένων μελών της ομάδας.
4. Κατανομή πόρων
Κατά την υποβολή εκθέσεων για την ανάθεση εργασιών, βεβαιωθείτε ότι βοηθά τους άλλους να ελέγχουν τη διαθεσιμότητα των πόρων και να αναθέτουν εργασίες όταν είναι απαραίτητο. Παρέχετε μια ανάλυση του αριθμού των ωρών που κάθε πόρος θα αφιερώσει σε κάθε εργασία σε τέτοιες αναφορές.
Αυτό θα βοηθήσει τους διευθυντές και τους συναδέλφους να γνωρίζουν ποιο μέλος της ομάδας είναι απασχολημένο και ποιος έχει ελεύθερο χρόνο. Συλλέξτε εύκολα δεδομένα και χρησιμοποιήστε τα στην αναφορά για μελλοντικό σχεδιασμό χρησιμοποιώντας εργαλεία σχεδιασμού πόρων όπως π.χ Ασημένιο κουβά.
5. Οπτικοποίηση της αξιοποίησης της χωρητικότητας
Πιθανότατα θα συμπεριλάβετε μια αναφορά χρήσης πόρων έργου. Θα πρέπει να διαχωρίσετε τη χρεώσιμη χρήση από τη συνολική χρήση πόρων. Επομένως, είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν ξεχωριστές στήλες για κάθε δεδομένα.
Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε το όνομα του πόρου και την ατομική χρήση, μαζί με την ομαδική χρήση. Ομοίως, μπορείτε να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να γνωρίσετε και να ανταμείψετε ποιος έχει καταφέρει να έχει την καλύτερη απόδοση όσον αφορά τη χρήση των πόρων.
6. Προβλεπόμενοι και πραγματικοί κίνδυνοι
Η αξιολόγηση κινδύνου αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης του έργου. Επομένως, πρέπει να απεικονίσετε με ακρίβεια τα δεδομένα εκτίμησης κινδύνου. Μπορεί να έχετε σκεφτεί κάποιους κινδύνους κατά τον σχεδιασμό του έργου. Ωστόσο, καθώς προχωρά το έργο, αλλάζει η εκτίμηση κινδύνου. Καταγράψτε όλους τους αντιληπτούς και πραγματικούς κινδύνους κατά τη δημιουργία της αναφοράς του έργου σας.
Η αναφορά κινδύνου θα πρέπει να αποτελείται από μια επισκόπηση των αναμενόμενων κινδύνων, ακολουθούμενη από τυχόν κινδύνους που έχει αντιμετωπίσει το έργο μέχρι την ημερομηνία αναφοράς. Είναι επίσης σημαντικό να αναφέρετε τυχόν αλλαγές στο προφίλ κινδύνου που κάνατε εσείς ή η ομάδα σας καθώς προχωρούσε το έργο. Επαληθεύω Οι καλύτερες δωρεάν εναλλακτικές λύσεις Airtable για συνεργασία και διαχείριση έργου.
7. Ανάλυση Χαρτοφυλακίου Έργου
Εάν διαχειρίζεστε περισσότερα από ένα έργα ανά πάσα στιγμή και πρέπει να ετοιμάσετε μια αναφορά για την ανάλυση του χαρτοφυλακίου σας, θα πρέπει να είστε προσεκτικοί. Πρώτα απ 'όλα, μεταβείτε στον πίνακα εργαλείων όπου όλα τα ονόματα έργων θα εμφανίζονται με έντονη γραφή για εύκολη οπτικοποίηση.
Ο πίνακας εργαλείων θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει μια περίληψη των έργων, όπως ορόσημα, προθεσμία, τρέχουσα πρόοδο, προϋπολογισμό έναντι κόστους και κατανομή πόρων. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά γραφήματα για να απεικονίσετε δεδομένα σε ένα μέρος. Αργότερα μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστές ενότητες για κάθε έργο και να τις αναλύσετε ξεχωριστά.
