Εάν εργάζεστε σε ομάδα και χρειάζεται να επικοινωνείτε και να μοιράζεστε email με τους συναδέλφους σας πιο αποτελεσματικά, η προσθήκη ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Outlook μπορεί να είναι η τέλεια λύση. Το οποίο θα βοηθήσει στην εύκολη διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων, διευκολύνοντας τη συνεργασία και μειώνοντας την πιθανότητα απώλειας οποιασδήποτε σημαντικής πληροφορίας.
Εάν έχετε πρόσβαση σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο από τον οργανισμό σας, θα πρέπει να το προσθέσετε στο πρόγραμμα-πελάτη του Outlook. Μάθετε πώς να το κάνετε σε macOS, Windows 11 και στον Ιστό. επαληθεύω Απλοί τρόποι για να προσαρμόσετε το Outlook και να το προσαρμόσετε στις προτιμήσεις σας.
Γρήγοροι σύνδεσμοι
Τι είναι ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και γιατί είναι χρήσιμο;
Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, παρόμοιο με ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, είναι απλώς μια διεύθυνση email στην οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες από το πρόγραμμα-πελάτη του Outlook σε επιτραπέζιους υπολογιστές και web. Όταν κάποιος απαντά σε ένα μήνυμα που αποστέλλεται σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, φαίνεται ότι προέρχεται από την κοινόχρηστη διεύθυνση και όχι από μεμονωμένο χρήστη.
Μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο για διάφορους λόγους. Πρώτον, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως κεντρικός φάκελος εισερχομένων, όπου όλα τα email σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση φτάνουν σε ένα γραμματοκιβώτιο. Εάν ένας οργανισμός έχει διαφορετικά τμήματα, όπως HR, Support, Finance και IT, το καθένα μπορεί να χρησιμοποιήσει το δικό του κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
Μπορείτε να μετατρέψετε προσωρινά ένα κανονικό γραμματοκιβώτιο σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο για να εξοικονομήσετε κόστος αδειοδότησης. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα ως λογαριασμό email χωρίς απάντηση ή ως κοινόχρηστη εφαρμογή ημερολογίου ομάδας στο κλασικό πρόγραμμα-πελάτη του Outlook.
Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί. Από προεπιλογή, κάθε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο έχει 50 GB αποθηκευτικού χώρου. Εάν υπερβείτε το όριο, απαιτείται πρόσθετη άδεια για να εκχωρήσετε περισσότερο χώρο αποθήκευσης. Ενώ ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο μπορεί να περιέχει έως και 25 χρήστες τη φορά, μπορεί να δυσκολευτεί εάν έχουν πρόσβαση πάρα πολλοί χρήστες ταυτόχρονα.
Πώς να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook στα Windows
Για να μπορέσετε να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook, ο διαχειριστής του Office 365 πρέπει να χορηγήσει την απαραίτητη άδεια στο λογαριασμό σας. Μόλις το κάνει αυτό, το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο θα εμφανιστεί στον λογαριασμό σας την επόμενη φορά που θα ξεκινήσετε το Outlook.
Εάν όχι, μπορείτε να το προσθέσετε χειροκίνητα:
- Στο Outlook, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του λογαριασμού σας και επιλέξτε Προσθέστε έναν κοινόχρηστο φάκελο ή γραμματοκιβώτιο .
- Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη κοινόχρηστου φακέλου ή γραμματοκιβωτίου, εισαγάγετε τη διεύθυνση του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου. Στη συνέχεια κάντε κλικ πρόσθεση.
- Μετά από λίγο, το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιό σας θα πρέπει να εμφανίζεται στο κάτω μέρος του λογαριασμού email σας. Εάν δείτε ένα σφάλμα δικαιωμάτων, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του Office 365 για να βεβαιωθείτε ότι έχετε την απαραίτητη πρόσβαση.
Εάν δεν βλέπετε αμέσως το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, κάντε κλικ για να αναπτύξετε τον φάκελο Κοινόχρηστο με εμένα για να το εμφανίσετε. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη προβολή στο νέο πρόγραμμα-πελάτη του Outlook. Δυστυχώς, δεν υπάρχει τρόπος να το αφαιρέσετε από τον φάκελο Κοινόχρηστο με εμένα και να το κάνετε να μοιάζει με ιδιωτικό λογαριασμό, όπως συμβαίνει με τον κλασικό πελάτη του Outlook.
Για να στείλετε μηνύματα e-mail μέσω ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου ή ως κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου, κάντε κλικ νέα αλληλογραφία. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Από και επιλέξτε τη διεύθυνση κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου. Πληκτρολογήστε το email σας και κάντε κλικ στο «Υποβολή».
Προσθέστε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο κλασικό Outlook
Εάν χρησιμοποιείτε το κλασικό πρόγραμμα-πελάτη του Outlook, μπορείτε να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο σε αυτό ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
- Ανοίξτε το κλασικό πρόγραμμα-πελάτη του Outlook, κάντε κλικ στο Αρχείο, κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις λογαριασμού και επιλέξτε ξανά Ρυθμίσεις λογαριασμού.
- Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις λογαριασμού, επιλέξτε τον λογαριασμό email της εργασίας σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Αλλαγή.
- Επιλέξτε περισσότερα Ρυθμίσεις -> Για προχωρημένους -> Προσθήκη.
- Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου και κάντε κλικ στο OK.
- Κάντε κλικ στο «Εφαρμογή» και «ΟΚ» για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
- Επιλέξτε "Επόμενο" -> "Τέλος" -> "Κλείσιμο".
Εάν η επιλογή Προσθήκη είναι γκρι, πιθανότατα έχετε ρυθμίσει πολλούς λογαριασμούς Exchange στο ίδιο προφίλ Outlook. Για να το διορθώσετε αυτό, δημιουργήστε ένα νέο προφίλ και προσθέστε μόνο τον λογαριασμό που σχετίζεται με το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Μόλις ολοκληρωθεί, η επιλογή "Προσθήκη" θα πρέπει να είναι διαθέσιμη.
Για να δημιουργήσετε ένα νέο προφίλ Outlook:
- Παω σε Αρχείο -> Ρυθμίσεις λογαριασμού -> Διαχείριση προφίλ.
- Στο παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση προφίλ.
- Στην καρτέλα Γενικά, κάντε κλικ στην Προσθήκη, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο προφίλ και κάντε κλικ στο OK.
- Εισαγάγετε τα στοιχεία λογαριασμού που σχετίζονται με το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο που θέλετε να προσθέσετε. Έτσι, εισαγάγετε το όνομα, τη διεύθυνση email και τον κωδικό πρόσβασής σας και κάντε κλικ στο «Επόμενο». Ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη για να ολοκληρώσετε την προσθήκη του λογαριασμού.
- Επιστρέψτε στο πλαίσιο διαλόγου Αλληλογραφία και κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Έχοντας έτοιμο το νέο σας προφίλ, επαναλάβετε τα βήματα για να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Για να αλλάξετε το προφίλ σας στο Outlook, μεταβείτε στο Αρχείο -> Ρυθμίσεις λογαριασμού -> Αλλαγή προφίλ, στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το Outlook. Κάντε επανεκκίνηση του Outlook, επιλέξτε το προφίλ που προτιμάτε και κάντε κλικ στο OK.
Πώς να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook στο macOS
Η προσθήκη ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο πρόγραμμα-πελάτη του Outlook στο macOS είναι μια απλή διαδικασία. Δείτε πώς να το κάνετε:
- Ανοίξτε το πρόγραμμα-πελάτη του Outlook και κάντε κλικ στο Μενού Εργαλεία, και επιλέξτε Λογαριασμοί.
- Επιλέξτε τον λογαριασμό που έχει πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αντιπροσωπεία και συμμετοχή.
- Ανοίξτε την καρτέλα "Κοινόχρηστο με εμένα".
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο συν (+) για να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο ή ανάθεση γραμματοκιβωτίου.
- Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου και επιλέξτε το από το αποτέλεσμα αναζήτησης.
- Κάντε κλικ πρόσθεση. Το Outlook θα ελέγξει τα απαραίτητα δικαιώματα και θα προσθέσει το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ Ολοκληρώθηκε.
Το νέο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο θα εμφανιστεί ως ξεχωριστός λογαριασμός στον υπάρχοντα λογαριασμό σας στο Outlook. επαληθεύω Τρόπος ανάκλησης ή αντικατάστασης ενός μηνύματος email που στάλθηκε στο Outlook.
Προσθέστε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο κλασικό Outlook σε Mac
Η προσθήκη ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο παλαιού τύπου Outlook στο Mac σας είναι λίγο διαφορετική. Δείτε πώς να το κάνετε:
- Στο πρόγραμμα-πελάτη του Outlook παλαιού τύπου, ανοίξτε ένα μενού Εργαλεία Και επιλέξτε Λογαριασμοί.
- Κάντε κλικ για άνοιγμα Προχωρημένες επιλογές Στη συνέχεια ανοίξτε την καρτέλα Επίτροποι.
- Κάντε κλικ στο κουμπί + (Προσθήκη).
- Πληκτρολογήστε το όνομα του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου ή της διεύθυνσης email σας και επιλέξτε το.
- Κάντε κλικ πρόσθεση Στη συνέχεια κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Πώς να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook στο Web
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook Online, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο:
- Συνδεθείτε στο θέα στο δίκτυο.
- Στο πλαϊνό παράθυρο, κάντε δεξί κλικ Φάκελοι Και επιλέξτε Προσθέστε έναν κοινόχρηστο φάκελο ή γραμματοκιβώτιο.
- Στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε και επιλέξτε τη διεύθυνση του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου. Στη συνέχεια κάντε κλικ πρόσθεση.
Η προσθήκη ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Outlook επιτρέπει σε εσάς και τους συναδέλφους σας να διαχειρίζεστε τα email πιο αποτελεσματικά, διευκολύνοντας την επικοινωνία και τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας. Ακολουθώντας απλά βήματα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία και να επωφεληθείτε από αυτήν για να οργανώσετε τα μηνύματά σας και να απλοποιήσετε την καθημερινή σας εργασία. Τώρα μπορείτε να δείτε Πώς να κάνετε το Outlook λιγότερο αποσπώντας την προσοχή με αυτές τις γρήγορες συμβουλές.