Υπάρχουν ορισμένα ισχυρά εργαλεία διαχείρισης χαρτοφυλακίου διαθέσιμα στην αγορά. Μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από τα καλύτερα εργαλεία για να δημιουργήσετε επαγγελματικές και ολοκληρωμένες αναφορές. Επαληθεύω Οι καλύτερες δωρεάν εφαρμογές δημιουργίας και διαχείρισης τιμολογίων για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων.
8. Δεδομένα συμφωνίας και προσθήκη ετικετών
Οι αναφορές έργων θα πρέπει να έχουν μια τυπική σύμβαση για δεδομένα και ετικέτες. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια αναφορά για τον οργανισμό σας, ακολουθήστε το έθιμο του οργανισμού. Εάν δημιουργείτε μια αναφορά για έναν πελάτη, μπορεί να θέλετε να συζητήσετε πώς θα ήθελε τις πληροφορίες που παρουσιάζονται στην αναφορά.
Επίσης, χρησιμοποιήστε σύντομες και ακριβείς ετικέτες στην αναφορά σας, ώστε ο καθένας να μπορεί να καταλάβει χωρίς καμία δυσκολία. Επιπλέον, προσπαθήστε να ακολουθείτε τα τοπικά πρότυπα για την ώρα και την ημερομηνία. Εάν εργάζεστε για μια εταιρεία με έδρα τις ΗΠΑ και είστε από το Ηνωμένο Βασίλειο, η χρήση συμβάσεων ημερομηνίας στις ΗΠΑ θα ήταν ιδανική.
9. Infographics και διαδραστικά γραφικά
Ανεξάρτητα από το είδος της αναφοράς που πρόκειται να ετοιμάσετε, το κοινό σας θα βρει τα διαδραστικά γραφήματα πιο χρήσιμα. Σειρές και στήλες γεμάτες με αριθμητικά δεδομένα μπορεί να κάνουν τον πελάτη να μην ενδιαφέρεται. Αντίθετα, δημιουργήστε γραφήματα και γραφήματα που εμφανίζουν πρόσθετα δεδομένα όταν κάποιος τοποθετεί το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα γράφημα.
Υπάρχουν πολλά γραφήματα και γραφήματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στις αναφορές σας. Ανάμεσά τους θα βρείτε γραφήματα πίτας, γραφήματα γραμμής και γραφήματα ράβδων που είναι τα πιο συνηθισμένα. Ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων, πρέπει να επιλέξετε ένα γράφημα ή διάγραμμα για εύκολη οπτικοποίηση.
10. Ενότητα σημειώσεων
Κάθε έκθεση έργου θα προκαλέσει θετικά ή αρνητικά σχόλια. Όλες οι αναφορές έργου πρέπει να περιλαμβάνουν μια ενότητα όπου ο πελάτης ή ο διαχειριστής μπορούν να παρέχουν σχόλια. Μετά την εξέταση των αναφορών, το κοινό μπορεί να παράσχει τα σχόλιά του και τις προτάσεις του σε αυτήν την ενότητα.
Επομένως, δεν χρειάζεται να ζητήσετε ξεχωριστά σχόλια. Αυτό θα δείξει επίσης ότι είστε πρόθυμοι να γνωρίζετε τα όριά σας και να κάνετε βελτιώσεις. Μπορείτε αργότερα να εφαρμόσετε τις προτάσεις στη ροή εργασίας του έργου σας.
Ξεκινήστε τη δημιουργία μιας αναφοράς έργου
Μια επιτυχημένη παρουσίαση εξαρτάται από τον τρόπο δημιουργίας της αναφοράς για το κοινό. Κατά την προετοιμασία της έκθεσης, λάβετε υπόψη τα παραπάνω σημεία για να προετοιμάσετε αποτελεσματικές και ολοκληρωμένες αναφορές έργου.
Μπορεί επίσης να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα ισχυρό εργαλείο οπτικοποίησης δεδομένων για επαγγελματικές αναφορές με ένα άγγιγμα δημιουργικότητας. Τώρα μπορείτε να δείτε Κορυφαίες συμβουλές για τη συνεργασία σε κοινόχρηστα υπολογιστικά φύλλα για το έργο σας.
